Verplichtie elektronische facturatie van Duitse bedrijven in de publieke sector

Dit artikel is voor het laatst bijgewerkt op 2 oktober 2025 om de succesvolle voltooiing van de consolidatie van de ZRE- en OZG-RE-factuurindieningsplatformen weer te geven.

Samenvatting

• Duitsland is overgestapt op een digital-first facturatielandschap voor zowel de overheidssector (B2G) als de zakelijke sector (B2B).

• Het belangrijkste geaccepteerde formaat voor B2G e-facturatie in Duitsland is XRechnung. Andere formaten zijn toegestaan als ze voldoen aan EN 16931, zoals bepaalde ZUGFeRD-profielen.

• De ERechV-verordening (gebaseerd op EU-richtlijn 2014/55/EU) heeft de verplichte e-facturatie voor Duitse federale overheidsopdrachten over een periode van drie jaar ingevoerd.

• Sinds 27 november 2020 zijn alle leveranciers aan federale aanbestedende diensten verplicht om facturen elektronisch in te dienen.

• Het voormalige ZRE-platform is buiten gebruik gesteld. De OZG-RE is nu het enige federale platform voor het indienen van e-facturen.

• Om te voldoen aan de Duitse belastingwetgeving is het simpelweg verzenden of ontvangen van een e-factuur niet genoeg; je moet deze ook bewaren volgens de GoBD.

• Duitsland heeft de wet op de groeikansen (Wachstumschancengesetz) goedgekeurd, die de verplichte B2B e-facturatie regelgeving bevat.

• Vanaf januari 2027 zijn bedrijven met een omzet van meer dan € 800.000 in 2026 verplicht om gestructureerde e-facturen uit te reiken.

E-facturatie wordt steeds belangrijker in Duitsland. Terwijl de federale overheid business-to-government (B2G) e-facturatie voor haar leveranciers al sinds november 2020 verplicht stelt, in overeenstemming met EU-richtlijn 2014/55/EU, omvat het landschap van e-facturatie in Duitsland variërende eisen op deelstaatniveau, specifieke formaten en komende business-to-business (B2B) verplichtingen.

Hoewel het federale mandaat een basis legt voor e-facturatie in B2G-transacties, hebben de Duitse deelstaten (Bundesländer) hun eigen regels voor e-facturatie. Dit leidt tot uiteenlopende vereisten voor leveranciers van deelstaat- en lokale overheidsinstanties. Sommige staten, zoals Hamburg en Saarland, voerden in 2022 al verplichtingen in, terwijl andere staten tot op de dag van vandaag e-facturatie nog niet bij al hun leveranciers verplicht hebben gesteld.

Leveranciers moeten er rekening mee houden dat specifieke eisen voor e-facturatie worden bepaald door de wetten van elke individuele deelstaat. Meer informatie wordt hier (alleen in het Duits) verstrekt door het Coördinatiebureau voor IT-standaarden (KoSIT). We raden je aan om rechtstreeks contact op te nemen met de betreffende deelstaatadministratie of je overheidsklant om specifieke regelgeving of andere details, zoals de kopersreferentie (de zogenaamde "Leitweg-ID"), te bevestigen.

Bekijk de nuances van de Duitse B2G e-facturatiemandaten, de formaten die erbij komen kijken en de beweging van het land naar B2B-regelgeving.

Wat een e-factuur inhoudt

Volgens de Duitse verordening inzake elektronische facturatie bij federale overheidsopdrachten (E-Rechnungsverordnung, of kortweg ERechV), worden facturen als elektronisch beschouwd als ze worden uitgereikt, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat dat het mogelijk maakt het document automatisch en elektronisch te verwerken.

Over het algemeen moet de XRechnung-standaard, de lokale Duitse standaard en een implementatie van de Europese standaard voor e-facturatie (EN 16931), in de meest actuele versie worden gebruikt voor B2G e-facturatie. Een andere standaard voor gegevensuitwisseling mag echter worden gebruikt als deze ook voldoet aan de eisen van EN 16931 (bijv. ZUGFeRD versie 2.2.0 of hoger in het XRECHNUNG-profiel).

Naast de specificaties in de Europese of XRechnung-standaarden, kunnen de Duitse deelstaten verdere eisen opleggen aan lokale bedrijven. Naast deze specificaties moeten bedrijven ook rekening houden met eventuele aanvullende eisen van de federale of deelstaatoverheid.

Wie moet elektronische facturen sturen bij federale aanbestedingen (B2G)?

De verordening inzake e-facturatie (ERechV), aangenomen op 6 september 2017, verplicht het gebruik van e-facturatie bij federale overheidsopdrachten (B2G) en zet EU-richtlijn 2014/55/EU om in de Duitse federale wetgeving.

Hier is een tijdslijn van de belangrijkste implementatiedata:

• 27 november 2018: Hoogste federale autoriteiten en federale constitutionele organen waren verplicht om e-facturen in het XRechnung-formaat te accepteren en te verwerken.

• 27 november 2019: Alle andere federale administratieve autoriteiten waren verplicht om e-facturen te accepteren en te verwerken.

• 27 november 2020: Alle leveranciers aan federale aanbestedende diensten werden verplicht om e-facturen te verzenden. Directe bestellingen met een nettowaarde tot € 1.000 zijn echter vrijgesteld (zie sectie 3, lid 3 van de ERechV voor alle uitzonderingen).

In essentie vereist de ERechV dat de federale administratie elektronische facturen ontvangt en dat de leveranciers en dienstverleners van de federale overheid elektronische facturen verzenden voor overheidsopdrachten.

Welk formaat is vereist voor B2G-transacties?

Voor B2G e-facturatie in Duitsland is het belangrijkste geaccepteerde formaat XRechnung. Dit is een lokale Duitse implementatie van de Europese standaard voor e-facturatie. XRechnung ondersteunt zowel CII (Cross-Industry Invoice) als UBL (Universal Business Language) als XML-gebaseerde syntaxis en is ontworpen om machineleesbaarheid en naadloze integratie in verwerkingssystemen te garanderen.

Hoewel XRechnung de primaire standaard is, wordt ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums für elektronische Rechnungen in Deutschland) - technisch identiek aan het Franse Factur-X - ook onder bepaalde voorwaarden geaccepteerd. ZUGFeRD, geïntroduceerd in 2013, biedt een hybride formaat met zowel een PDF/A-3-bestand (menselijk leesbaar) als een ingebed XML-bestand (machineleesbaar) met de CII-syntaxis, en wordt vooral veel gebruikt in B2B-contexten. Specifiek is ZUGFeRD versie 2.2.0 of hoger in het XRECHNUNG-profiel een acceptabel B2G-alternatief voor XRechnung, aangezien het voldoet aan de EN 16931-eisen.

Daarnaast wordt Peppol BIS Billing 3.0 geaccepteerd voor facturen vanuit het buitenland aan Duitse overheidsinstanties.

Duitslands federale e-facturatieplatform: OZG-RE

De Duitse federale administratie maakte voorheen gebruik van twee hoofdplatformen om elektronische facturen te ontvangen: de Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (Centraal platform voor factuurindiening, kortweg ZRE) en de Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (Factuurindieningsplatform conform de wet op online toegang, kortweg OZG-RE).

Het federale ministerie van Binnenlandse Zaken en het federale ministerie van Financiën hebben de consolidatie van deze platformen op 19 september 2025 succesvol afgerond. De ZRE is gesloten en de OZG-RE is nu het enige federale platform voor het indienen van e-facturen bij de gehele federale administratie.

Deze consolidatie vereenvoudigt het proces voor leveranciers door één centraal toegangspunt te creëren. De OZG-RE, die toegankelijk is via het op ELSTER-software gebaseerde "Mein Unternehmenskonto" (mijn bedrijfsaccount), regelt nu de e-factuurindiening voor meer dan 170 instellingen en momenteel vijf deelstaten, naast de volledige directe federale administratie. Leveranciers kunnen het OZG-RE-registratieportaal blijven gebruiken.

Gegevensbewaring en naleving van de Duitse GoBD

Naast het formatteren en verzenden van e-facturen, moeten bedrijven zich houden aan de Duitse "Beginselen voor het correct bijhouden, bewaren en beveiligen van boeken, opzeggingen en documenten in elektronische vorm en voor gegevenstoegang" (GoBD). Deze principes regelen de juiste opslag van elektronische gegevens, inclusief e-facturen.

Indien de belastingdienst hierom verzoekt, moeten gegevens die onder de registratie- en bewaarplicht vallen, evenals de structurele informatie die nodig is voor de evaluatie van de gegevens, door het gecontroleerde bedrijf in een machineleesbaar formaat worden verstrekt. Voor e-facturen betekent dit dat het originele elektronische formaat bewaard moet blijven.

De introductie van B2B e-facturatie

Duitsland heeft de wet op de groeikansen goedgekeurd, die de verplichte B2B e-facturatie regelgeving bevat.

Hier is een overzicht van de belangrijkste implementatiedata en vereisten:

• Sinds 1 januari 2025: Alle bedrijven moeten in staat zijn om e-facturen te ontvangen volgens de EN 16931-standaard. Toestemming van de koper is niet nodig voor het verzenden van e-facturen in dit formaat.

• Tot 31 december 2026: Papieren facturen en e-facturen die niet aan EN 16931 voldoen zijn nog toegestaan, maar alleen met toestemming van de ontvanger.

• Vanaf 1 januari 2027: Bedrijven met een omzet in het voorgaande jaar (2026) van € 800.000 of meer moeten e-facturen uitreiken in EN 16931 of andere overeengekomen elektronische formaten waaruit btw-informatie nauwkeurig kan worden gehaald. EDI blijft toegestaan mits de btw-informatie kan worden geëxtraheerd in EN 16931. Voor bedrijven die op dat moment onder de regelgeving vallen, zijn papieren facturen niet langer toegestaan.

• Vanaf 1 januari 2028: De verplichting om e-facturen uit te reiken wordt uitgebreid naar alle bedrijven. EDI blijft toegestaan onder de eerder genoemde voorwaarden.

E-facturen moeten in een gestructureerd elektronisch formaat zijn, zoals XRechnung of ZUGFeRD. Formaten zoals PDF's of tekst-e-mails worden niet als conform beschouwd.

Voor de laatste updates en verdere details kun je kijken bij de Duitse e-facturatieregels.

Zorg voor je naleving met Banqup Group

Werken met de e-facturatieoplossing van Banqup biedt je bedrijf zekerheid en gemoedsrust. Onze oplossing is al compliant op het gebied van belastingen en e-facturatie in meer dan 60 landen wereldwijd. We volgen dagelijkse wijzigingen in de regelgeving en passen onze oplossingen dienovereenkomstig aan, zodat jouw bedrijf compliant blijft zonder dat je zelf een expert hoeft te zijn.

Om je reis te beginnen en een gemakkelijke overstap naar de oplossingen van Banqup Group te garanderen, kun je contact opnemen met een lid van ons lokale Duitse team om je behoeften te bespreken. Voor al het laatste nieuws over compliance kun je je abonneren op onze nieuwsbrief en ons volgen op LinkedIn.