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¿Qué es la facturación electrónica? Definición de la facturación electrónica
La facturación electrónica es un planteamiento digitalizado de todo el proceso de facturación. Desde la creación de la factura, hasta el intercambio, el procesamiento y el archivo. Cada paso del proceso de facturación está digitalizado, lo que facilita a proveedores y clientes acelerar sus procesos de facturación.
¿Qué es una factura electrónica?
Mediante una herramienta de facturación electrónica, la factura electrónica se crea en un formato electrónico estructurado. El formato de la factura electrónica puede variar entre muchos estándares diferentes, desde XML hasta EDIFACT o CSV. ¿Por qué utilizar formatos estructurados? Para que la factura pueda intercambiarse fácilmente y procesarse después en los sistemas ERP y de contabilidad. Todo ello para facilitar el trabajo de los equipos de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
Lo que no es la facturación electrónica
Es fácil caer en la idea de que la facturación electrónica es simplemente cualquier factura enviada electrónicamente, como una factura enviada en PDF, pero no es el caso.
En el caso del PDF, se trata de datos de factura no estructurados y no de una factura electrónica, ya que, por lo general, el receptor no puede procesar automáticamente el archivo PDF, ni el emisor puede realizar un seguimiento completo del archivo. Las facturas en papel o las facturas en papel escaneadas mediante OCR, por ejemplo, no se han creado con datos estructurados. Sin embargo, algunos de los principales proveedores de facturación electrónica pueden trabajar tanto con datos estructurados como no estructurados para convertirlos en facturas electrónicas.
¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica?
La facturación electrónica, al igual que la facturación tradicional, es una parte clave de cualquier relación entre compradores y proveedores. Representa un enfoque moderno para que los equipos de cuentas por pagar y cuentas por cobrar se beneficien de la automatización de procesos, implementando medidas que mejoran la eficiencia general y permiten un importante ahorro de costes.
Y las ventajas no terminan ahí:
Simplifica los procedimientos y ahorra tiempo - Mientras que los procesos de facturación tradicionales se basan en gran medida en el papel, son manuales, requieren mucho tiempo y son propensos a errores humanos, la facturación electrónica simplifica el procedimiento y ahorra una cantidad de tiempo considerable. Esta optimización del proceso resulta valiosa para las empresas, ya que permite ahorrar costes. Por ejemplo, según IOFM (Institute of Finance & Management), los costes de procesamiento de facturas pueden oscilar entre 1 $ y 21 $.
Visibilidad total - Los principales proveedores de facturación electrónica pueden hacer un seguimiento de cuándo se ha enviado, recibido, abierto, visto e incluso pagado una factura. No se debe subestimar la importancia de esta función a la hora de elegir un proveedor, ya que permite a las empresas tener una visión de 360° de su proceso.
Pagos más rápidos - La facturación electrónica es automática, precisa e instantánea, sin necesidad de imprimir ni enviar por correo postal. Con menos pasos en el proceso y menos datos que introducir, las empresas pueden disfrutar de ciclos de pago más rápidos y precisos. Además, algunas herramientas de facturación electrónica permiten añadir un botón de pago digital a la factura, lo que facilita aún más el pago para el destinatario.
Un trabajo más significativo - Los empleados cometen muchos menos errores y pueden disfrutar de una forma innovadora de trabajar sin tener que introducir datos manualmente ni conciliar documentos financieros: todo se realiza en un único proceso, en lugar de en pasos individuales.
Mayor seguridad - En cuanto a la seguridad, las transferencias de archivos cifradas y las redes seguras hacen que el proceso de facturación electrónica sea más seguro en comparación con su equivalente manual.
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MSC Belgium ha digitalizado con éxito sus procesos de facturación con las soluciones innovadoras de Banqup Group. La transformación digital de la empresa ha optimizado sus operaciones, lo que se traduce en una mayor eficiencia y precisión en la gestión de facturas. ¿Desea saber más? Lea nuestro caso de éxito para conocer todos los detalles.
Ventajas de los distintos tipos de factura
En el mundo empresarial actual, se utilizan distintos tipos de factura para agilizar las transacciones financieras y el registro contable. Cada uno de ellos ofrece ventajas únicas que pueden ayudar a las empresas a operar de forma más eficiente y eficaz. Cabe destacar que la facturación electrónica es la que más ventajas ofrece, con una mayor rapidez, precisión y seguridad. A continuación, encontrará las principales ventajas de los distintos tipos de factura, lo que facilita comprender sus diferencias
¿Cómo funciona un sistema de facturación electrónica?
La facturación electrónica puede parecer complicada, pero en realidad es muy sencilla de usar. Su sencillez permite que empresas de todo tipo y tamaño puedan utilizar los procesos de facturación electrónica y beneficiarse de ellos.
Cómo crear una factura electrónica
Para crear su factura electrónica, empiece por utilizar herramientas como su sistema ERP o un software de facturación electrónica específico. El mejor software de facturación electrónica es extremadamente sencillo de usar. Solo tiene que rellenar algunos campos de la factura, que a menudo pueden estar precumplimentados según su proveedor de facturación electrónica.
Cómo enviar una factura electrónica
Las facturas electrónicas suelen enviarse de dos formas. La primera es a través de una conexión punto a punto entre el emisor y el receptor para intercambiar los documentos, un método conocido a menudo como intercambio electrónico de datos (EDI).
En segundo lugar, y cada vez más popular en los últimos tiempos, se encuentra un modelo de red que conecta a múltiples compradores y vendedores y permite convertir e intercambiar distintos formatos de facturación electrónica. En nuestra opinión, es el único camino a seguir para la economía en red moderna.
Para cualquiera de las dos soluciones, solo necesita tres cosas para enviar su factura al destinatario.
Dirección del destinatario - Al igual que necesitaría la dirección del destinatario para una factura en papel, el envío de una factura electrónica también requiere una dirección. Al utilizar facturas electrónicas, normalmente se emplea un identificador como un número de IVA o un GLN. Algunas redes, como Peppol ofrecen búsquedas de direcciones centralizadas. Aquí, puede buscar fácilmente a su destinatario e intercambiar su factura en solo unos clics.
Formato de la factura - Como se ha mencionado anteriormente, las facturas electrónicas se presentan en distintos formatos, como XML y EDI. Los principales proveedores de facturación electrónica pueden procesar y convertir estos formatos estructurados sin problemas. Por ejemplo, una empresa puede optar por generar y enviar una factura electrónica en XML, pero el destinatario puede elegir recibirla en el formato que prefiera. Este proceso de conversión simplifica aún más el intercambio de facturas electrónicas para todas las empresas implicadas.
Infraestructura - Para que los documentos electrónicos se transmitan a través de proveedores de facturación electrónica, tanto el emisor como el receptor deben contar con sistemas compatibles. Esta compatibilidad puede ser tan sencilla como disponer de un buzón de correo electrónico para el intercambio fluido de documentos.
¿Qué debo tener en cuenta a la hora de adoptar la facturación electrónica?
Al iniciar la transición a la facturación electrónica, es importante analizar primero sus procesos financieros actuales para entender qué espera conseguir con las prácticas digitales y electrónicas.
Defina los objetivos de su empresa. Por ejemplo, ¿está realizando la transición a la facturación electrónica para cumplir con la normativa local, o desea beneficiarse de la eficiencia de la facturación electrónica?
¿Qué necesita de un proveedor de facturación electrónica? Piense si necesita un proveedor que pueda adaptarse a sus necesidades a medida que crece, o un proveedor que cuente con un equipo local disponible para ayudarle.
¿Necesita herramientas de pago adicionales, una solución de entrada y salida, o la posibilidad de utilizar firmas electrónicas? Puede que no necesite todas estas funcionalidades ahora, pero quizá valga la pena considerar un proveedor que pueda ofrecerle todas estas herramientas en el futuro.
¿Con qué sistemas y herramientas debe integrarse su solución de facturación electrónica? Sus procesos serán mucho más eficientes si su solución de facturación electrónica puede integrarse sin problemas en su sistema ERP o contable.
Tenga en cuenta el alcance de la red de sus proveedores y clientes, para saber si también pueden beneficiarse de los procesos de facturación electrónica.
¿Necesita cumplir con requisitos legales? Si es así, considere una solución que pueda garantizar que sus facturas electrónicas siempre cumplan con la normativa local y global.
Incorporación de socios comerciales, como proveedores y clientes, también puede ser crucial para aprovechar al máximo los beneficios de la facturación electrónica, así que explore las opciones de incorporación al elegir una solución.
Requisitos legales
Cada vez hay más requisitos legales de facturación electrónica en todo el mundo. Muchos gobiernos buscan de forma proactiva cerrar su brecha del IVA. Al introducir la facturación electrónica obligatoria, los gobiernos pueden demostrar la validez de cada factura.
Los distintos gobiernos tienen normas y estándares de facturación electrónica diferentes dentro de sus mandatos, por ejemplo, qué empresas deben cumplirlos, qué formatos y modelos de facturación electrónica deben utilizar, etc. Para mantenerse al día, Banqup ha desarrollado una guía de cumplimiento fiscal que detalla qué países cuentan actualmente con mandatos de facturación electrónica.
Cómo empezar con la facturación electrónica
Explore sus opciones y obtenga más información sobre cómo automatizar sus procesos de facturación utilizando la solución de facturación de Banqup. Disponible para pequeñas, medianas y grandes empresas que buscan digitalizar sus procesos de facturación tanto de entrada como de salida.
A través de servicios de valor añadido, las empresas también pueden beneficiarse de funcionalidades adicionales incluidas en nuestra solución de facturación. Desde botones de pago digital hasta firmas electrónicas y un archivo seguro.