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Explore la diversidad de los estándares de factura electrónica en Alemania. De XRechnung a ZUGFeRD y Peppol BIS 3.0: conozca las aplicaciones y el impacto en la facturación electrónica B2G. Profundice para optimizar sus procesos de facturación y cumplir con los requisitos legales.
En nuestra primera entrada de esta serie sobre la facturación electrónica B2G en Alemania, exploramos los distintos portales y canales de transmisión utilizados para facturar a clientes del sector público en Alemania. Hoy centramos la atención en los diferentes estándares de factura que encontrará al adentrarse en el panorama de la facturación electrónica alemana, para entender mejor qué tienen en común, qué los diferencia y cuándo se utiliza generalmente cada estándar.
Los estándares de factura más utilizados en Alemania son el CIUS alemán XRechnung, que utilizan específicamente las administraciones centrales, regionales y locales, y cada vez más también el sector B2B, ZUGFeRD en las transacciones B2B, y Peppol BIS 3.0, también habitual en el sector B2B y además aceptado de remitentes extranjeros en el sector B2G. A todos estos formatos se les aplican los mismos requisitos legales que a las facturas en papel, aunque se diferencian entre sí en algunos aspectos clave.
Analicemos cada uno de ellos con más detalle.
XRechnung
Aunque también se aceptan otros estándares, siempre que cumplan los requisitos de la Norma Europea de facturación electrónica (EN) 16931, el estándar XRechnung se definió, en el ya mencionado Reglamento sobre Facturación Electrónica en la Contratación Pública Federal (E-Rechnungsverordnung - ERechV), como el principal estándar de intercambio de datos para la emisión de facturas electrónicas a las administraciones públicas en Alemania.
La XRechnung es una Especificación de Usuario de Factura Básica (CIUS) de la Norma Europea (EN) sobre facturación electrónica. La KoSIT (Oficina de Coordinación de Estándares de TI o Koordinationsstelle für IT Standards es la responsable de la publicación y el mantenimiento del CIUS XRechnung. Esta organización, que desempeña un papel en la coordinación y estandarización de los procesos y estándares relacionados con las TI, en particular en el contexto de las iniciativas de administración electrónica y digitalización, ha publicado una gran cantidad de documentos útiles sobre XRechnung, incluidas las últimas especificaciones, en su sitio web.
Una de las principales ventajas de XRechnung es la posibilidad de procesar automáticamente las facturas entrantes gracias a que son legibles por máquina. Esto reduce el riesgo de errores, disminuye el gasto en personal y recursos financieros, y acelera los procesos de facturación, lo que se traduce en un cobro más rápido para el emisor de la factura. Además, gracias al uso de plataformas centrales de recepción de facturas, estas también se comprueban automáticamente en busca de errores, y si es necesaria una rectificación, se informa de inmediato al emisor de la factura.
Aunque el uso de XRechnung se limitaba inicialmente sobre todo a la facturación del sector público, en los últimos años ha ganado cada vez más terreno también en el ámbito de la facturación B2B en Alemania.
En el contexto de la facturación electrónica B2G federal en Alemania, uno de los elementos de datos obligatorios del esquema XRechnung es la referencia del comprador, una secuencia única de caracteres que identifica al destinatario de la factura y sirve como dirección al transmitir facturas electrónicas, conocida como Leitweg-ID. El destinatario de la factura debe comunicar este identificador de enrutamiento al emisor de la factura, que debe incluirlo en la factura XRechnung estándar en el campo «Referencia del comprador» (BT-10). Junto con el número de identificación del IVA alemán, es también uno de los identificadores de participante Peppol definidos a nivel nacional.
Puede encontrar más información sobre el Leitweg-ID en nuestra próxima entrada del blog aquí!
ZUGFeRD
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) surgió del Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) y se propuso convertir en realidad tangible la visión de equiparar las facturas electrónicas con sus equivalentes en papel. Este formato de factura híbrido proporciona una estructura y unas directrices comunes para la creación de facturas electrónicas que tanto las personas como los sistemas informáticos pueden entender. Su objetivo es estandarizar la forma en que se formatean y transmiten las facturas electrónicas, promoviendo la eficiencia y la interoperabilidad en los procesos de facturación digital.
La factura ZUGFeRD está ahora bien establecida como un tipo de factura electrónica de uso frecuente en el sector B2B. La principal ventaja de las facturas ZUGFeRD es que se emiten como archivos PDF-A/3 legibles por personas, con facturas estructuradas incrustadas como archivos XML legibles por máquina, de forma similar al equivalente francés Factur-X.
Dado que la factura electrónica en formato ZUGFeRD contiene tanto los datos de la factura (datos XML) como la imagen de la factura (PDF/A-3), tanto los datos como la imagen pueden, por sí mismos, constituir una factura que dé derecho al cliente a la deducción del impuesto soportado conforme a la Sección 14 (4) de la UStG (Ley alemana del IVA). Dado que tanto el PDF como el XML incrustado deben ser idénticos en cuanto a contenido, es decir, no deben ser más que varias copias de la misma factura (incrustada en un PDF como formato de transporte), el proceso de verificación del destinatario para una factura entrante es decisivo para determinar si la imagen de la factura (archivo PDF) o los datos estructurados de la factura (archivo XML) se consideran el documento legalmente vinculante.
Como parte del procedimiento de control interno elegido por el contribuyente, que en la práctica se corresponde en gran medida con el procedimiento convencional de verificación de facturas entrantes, corresponde al contribuyente decidir si incluir los datos de la factura (datos XML) o la imagen de la factura (PDF/A-3) en el procedimiento de control interno que haya elegido. Esto es especialmente importante si los datos y la imagen difieren.
Esto cambiará con la introducción de la Ley de Oportunidades de Crecimiento: en caso de discrepancias entre los datos estructurados y la imagen de la factura, prevalecerá el registro de datos estructurados (archivo XML). Esto garantiza que se dé prioridad a los datos legibles por máquina en términos de estandarización y automatización. No obstante, la correcta correspondencia entre la imagen y los datos sigue siendo fundamental para evitar posibles errores y garantizar procesos fluidos.
Encontrará más detalles al respecto en el documento «Comentarios sobre la valoración del IVA del formato de datos para facturas electrónicas «ZUGFeRD»» publicado por el FeRD.
Peppol BIS Billing 3.0
Para garantizar la interoperabilidad internacional dentro de la red Peppol, tal como se detalla en la Decisión (Beschluss) 2018/46 de 25 de octubre de 2018, las administraciones públicas alemanas accesibles a través de Peppol deben poder procesar Peppol BIS Billing 3.0. Por ello, Peppol BIS Billing 3.0 se acepta para la transmisión de facturas electrónicas desde el extranjero a organismos públicos alemanes.
Entender CII y UBL en la facturación electrónica
Al hablar de los estándares de facturación electrónica en Alemania, también es importante señalar las dos principales sintaxis basadas en XML utilizadas para dar formato a las facturas: CII (Cross-Industry Invoice) y UBL (Universal Business Language). Estos formatos definen cómo se estructuran los datos de la factura, garantizando el cumplimiento normativo y la interoperabilidad.
CII: una sintaxis robusta desarrollada por UN/CEFACT, utilizada principalmente en escenarios de facturación más complejos. Tanto XRechnung como ZUGFeRD utilizan CII, aunque ZUGFeRD depende de ella exclusivamente.
UBL: diseñada para la simplicidad y la eficiencia, UBL se utiliza ampliamente en contextos internacionales y constituye la base de Peppol BIS Billing 3.0. XRechnung también admite UBL, lo que la hace adaptable a las redes de facturación globales.
Si bien CII puede ofrecer más flexibilidad para facturas detalladas, el diseño ligero de UBL agiliza los procesos y se prefiere en el uso transfronterizo. En el caso de formatos híbridos como ZUGFeRD, los datos estructurados (CII) tienen prioridad (a partir de la introducción de la Ley de Oportunidades de Crecimiento, es decir, desde el 1 de enero de 2025), lo que garantiza la integridad de los datos legibles por máquina.
Profundizaremos más en Peppol en el contexto de la facturación electrónica B2G en Alemania en una próxima sección de esta serie de blog, ¡no se lo pierda!