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La automatización de cuentas por cobrar (AR automation) es la digitalización de las tareas manuales de cuentas por cobrar mediante la introducción de software digital.
A veces conocido como el proceso order-to-cash, este procedimiento habitual pero necesario puede digitalizarse, convirtiendo procesos manuales que consumen mucho tiempo en intercambio electrónico de documentos y datos.
En términos sencillos, la tecnología que impulsa la automatización de cuentas por cobrar simplifica el trabajo diario. Resulta beneficiosa para la facturación electrónica, por ejemplo, ya que acelera el proceso de pago al convertir los pedidos de venta en facturas electrónicas en cuanto se completan los pedidos.
Además, los sistemas financieros de los proveedores se conectan con una red empresarial, lo que permite a una empresa enviar facturas electrónicamente al instante. Como parte de este proceso, el software comprueba automáticamente los documentos para verificar la exactitud de la información y las cifras, lo que ayuda a cumplir los requisitos normativos. También aumenta la probabilidad de que las facturas se aprueben al instante al reducir el número de errores.
La automatización útil continúa con los calendarios de facturación y la gestión de pagos. La facturación por suscripción garantiza que los clientes reciban las facturas puntualmente, y la gestión automatizada de pagos concilia los pagos de los clientes con las facturas abiertas. Esto permite a las empresas evitar el proceso de conciliación.
Por último, en lo que respecta a los cobros, se pueden programar recordatorios de pago automatizados para ayudar a garantizar que los pagos se realicen a tiempo. En conjunto, esto ayuda a las empresas a reducir el trabajo manual de cuentas por cobrar.
Ventajas de la automatización de cuentas por cobrar para las empresas
Empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse de la automatización de cuentas por cobrar. En particular, puede ayudar a las medianas y grandes empresas a simplificar su proceso order-to-cash, ahorrando tiempo a los empleados.
Las principales ventajas incluyen:
Velocidad – En primer lugar, un flujo de caja más rápido es posible con un sistema optimizado. Los proveedores están conectados con una red empresarial y el software integrado comprueba automáticamente los documentos para verificar que la información sea correcta. Una vez que se envía una factura en el formato preferido, puede procesarse, traducirse y validarse al instante, quedando lista para que los clientes la paguen de inmediato. Esto combate los retrasos que se producen al realizar este proceso manualmente.
Visibilidad – Al realizar manualmente la actividad de cuentas por cobrar, las organizaciones pueden verse desbordadas por datos procedentes de múltiples fuentes. Con la automatización de cuentas por cobrar, la información puede recopilarse y los datos pueden analizarse mediante herramientas de generación de informes y paneles de control dentro del software. Aspectos como tener visibilidad de cuándo un cliente ha recibido, abierto y visualizado una factura resultan útiles para las empresas y antes no eran posibles. Centralizar los datos permite obtener una visión global de todo el proceso de cuentas por cobrar.
Ahorro de tiempo / eficiencia de costes – La automatización de cuentas por cobrar supone un departamento de cuentas por cobrar más eficiente, ya que se ahorra tiempo en tareas repetitivas que antes eran manuales. El personal ya no necesita introducir datos manualmente ni crear facturas. Se pueden configurar aspectos como recordatorios de pago automáticos y correos electrónicos de cobro, de modo que no es necesario reclamar los pagos. Esto permite que el equipo de cuentas por cobrar se centre en la previsión de flujo de caja y en actividades financieramente rentables que aportan valor a la empresa. El uso de la tecnología también permite gestionar las cuentas de los clientes de forma más precisa, reduciendo el tiempo de supervisión que necesita el personal.
Reducción del error humano – El error humano también se elimina. El software elimina los errores simples que pueden costar tiempo y dinero. Los equipos ya no necesitan introducir datos manualmente, lo que puede dar lugar a errores, ya que la automatización de cuentas por cobrar se encarga de ello. Además, a medida que los requisitos se vuelven más complejos, disponer de un sistema automatizado permite a las empresas afrontar el futuro con confianza.
¿Quiere saber más?
Adoptar la automatización de cuentas por cobrar es una decisión sensata para las empresas que buscan preparar sus operaciones para el futuro.
Combinar esto con la automatización de cuentas por pagar (AP automation) ayuda a una empresa a crear una cadena de suministro totalmente digital. Puede leer sobre las ventajas de la automatización de cuentas por pagar en nuestro reciente artículo.
Una solución de salida conforme a la normativa, como el servicio de facturación electrónica de Banqup Group, es un paso hacia la modernización en el ámbito de las cuentas por cobrar. Las empresas pueden pasar fácilmente de su intercambio de documentos y datos electrónicos a una solución totalmente automatizada.