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Italia fue uno de los primeros países del mundo en liderar la facturación electrónica obligatoria. Pero, ¿cómo empezó todo y quién participó primero?
Italia fue uno de los primeros países del mundo, y el primero de Europa, en liderar la facturación electrónica (e-invoicing) obligatoria. A partir de 2014, Italia revolucionó la facturación electrónica obligatoria, mostrando a Europa la rapidez con la que se pueden implantar normativas. Comenzó como una iniciativa para ayudar a cerrar la brecha del IVA del país y pronto se convirtió en una necesidad y una oportunidad para muchas empresas italianas.
Hablamos con Gerri Cipollini, Director General de Banqup Italia. Un pionero en procesos de facturación electrónica, una persona cuya experiencia en las obligaciones y la legislación de facturación electrónica de Italia no tiene igual. Siga leyendo para descubrir la iniciativa líder de Italia y el impacto que tuvo en las empresas locales.
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Un vistazo a la historia
En junio de 2014, Italia comenzó a implantar la facturación electrónica obligatoria. Con un inicio gradual, las obligaciones se establecieron primero para las facturas de empresa a administración pública (B2G) dirigidas a entidades de la administración central.
La facturación electrónica era un concepto nuevo para muchas empresas en aquel momento. Tradicionalmente, la facturación se realizaba en papel, con procesos manuales que consumían mucho tiempo. Las nuevas obligaciones implicaban adoptar una nueva forma de trabajar.
Aquí es donde entró Gerri. En aquel momento, Gerri trabajaba como Director de Innovación en un proveedor de software de compras y aprovisionamiento. Gerri vio una oportunidad en el mercado para simplificar la facturación electrónica y crear una solución que funcionara para muchas empresas. Gerri, junto con otras personas, creó su propia empresa, Digithera srl, convirtiéndose en una de las primeras compañías en ofrecer servicios de facturación electrónica en Italia.
El concepto de Digithera era sencillo: "siga facturando como siempre lo ha hecho, nosotros nos encargamos del resto”.
Así de sencillo. Gerri sabía que muchas empresas no tenían el tiempo ni la experiencia para preocuparse por las obligaciones, formatos y canales de la facturación electrónica. Su solución tenía que hacer todo el trabajo por ellas. Desde recibir la factura, convertirla al formato adecuado para el sistema de facturación electrónica de Italia, el SdI (Sistema di Interscambio), hasta ofrecer la respuesta del SdI de una forma útil para cada empresa.
¿Qué ocurrió después de 2014?
Abril de 2015: la facturación electrónica pasó a ser obligatoria para todas las entidades B2G.
Enero de 2019: la obligación se extendió a las facturas de empresa a empresa (B2B), excluyendo a las empresas con una facturación inferior a 65.000 € y a los médicos, debido a la protección de datos del RGPD.
Julio de 2022: la facturación electrónica obligatoria cubre las transacciones transfronterizas y las empresas con ingresos inferiores a 65.000 €.
¿Cómo afectaron las obligaciones a las empresas italianas?
Las empresas primero tuvieron que entender los procedimientos y lo que el SdI significaba para ellas. Al preguntarle a Gerri cómo explicaría el SdI a una empresa no italiana:
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El SdI es, en esencia, un portal de validación de facturas. Entran las facturas de cuentas por cobrar (AR), se validan y salen las facturas de cuentas por pagar (AP).
Italia fue uno de los primeros países en crear su propio sistema. Un sistema cooperativo que conectaba los sistemas de AR y AP de las empresas. Al conectar ambos, el fraude disminuye. Las empresas ya no pueden crear una factura falsa, ya que deben demostrar que un sistema de AR se corresponde con la factura en el otro extremo, y viceversa.
Pero el SdI hace más que validar y entregar facturas. El SdI se comunica con el usuario. El SdI ofrece respuesta, informando a las empresas de cuándo se ha recibido o entregado su factura, o si se ha producido algún problema.
¿Qué significa esto para el profesional medio de una empresa?
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Incluso antes de que entraran en vigor las obligaciones B2B de 2019, muchas empresas ya habían empezado a utilizar proveedores de facturación electrónica. ¿La razón? Procesos optimizados sin trabajo adicional. Los proveedores de facturación electrónica convierten las facturas de una empresa al formato elegido por el SdI (FatturaPA), distribuyen los archivos al SdI y, a menudo, también ofrecen respuesta a la empresa.
Esto transforma la forma de trabajar de las empresas. Se acabaron los procesos manuales; ahora hay un proceso automático y fluido, con respuesta inmediata sobre las facturas y una conciliación más rápida.
¿Qué es lo siguiente para Italia?
Entonces, ¿hacia dónde irá Italia a continuación?
Gerri prevé que las soluciones de facturación electrónica serán cada vez más competitivas. Las empresas buscarán cambiar de proveedores. Buscarán el mejor servicio, con servicios auxiliares adicionales que les permitan beneficiarse aún más de la facturación electrónica.
Esto supone una gran oportunidad para las empresas. Desde utilizar la funcionalidad de pago en las facturas para conseguir pagos más rápidos, hasta aprovechar la conciliación y el cotejo automático de facturas. Todas ellas, funcionalidades que reducen las tareas administrativas manuales de una empresa.
En general, ¿ha cerrado la facturación electrónica la brecha del IVA en Italia?
Hasta ahora, el gobierno ha recuperado aproximadamente 4.000 millones de euros al año. Pero, ¿se puede cerrar la brecha por completo? Gerri no ve por qué no. Y espera que otros países europeos sigan su ejemplo. Italia ha demostrado cómo la introducción de la facturación electrónica obligatoria puede ser un proceso fluido, beneficioso tanto para las empresas como para el gobierno.
Pero elegir el proveedor adecuado es clave. Las empresas necesitan mantener el cumplimiento normativo con facilidad mientras disfrutan de las ventajas y oportunidades de la facturación electrónica.
La oferta de facturación de Banqup Group, y las competencias de miembros del equipo como Gerri, muestran a las empresas cómo pueden beneficiarse de la facturación electrónica sin trabajo adicional. Facture como siempre lo ha hecho, pero benefíciese de pagos más rápidos, procesos más fluidos y menos tareas administrativas manuales.