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Como muchos estándares y formatos de facturación electrónica difieren entre sí, merece la pena analizar los detalles para entender cómo funciona cada uno. Descubra cómo funciona realmente la facturación electrónica y dote a su empresa de una comprensión más completa de los pasos a seguir para implantar un proceso de facturación electrónica.
Antes de entrar en los detalles de la facturación electrónica, es importante entender qué es exactamente la factura electrónica.
La facturación electrónica (o «e-invoicing») es el intercambio electrónico de un documento de facturación entre un proveedor y un comprador. Cuando se envía y recibe en un formato electrónico estructurado, la factura puede procesarse automáticamente sin necesidad de la documentación tradicional en papel.
La facturación electrónica es hoy una práctica habitual entre empresas de todos los tamaños en todo el mundo y ha crecido de forma constante durante los últimos 30 años. Puede leer más sobre qué es la facturación electrónica en nuestro blog.
Aunque el concepto es prácticamente el mismo en todo el mundo, los requisitos legales varían de un país a otro. Desde los formatos hasta los procedimientos y las normas locales de facturación electrónica. Muchos países han empezado a definir su propio formato y estructura conforme a sus normas de cumplimiento fiscal. Muchos están implantando procesos obligatorios para ayudar a cerrar su «brecha del IVA» y mejorar su cumplimiento fiscal general. Descubra cómo se relacionan el cumplimiento fiscal y la facturación electrónica y qué se entiende por brecha del IVA aquí.
Estándares de facturación electrónica
Muchos países y redes cuentan con su propio estándar de facturación electrónica:
Estándar europeo
La Comisión Europea y los Estados miembros de la UE introdujeron un estándar europeo de facturación electrónica relativo a las transacciones B2G (empresa-administración) y G2G (administración-administración). Esto se recoge en la Directiva europea 2014/55/UE.
El estándar europeo es un modelo de datos semántico que enumera los elementos necesarios que debe incluir una factura electrónica para ser legal y fiscalmente conforme. Este modelo de datos es neutro desde el punto de vista tecnológico y puede aplicarse mediante dos formatos XML: UBL y CII. Lea más detalles aquí.
Estándar Peppol
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) es una red internacional que permite a las empresas intercambiar documentos y datos de forma segura con otros usuarios registrados. Las empresas se unen a la red Peppol a través de un punto de acceso, y todas las facturas electrónicas se procesan dentro del marco de Peppol. Actualmente existen alrededor de 200 proveedores de puntos de acceso certificados a nivel internacional. Más información sobre Peppol en nuestra entrada de blog.
Estándar EDIFACT
EDIFACT es el acrónimo de «Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport». Se trata de un conjunto de normas global diseñado en 1986 para el intercambio electrónico de datos entre empresas, entre dos o más socios comerciales a través de EDI. No obstante, el proceso puede variar según la configuración acordada entre cada empresa.
EDIFACT fue definido por las Naciones Unidas (ONU) y se utiliza ampliamente en toda Europa. El estándar define el tipo de dirección, formato e infraestructura necesarios para que la facturación electrónica sea conforme.
Estándares específicos de cada país
Algunos países cuentan con estándares específicos diseñados para sus propios requisitos. Por ejemplo, en Italia se trata de FatturaPA, un formato de facturación en XML. Descubra qué formatos utiliza cada país en nuestra Guía global de facturación electrónica.
Los tres elementos de la facturación electrónica
Para que la facturación electrónica funcione, se necesitan tres elementos clave:
1. Direcciones de facturación electrónica
En primer lugar, todas las partes implicadas en la facturación electrónica deben tener su propia dirección de facturación electrónica. Una dirección de facturación electrónica puede variar según el país y el proveedor de servicios. Por ejemplo, una dirección de correo electrónico estándar o un número de identificación.
2. Formatos
Los formatos de facturación electrónica suelen determinarlos cada país. Un formato europeo habitual es XML, adaptado por cada país para incluir información específica, como:
Número de identificación a efectos del IVA (VAT): un número único que difiere en cada país
Número de localización global (GLN): un número de 13 dígitos único a nivel mundial
Sistema de numeración universal de datos (DUNS): un número de 9 dígitos emitido por Dun & Bradstreet
3. Infraestructura
Por lo general, existen tres tipos de infraestructura utilizados para intercambiar facturas electrónicas:
Modelo de 2 esquinas - un modelo simple, P2P (entre iguales), en el que el proveedor y el comprador intercambian documentos electrónicos mediante archivos EDI o XML.
Modelo de 3 esquinas - el proveedor y el comprador utilizan el mismo servicio de un tercero para intercambiar documentos. El proveedor externo puede utilizar la nube o software de facturación electrónica.
Modelo de 4 esquinas - tanto el proveedor como el comprador utilizan proveedores diferentes para procesar sus documentos electrónicos. En este caso, los dos proveedores de servicios trabajan conjuntamente para completar la transferencia a través de una red internacional que conecta empresas y organizaciones.
El recorrido de la factura electrónica
Una factura electrónica se crea mediante un sistema ERP, un proveedor de facturación electrónica o a través de un formulario manual en línea. El número de facturas determinará el proceso que elija seguir cada empresa.
Se añade la información, generalmente la misma que se incluye en las facturas en papel habituales. No obstante, una administración tributaria o un proveedor pueden necesitar información adicional y específica que cumpla con sus normas.
A continuación, la factura se convierte al formato que requiere el receptor. Cada cliente y cada administración tributaria utilizan formatos diferentes, por lo que es fundamental elegir un proveedor de facturación electrónica que convierta su factura electrónica a cualquier formato que necesite el destinatario. La factura se distribuye después a través del canal elegido por el destinatario, ya sea directamente en su sistema ERP, mediante un portal gubernamental o incluso impresa y enviada por correo postal.
Elegir el proveedor de facturación electrónica adecuado
Al no existir un formato global único de facturación electrónica, resulta muy útil elegir un proveedor que convierta los datos automáticamente y sea compatible con todos los formatos. Un proveedor de confianza debe conectarse a redes internacionales para garantizar el cumplimiento fiscal en numerosos países con distintos estándares.
Servicios como las plantillas de facturas, los botones de pago digital y las firmas electrónicas pueden aportar un valor añadido. Un proveedor que también cuente con una solución de facturas entrantes, como Banqup Group puede simplificar aún más los procesos de cuentas por pagar (AP) y cuentas por cobrar (AR).
Cómo nuestras soluciones pueden marcar la diferencia
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