La KSeF 2.0 de la Pologne - le mandat officiel de la facturation électronique

L'obligation de facturation électronique entre entreprises (B2B) en Pologne est un sujet brûlant depuis plusieurs années, et récemment, des changements cruciaux ont été introduits. Avez-vous pu suivre ces évolutions ? Jetons un coup d'œil à un résumé concis de ces développements clés.

Le mandat KSeF en Pologne entre dans une nouvelle ère

Le parcours de la Pologne vers la facturation électronique B2B obligatoire a été un processus dynamique impliquant de nombreuses discussions et reports. Cependant, le paysage a désormais définitivement changé.

Après que le président Karol Nawrocki a signé la législation finale, le mandat KSeF 2.0 (Krajowy System e-Faktur — Système national de facturation électronique) est officiellement entré dans sa prochaine phase cruciale. Dans ce qui suit, nous fournirons un aperçu complet des calendriers confirmés, des principaux changements techniques et procéduraux, ainsi que de la période d'adaptation pour aider votre entreprise à être pleinement prête pour le lancement officiel.

KSeF 2.0 : Le paysage législatif et le lancement officiel

Le 27 août 2025, le président de la Pologne, Karol Nawrocki, a signé la législation finale pour le mandat KSeF. Cela rend les dates précédemment discutées officielles, sortant ainsi de l'étape de projet. Sa signature signale à l'ensemble du marché que le système de facturation électronique n'est plus sujet à discussion et qu'il améliorera la conformité fiscale en obligeant les entreprises à émettre des factures électroniques via une plateforme centralisée. Le KSeF 2.0 est prêt pour la mise en œuvre. La date principale de mise en service du KSeF est le 1er février 2026.

Derniers changements et mises à jour clés pour le KSeF 2.0

Plongeons dans les détails de ces révisions significatives, couvrant tout, des ajustements techniques aux améliorations de processus et aux périodes d'adaptation.

Mises à jour de l'environnement technique

L'environnement de TEST initial du KSeF 1.0 a été désactivé le 1er septembre 2025. Pour préparer les entreprises et les fournisseurs de logiciels au déploiement obligatoire, le ministère des Finances ouvrira les tests du KSeF 2.0 en deux phases : les tests API ouverts commencent le 30 septembre 2025, et l'intégration avec l'environnement de pré-production (DEMO) sera possible à partir du 15 octobre 2025.

Par rapport à l'ancien système de test 1.0, le KSeF 2.0 introduit une infrastructure plus stable et des points de terminaison API mis à jour pour refléter le nouveau schéma de facture FA(3) et les règles de validation (voir ci-dessous). Les messages d'erreur et les codes d'état ont été standardisés, ce qui devrait faciliter le dépannage. Il est important de noter que les certificats KSeF, requis pour l'utilisation en production à partir du 1er février 2026, pourront être téléchargés à partir du 1er novembre 2025, laissant ainsi plusieurs mois aux utilisateurs pour configurer leurs logiciels et leurs comptes.

Ces mises à jour visent à offrir aux entreprises et à leurs fournisseurs d'ERP une expérience de test plus fluide et à réduire les problèmes d'intégration de dernière minute une fois l'utilisation obligatoire commencée.

Structure des factures et améliorations des processus

Comme nous l'avons brièvement évoqué plus haut, la transition de la structure de facture polonaise FA(2) vers la FA(3) introduira des changements importants au niveau des processus. Ces mises à jour sont le résultat direct des retours recueillis auprès des auditeurs, des comptables, des contribuables et des éditeurs de logiciels.

Les principales améliorations comprennent :

• Pièces jointes structurées : le format KSeF FA(3) permettra désormais l'inclusion de pièces jointes structurées dans le cadre de la facture électronique, telles que des contrats, des bons de livraison, des réclamations, etc.

• Taux de TVA étendus : la liste des taux de TVA a été enrichie avec l'ajout de nouveaux codes de classification.

Un autre développement important est le mode « Offline24 ». Cette nouvelle disposition permet d'émettre des factures lorsque la connectivité en temps réel au KSeF est indisponible, avec une soumission ultérieure au système. La condition clé est que ces factures doivent être téléchargées sur le KSeF au plus tard à la fin du jour suivant pour recevoir leur numéro d'identification.

Période d'adaptation et allègement des pénalités

Pour soutenir davantage les entreprises dans cette transition, d'importantes dispositions pour l'adaptation et l'allègement des pénalités ont été introduites. Par exemple, l'obligation d'inclure le numéro de facture KSeF dans les paiements bancaires a été reportée au 1er janvier 2027, laissant plus de temps aux entreprises pour adapter leurs processus de paiement et de comptabilité.

De plus, la période sans pénalités pour non-conformité au KSeF a été officiellement prolongée jusqu'à la fin de 2026, garantissant un passage plus serein au nouveau mode de reporting et de livraison des factures électroniques.

Ces mesures soulignent l'engagement à faciliter une transition transparente vers le KSeF 2.0 avant le début du déploiement progressif.

Pourquoi une adoption anticipée reste pertinente

Bien que la période d'adaptation prolongée et l'allègement des pénalités offrent de la souplesse, il est important de noter que retarder la mise en œuvre du KSeF comporte néanmoins des risques et signifie se priver d'avantages significatifs. L'absence de pénalités formelles en 2026 ne signifie pas que le report est totalement sans risque, particulièrement en ce qui concerne la conformité à la TVA et la documentation de l'impôt sur le revenu.

L'un des objectifs fondamentaux du KSeF est d'établir un cadre de facturation sécurisé et standardisé offrant une piste d'audit numérique fiable pour les fournisseurs comme pour les acheteurs. C'est essentiel pour démontrer le devoir de diligence en vertu de la loi polonaise sur la TVA. Bien que les acheteurs puissent actuellement déduire la TVA à partir de factures hors KSeF pendant la période de grâce, ces factures ne bénéficient pas de l'infrastructure numérique protectrice du KSeF. Cela pourrait alourdir la charge de la preuve pour les acheteurs lors d'audits, causant potentiellement des retards dans les remboursements de TVA ou nécessitant une documentation supplémentaire. Par conséquent, les entreprises qui retardent la mise en œuvre du KSeF s'exposent à des risques réputationnels et pratiques, car les clients pourraient s'interroger sur la sécurité et la protection juridique des factures hors KSeF.

À l'inverse, une adoption précoce offre des avantages clairs :

• Sécurité et conformité renforcées : en émettant des factures via le KSeF dès février ou avril 2026 (selon la catégorie de contribuable ou la phase du mandat), les entreprises offrent à leurs clients une traçabilité documentaire plus sûre, réduisant le risque de contestation de la déduction de TVA et démontrant une approche proactive de la conformité.

• Avantages opérationnels : l'un des principaux atouts opérationnels du KSeF est sa capacité à rationaliser le processus de facturation, en minimisant le besoin d'archives papier et en garantissant la cohérence du format et du contenu des factures. Cela peut conduire à un traitement plus rapide de la TVA, à moins d'erreurs administratives et à un risque d'audit réduit au fil du temps.

Par conséquent, bien qu'aucune pénalité à court terme ne soit prévue, retarder votre mise en œuvre du KSeF pourrait néanmoins créer de réels désavantages commerciaux en termes de risque fiscal et de relations clients. Une adoption précoce positionne les entreprises pour des opérations plus fluides et une conformité renforcée.

Déploiement progressif : Comprendre le calendrier de mise en œuvre du KSeF

Les dates de déploiement progressif pour la facturation électronique obligatoire ont été reconfirmées, restant cohérentes avec le calendrier annoncé après le report d'avril 2024 :

1. 1er février 2026 : Obligatoire pour les grands contribuables (chiffre d'affaires 2024 dépassant 200 millions PLN, soit environ 47 millions € au taux de change actuel).

2. 1er avril 2026 : Obligatoire pour toutes les autres entreprises, à l'exception des plus petits micro-entrepreneurs différés à 2027.

3. 1er janvier 2027 : Obligatoire pour les micro-entrepreneurs dont les ventes mensuelles sont inférieures à 10 000 PLN, soit environ 2 350 €. Cette échéance plus lointaine, clarifiée dans les récentes mises à jour législatives, reflète la flexibilité supplémentaire accordée aux plus petites entreprises.

Perspectives

Pour naviguer avec succès dans ces changements significatifs, les entreprises doivent prioriser la compréhension du mandat KSeF 2.0 et de ses implications. Bien que la période d'adaptation et l'allègement des pénalités offrent de la souplesse, adopter le nouveau système tôt offre des avantages évidents en termes de conformité, d'efficacité opérationnelle et de relations clients. Si vous souhaitez obtenir des conseils supplémentaires pour vous assurer que votre entreprise est pleinement préparée au mandat de facturation électronique en Pologne, n'hésitez pas à nous contacter.

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