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La facturación electrónica (e-invoicing) es el intercambio electrónico de un documento de facturación entre un proveedor y un comprador. Cuando se envía y recibe en un formato electrónico estructurado, la factura puede procesarse automáticamente sin necesidad de papeleo tradicional.
La popularidad de la facturación electrónica está aumentando en todo el mundo. Según el informe de Billentis «The E-Invoicing Journey 2019-2025», el mercado mundial de facturación electrónica y habilitación en 2019 se valoró en unos 4.500 millones de euros (4.900 millones de dólares). Las previsiones indican que este mercado crecerá de forma significativa y alcanzará aproximadamente los 18.000 millones de euros (20.500 millones de dólares) en 2025. Se espera que el volumen de facturas y recibos electrónicos a nivel mundial se multiplique por cuatro de aquí a 2035.
Empresas de todos los tamaños están migrando a la facturación electrónica por las numerosas ventajas que ofrece. Veamos algunas de ellas.
Ventajas
Mayor eficiencia y pagos más rápidos
Como las facturas electrónicas se transmiten y reciben en un formato de datos estructurado, su procesamiento puede automatizarse. Esto elimina la introducción manual de datos por parte de los equipos contables, lo que optimiza el capital circulante y permite a los miembros del equipo dedicar más tiempo a tareas financieras estratégicas.
Además, el procesamiento automático reduce el tiempo de distribución, lo que puede traducirse en pagos más rápidos. Las facturas electrónicas llegan en segundos y el procesamiento automático es instantáneo, lo que acelera en conjunto el tiempo desde la factura hasta el cobro.
Los proveedores líderes de facturación electrónica también incluyen enlaces de pago digital o códigos QR de pago de facturas para ayudar a las empresas a cobrar más rápido. Tanto el enlace como el código QR dirigen a los clientes a una página de pago segura donde el cliente elige cómo quiere pagar, ya sea mediante PSD2 (open banking), tarjeta de crédito o incluso métodos de pago locales.
Datos más relevantes
Los datos estructurados de una factura electrónica permiten a las empresas utilizar herramientas de análisis de datos para obtener información que beneficie su negocio. A través de los datos estructurados, se pueden analizar tendencias e identificar patrones que conduzcan a decisiones basadas en datos para mejorar el rendimiento financiero de una empresa.
Seguridad
Las facturas electrónicas están cifradas y pueden enviarse a través de canales de distribución como Peppol, lo que añade una capa adicional de seguridad que ayuda a eliminar el riesgo de interceptación o fraude.
El archivo de las facturas electrónicas también contribuye al proceso de seguridad. Atrás quedaron los días de los archivadores, las facturas guardadas en servidores de la empresa o incluso en equipos sin protección. Las empresas tienen más tranquilidad gracias a la seguridad adicional que aporta la facturación electrónica.
Los proveedores líderes de facturación electrónica también ofrecen un archivo automático y seguro, a menudo durante el periodo de conservación legal exigido en cada país.
Cumplimiento de la normativa de facturación electrónica
Una de las principales ventajas de la facturación electrónica es el cumplimiento automático de la normativa fiscal específica de cada país.
En todo el mundo, cada vez más administraciones tributarias exigen la facturación electrónica. Algunas obligaciones abarcan la facturación entre empresas y administraciones públicas (B2G), entre empresas (B2B) e incluso entre empresas y consumidores (B2C). Mantenerse al día con las distintas normativas es todo un reto, por lo que resulta rentable trabajar con un proveedor de facturación electrónica capaz de garantizar el cumplimiento normativo en cada país. La facturación electrónica tiene un efecto positivo en los costes de cumplimiento fiscal de las empresas y suele reducir la carga administrativa que conllevan las auditorías de las administraciones tributarias.
Por ejemplo, Banqup Group cumple los requisitos fiscales en más de 60 países y se actualiza periódicamente para adaptarse a los nuevos requisitos. Esto proporciona a las empresas un socio fiable que les ayuda a mantenerse siempre en cumplimiento normativo.
Oportunidades empresariales e internacionales
El uso de un proveedor de facturación electrónica facilita enormemente los negocios internacionales. El software de facturación electrónica convierte los documentos empresariales a cualquier formato que requiera el cliente.
Esto facilita las transacciones comerciales internacionales, ya que ni el proveedor ni el cliente necesitan realizar trabajo adicional.
Además, los proveedores líderes de facturación electrónica pueden conectarse a redes internacionales como Peppol. Esto permite a las empresas enviar facturas transfronterizas de forma sencilla y segura, ayudándolas a operar a escala internacional.
Beiersdorf ha migrado a la facturación electrónica a escala internacional con el apoyo de Banqup Group. Este cambio ha permitido a Beiersdorf lograr una mayor eficiencia y coherencia en sus procesos de facturación en todas sus operaciones globales. Consulte todos los detalles y la magnitud de las operaciones de Beiersdorf en nuestro caso de éxito.
Próximos pasos: elegir el proveedor adecuado
Ahora que ya conoce las ventajas que ofrece la facturación electrónica, ¿cuáles son los próximos pasos? Elegir el proveedor adecuado, por supuesto.
Facturación electrónica con Banqup Group
Banqup Group ofrece soluciones de facturación electrónica para empresas de todos los tamaños.
Con cumplimiento fiscal en más de 60 países, punto de acceso Peppol y miembro de GENA, nuestras soluciones son compatibles con todos los sistemas ERP/contables existentes y una amplia lista de proveedores de servicios externos.