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Andrus Kaarelson, CEO de Banqup Estonia, explica la factura electrónica en el mercado estonio y por qué el sector privado debería aprender del Estado estonio.
Hace poco hablé con un empresario que preguntó: ¿por qué necesito una factura electrónica? Sin embargo, dos años después del inicio de la facturación electrónica con las administraciones públicas, el empresario debería plantearse la innovación de procesos, que ayuda a ahorrar costes y a que las empresas sean más eficientes.
En 2019, el Estado estonio quiso que todos los proveedores de servicios y vendedores de bienes a subagencias recibieran el pago únicamente si presentaban una factura electrónica (factura electrónica). Esta medida contundente redujo significativamente el volumen de facturas en papel y PDF en Estonia. El porcentaje de facturas electrónicas enviadas al Estado pasó del 35 % en junio al 90 % en julio, y hoy, dos años después, el porcentaje de facturas electrónicas de empresa a administración (B2G) enviadas al Estado alcanza el 98 %. En cuanto al volumen, se enviarán al Estado unas 30.000 facturas electrónicas al mes, incluso más en los últimos meses del año. ¡El Estado ha dado un buen impulso a la innovación!
Por cierto, ¿sabe cuándo se envió la primera factura electrónica B2B en Estonia?
Esto ocurrió en 2007, por lo que contamos con una trayectoria de 14 años en este ámbito, lo cual no es poco tiempo en absoluto.
Según Banqup, la factura electrónica representa alrededor del 40 % de las facturas enviadas en Estonia, y se envían principalmente a empresas estatales. El porcentaje de facturas electrónicas en nuestra propia base de clientes es aún mayor, un 50 %, y está claro que las grandes empresas estonias apoyan la transición a la factura electrónica. Nuestra solución de facturación para pequeñas y medianas empresas, arved.ee, que también se puede utilizar para enviar facturas al Estado, cuenta con casi 18.000 usuarios.
La otra mitad de la facturación electrónica debería provenir de las transacciones entre empresas privadas, pero esto todavía no es así. ¿Por qué? En primer lugar, a algunos empresarios de mentalidad más tradicional les parece que una factura electrónica que se mueve entre los sistemas de información de las empresas no es una factura real. Quieren ver una factura en formato PDF en el correo o incluso una factura en papel, que se pueda recoger y firmar al enviarla para su pago. Otros piensan que ya tienen un asesor contable; al fin y al cabo, él introduce las facturas de venta y las revisa en el ordenador, y ese trabajo está incluido en su sueldo. ¿Por qué cambiar algo?
Hemos analizado si a los asesores contables les gusta introducir las facturas de compra, y dos tercios han respondido que no. Me atrevería a decir que hoy en día los asesores contables no quieren ver un gran número de facturas de compra y comprobantes sobre su mesa, sino en la pantalla del ordenador. La percepción de los directores generales, los directores financieros y los asesores contables tiene que cambiar: nos dirigimos hacia una gestión digital, y el tiempo dedicado a las tareas administrativas debe reducirse. Para automatizar el envío y la recepción de facturas, se puede elegir un operador de facturación electrónica y realizar algunos ajustes en el programa de contabilidad. El asesor contable de la empresa se ocupa entonces de asuntos financieros más sustanciales y de la contabilidad de gestión, y podrá disfrutar de su papel como un pequeño director financiero.
Hablamos de la eficiencia del uso de la factura electrónica, pero ¿en qué consiste?
En primer lugar, la factura enviada siempre llega automáticamente al entorno de facturación. No desaparece, y esto agiliza el flujo de dinero: el destinatario confirma desde el teléfono o el ordenador, y el vendedor recibe el dinero a tiempo.
En segundo lugar, el coste del tiempo. Nadie tiene que perder tiempo introduciendo o digitalizando la factura. Procesar una factura en papel puede llevar un total de media hora o más; en el caso de una factura electrónica, hablamos de minutos.
En tercer lugar, el dinero gastado es sin duda menor, porque son los propios sistemas de información los que envían las facturas de un sistema a otro, y, en sentido figurado, solo se gasta una pequeña cantidad en electricidad.
El Estado estonio se ha fijado como objetivo, en su plan de desarrollo económico en tiempo real, que a más tardar a finales de 2023 el uso de la factura electrónica también sea predominante en el sector privado. Y el sector privado tiene que aprender del Estado estonio y de las empresas escandinavas, donde la factura electrónica se utiliza ampliamente y puede recibirse en el sistema de información financiera de la empresa.
¿Qué traerá el futuro próximo?
Ya este otoño compartiremos novedades. Se está completando una plataforma todo en uno que ofrece una visión general de todas las facturas entrantes y salientes. Se puede configurar para adaptarse a las necesidades de su empresa y ayuda a reducir la carga administrativa: todas las facturas están en un solo lugar, digitalizadas, y se comparten con un asesor contable sin necesidad de plataformas de archivos. Próximamente se añadirán servicios de pago tanto para facturas de venta como de compra.
Volviendo al título: ¿por qué necesito una factura electrónica?
Si se envía por correo electrónico, ¡es una factura electrónica! Al fin y al cabo, a un empresario práctico no le importa en qué formato esté una factura. Quiere que le paguen por sus bienes o servicios lo antes posible, de forma eficiente y sin tener que preguntar al cliente si ya ha recibido la factura. Para poder hacer más trabajo, obtener más beneficio del tiempo y el dinero ahorrados, desarrollar el negocio y, a veces, poder irse antes a casa o dedicarse a una afición. Y en esa dirección avanzamos junto con el Estado estonio y los empresarios estonios.
Descubra cómo Banqup Group puede ayudarle con sus procesos de facturación electrónica.