¿Cuál es la diferencia entre digitize y digitalize?

En los últimos años, se ha producido un claro cambio hacia los procesos automatizados. Muchas empresas están reduciendo el trabajo manual y automatizando tareas mediante la implementación de soluciones digitales.

Algunas empresas están digitalizando documentos, mientras que otras están digitalizando procesos. Es importante entender la diferencia entre ambos conceptos y su respectivo impacto en los procesos empresariales.

La digitalización de documentos explicada: la base

En resumen, la digitalización de documentos es la conversión de información de formato físico a formato digital. Por ejemplo, escanear una factura en papel y crear una versión en PDF.

Dicho de otro modo, la digitalización de documentos toma formatos físicos y los convierte en versiones electrónicas. Esto hace que la información sea más fácil y rápida de encontrar. En lugar de buscar entre montañas de documentos, basta con buscar el archivo digital en un ordenador.

La digitalización de procesos explicada: optimización de procesos

En resumen, la digitalización de procesos significa adoptar tecnologías digitales que impactan en el trabajo y la empresa.

Por ejemplo, digitalizar una factura significa hacer que todo el proceso de facturación sea digital. La creación, distribución, extracción de datos y seguimiento de la factura se llevan a cabo mediante tecnologías digitales. La factura puede introducirse y procesarse automáticamente en distintos sistemas contables, sin necesidad de introducir datos manualmente.

Para ser una empresa verdaderamente digital, es necesaria la digitalización de procesos. Esto implica sustituir los procesos manuales por soluciones digitales. Estas soluciones incluyen software de automatización, sistemas integrados e inteligencia artificial.

La digitalización total permite a las empresas implementar procesos y adoptar tecnologías digitales que pueden evolucionar y adaptarse fácilmente a nuevas formas de trabajar. Estas tecnologías preparan a las empresas para el futuro y, en última instancia, crean procesos más eficientes y optimizados.

Transformación digital: la visión de conjunto

La transformación digital es el término más amplio y representa una reinvención estratégica de toda la organización, en la que las tecnologías digitales remodelan de forma fundamental cómo operan las empresas, generan valor e interactúan con los clientes. Mientras que, como hemos visto antes, la digitalización de documentos convierte papel/formularios en archivos digitales y la digitalización de procesos automatiza procesos individuales (como la facturación electrónica), la transformación digital plantea la pregunta: "¿Cómo puede la tecnología habilitar formas completamente nuevas de crear valor?"

Va más allá de las mejoras tácticas para rediseñar por completo los modelos de negocio, la cultura y las experiencias de los clientes:

• Digitalización de documentos: papel → PDF (conversión de datos)

• Digitalización de procesos: PDF → procesamiento automatizado de facturas electrónicas (optimización de procesos)

• Transformación digital: procesos individuales → ecosistemas empresariales interconectados

Un excelente ejemplo: la “Real-Time Economy” (RTE) de Finlandia muestra cómo la digitalización de la facturación electrónica evoluciona hacia una transformación digital completa, creando redes automatizadas en las que facturas, recibos, pagos e informes fluyen en tiempo real por toda la economía. La transformación digital es el destino final, con la digitalización de documentos y de procesos como pasos fundamentales en el camino.

Comparación: de un vistazo

Primeros pasos con la digitalización de procesos

Aunque pueda parecer complicado, empezar con la digitalización de procesos puede ser rápido y sencillo.

Muchas empresas están adoptando tecnologías digitales para ayudar a automatizar sus procesos de cuentas por pagar (AP) y cuentas por cobrar (AR). Se trata de dos procesos que tradicionalmente requieren mucho trabajo administrativo manual si no se dispone de tecnologías digitales.

¿Le interesa digitalizar sus procesos? Empiece por lo básico y descubra qué se necesita para digitalizar sus procesos contables y financieros leyendo nuestros artículos ‘¿Qué es la facturación electrónica?’ y ‘Qué es la automatización de AP?’.

Suscríbase para recibir nuestro boletín mensual sobre cumplimiento fiscal, y síganos en LinkedIn para más novedades sobre estos procesos empresariales. Explore hoy mismo nuestras soluciones de facturación electrónica conformes a la normativa y contacte con nuestro equipo local para saber más.