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Étant donné que de nombreux standards et formats de facturation électronique diffèrent, il est important de se pencher sur les détails pour comprendre le fonctionnement de chacun. Renseignez-vous sur le fonctionnement réel de la facturation électronique et offrez à votre entreprise une compréhension plus approfondie des étapes à suivre pour mettre en place un processus de facturation électronique.
Avant de plonger dans les détails de la facturation électronique, il est important de comprendre ce qu'est exactement la facturation électronique.
La facturation électronique (ou "e-facturation") est l'échange électronique d'un document de facturation entre un fournisseur et un acheteur. Lorsqu'elle est envoyée et reçue via un format électronique structuré, la facture peut être traitée automatiquement sans nécessiter de paperasse traditionnelle.
La facturation électronique est désormais une pratique courante pour les entreprises de toutes tailles à travers le monde et a progressivement augmenté au cours des 30 dernières années. Vous pouvez en savoir plus sur ce qu'est la facturation électronique. via notre blog
Alors que le concept est largement le même à travers le monde, les exigences légales diffèrent d'un pays à l'autre. Des formats aux procédures en passant par les règles locales de facturation électronique. De nombreux pays ont commencé à déterminer leur propre format et leurs structures en fonction de leurs conformité fiscale. De nombreuses entreprises mettent en place des processus obligatoires pour aider à réduire leur "manque à gagner de TVA" et améliorer leur conformité fiscale globale. Découvrez comment la conformité fiscale et la facturation électronique sont liées et ce que l'on entend par "manque à gagner de TVA" ici.
Normes de facturation électronique
De nombreux pays et réseaux ont leur propre norme de facturation électronique :
Norme européenne
La Commission européenne et les États membres de l'UE ont introduit une norme européenne pour la facturation électronique concernant les transactions B2G (de l'entreprise au gouvernement) et G2G (du gouvernement au gouvernement). Cela est défini dans le cadre de la Directive européenne 2014/55/UE.
La norme européenne est un modèle de données sémantiques qui répertorie les éléments nécessaires qu'une facture électronique doit inclure pour être conforme légalement et fiscalement. Ce modèle de données est neutre en termes de technologie et peut être utilisé en utilisant deux formats XML - UBL et CII ici.
Norme Peppol
Le réseau en ligne de passation des marchés publics paneuropéen (Peppol) est un réseau international qui permet aux entreprises d'échanger des documents et des données en toute sécurité avec d'autres utilisateurs enregistrés. Les entreprises rejoignent le réseau Peppol via un point d'accès et toutes les factures électroniques sont traitées dans le cadre de Peppol. Actuellement, il existe environ 200 fournisseurs de points d'accès certifiés à l'échelle internationale. Pour en savoir plus sur Peppol, consultez notre article de blog.
Norme EDIFACT
EDIFACT est l'abréviation de "Échange de Données Informatisé pour l'Administration, le Commerce et le Transport". Il s'agit d'un ensemble de règles mondiales conçu en 1986 pour l'échange électronique de données entre entreprises, impliquant deux partenaires commerciaux ou plus, via l'EDI. Cependant, le processus peut varier en fonction de la configuration de chaque entreprise.
L'EDIFACT a été défini par les Nations Unies (ONU) et est largement utilisé en Europe. La norme définit le type d'adresse, le format et l'infrastructure nécessaires pour que la facturation électronique conforme puisse avoir lieu.
Normes spécifiques au pays
Certains pays ont des normes spécifiques conçues pour leurs propres besoins. Par exemple, en Italie, il s'agit de la FatturaPA - un format de facturation XML. Découvrez quels pays ont quels formats via notre Guide mondial de la facturation électronique.
Les trois parties de la facturation électronique
Pour que la facturation électronique fonctionne, trois éléments clés sont nécessaires :
Adresses de facturation électronique
Tout d'abord, toutes les parties impliquées dans la facturation électronique doivent avoir leur propre adresse de facturation électronique. Une adresse de facturation électronique peut varier en fonction du pays et du fournisseur de services, comme une adresse e-mail standard ou un numéro d'identification.
2. Formats
Les formats de facturation électronique sont souvent déterminés par chaque pays. Un format européen courant est le XML, adapté par chaque pays pour inclure des informations spécifiques au pays telles que :
Numéro de TVA (taxe sur la valeur ajoutée) - un numéro unique qui est différent pour chaque pays
Numéro de localisation mondial (GLN) - un numéro à 13 chiffres qui est globalement unique
Système universel de numérotation des données (DUNS) - un numéro à 9 chiffres délivré par Dun & Bradstreet
3. Infrastructure
Il existe généralement trois types d'infrastructures utilisées pour échanger des factures électroniques :
Modèle à 2 coins - un modèle simple de P2P (pair-à-pair) dans lequel le fournisseur et l'acheteur échangent des documents électroniques en utilisant des fichiers EDI ou XML.
Modèle des 3 coins Le fournisseur et l'acheteur utilisent le même service tiers pour échanger des documents. Le prestataire tiers peut utiliser le cloud ou un logiciel de facturation électronique.
Modèle à quatre coins - Le fournisseur et l'acheteur utilisent des prestataires différents pour traiter leurs documents électroniques. Ici, les deux prestataires de services travaillent ensemble pour effectuer le transfert via un réseau international qui connecte les entreprises et les organisations.
Le parcours de la facture électronique
Une facture électronique est créée à l'aide d'un système ERP, d'un fournisseur de facturation électronique ou via un formulaire en ligne manuel. Le nombre de factures déterminera le processus que l'entreprise choisira de suivre.
Des informations sont ajoutées, généralement les mêmes informations incluses dans les factures papier classiques. Cependant, une autorité fiscale ou un fournisseur peut avoir besoin d'informations supplémentaires et personnalisées qui respectent leurs règles.
La facture est ensuite convertie dans le format requis par le destinataire. Différents clients et autorités fiscales utiliseront des formats différents, il est donc essentiel de choisir un fournisseur de facturation électronique qui convertit votre facture électronique dans n'importe quel format nécessaire au destinataire. La facture est ensuite distribuée via le canal de choix du destinataire, tel que directement dans leur système ERP, via un portail gouvernemental ou même par impression et envoi postal.
Choisir le bon fournisseur de facturation électronique
Sans format unique de facturation électronique mondial, il est bénéfique de choisir un fournisseur de facturation électronique qui convertit automatiquement les données et prend en charge tous les formats. Un fournisseur de confiance devrait se connecter à des réseaux internationaux pour garantir la conformité fiscale dans de nombreux pays avec des normes différentes.
Des services tels que la modélisation de factures, les boutons de paiement numériques et les signatures électroniques peuvent ajouter une valeur ajoutée. Un fournisseur qui propose également une solution entrante, telle que Banqup Group, vous permet de rendre les processus de comptes fournisseurs (AP) et de comptes clients (AR) encore plus simples.
Comment nos solutions peuvent faire la différence
La solution de facturation électronique de Banqup Group rend le processus simple, peu importe la taille de votre entreprise.
Notre solution est adaptée aux entreprises de toutes tailles qui ont besoin d'une solution rapide et automatisée pour convertir leurs documents et leurs données dans n'importe quel format. Conforme aux normes fiscales de plus de 60 pays, cela signifie que votre entreprise peut se connecter à des réseaux internationaux et bénéficier de nombreux avantages liés à la facturation électronique.
Jetez un œil à notre catalogue de solutions de facturation électronique. Pour votre entreprise, nous adaptons nos services modulaires pour répondre à vos besoins commerciaux.