Interview met Andres Lilleste: Inzichten uit 20 jaar ervaring in E-facturatie

De naam Andres Lilleste is in het Estse e-facturatielandschap algemeen bekend als een van de pioniers en voorvechters van e-facturatie in Estland. Met 20 jaar ervaring bij Unifiedpost (nu Banqup Group) en zijn recente rol als leider van het Compliance Cluster, waarin hij ervoor zorgt dat de factureringsactiviteiten van onze klanten wereldwijd voldoen aan de wettelijke normen, is het duidelijk dat Andres alles weet over e-facturen én graag zijn kennis en inzichten deelt.

Je bent vanaf het allereerste begin betrokken geweest bij e-facturering. Vertel ons hoe je in dit vakgebied terecht bent gekomen en wanneer je besefte dat e-facturen de toekomst waren?

Voor mij heeft het woord beginning twee betekenissen. Ten eerste begon ik in 2005 als technisch klantmanager op het gebied van e-facturatie. Mijn allereerste werkdag had meteen te maken met e-facturen. Ten tweede viel dit samen met de periode waarin e-facturatie begon op te komen in Estland. De e-facturatiedienst bij banken was net gelanceerd, waardoor e-facturen naar de banken van klanten konden worden gestuurd en automatische betalingsafspraken konden worden ingesteld. Echter, B2B- en B2G-e-facturen bestonden toen nog niet.

We keken naar wat onze noorderburen deden en probeerden uit te zoeken hoe we e-facturen tussen bedrijven konden laten circuleren. Het duurde twee jaar, maar uiteindelijk slaagden we erin de eerste B2B (kosten) e-facturen te lanceren.

Als je e-facturering aan je oma of aan middelbare scholieren zou moeten uitleggen, hoe zou je het beschrijven?

Voor iedereen, jong of oud, is de eenvoudigste manier om e-facturen uit te leggen dat ze automatisch klaarstaan om betaald te worden. Een papieren factuur of een PDF is leuk om te bekijken, maar wat doe je ermee? Bij een e-factuur is het betalingsformulier bij je bank al ingevuld, klaar om goedgekeurd te worden.

Voor bedrijven zijn de voordelen nog groter: veel handmatig werk valt weg, fouten worden verminderd en alles gaat sneller en efficiënter.

Zijn er kleurrijke situaties geweest in jouw werk die verband houden met dit onderwerp?

Als ik terugdenk aan voorbeelden uit het echte leven – en momenten van grote vreugde – denk ik aan de tijd vóór 2010, toen we hard werkten om e-facturen te introduceren bij zowel consumenten als bedrijven. We voerden campagnes waarbij we voor elke verzonden e-factuur een boom plantten. De resultaten waren goed, maar nog lang niet op het niveau van vandaag.

Ik herinner me ook een loterijactie, waarbij we een prijs van drie maanden e-facturering weggaven, getrokken onder onze e-factuurgebruikers. Het gebruik van e-facturen bleef toenemen, en de winnaar bleek iemand te zijn met een gecombineerde leasefactuur, waarop al veel andere e-facturen binnenkwamen. Gelukkig hadden we een maximumbedrag ingesteld in onze campagne, zodat alles netjes binnen de regels viel.

Wat is de meest voorkomende misvatting over e-facturen die u tegenkomt in uw werk?

Ik merk dat misvattingen in de loop der tijd veranderen. Oorspronkelijk was de grootste uitdaging uitleggen dat een PDF-factuur (papierloos) nog geen echte e-factuur is. Helaas heerste deze misvatting lange tijd.

Daarnaast dachten sommige mensen dat e-facturering een risico met zich meebrengt, omdat iemand je leveringen kan volgen en gevoelige informatie van de factuur kan inzien. Tegenwoordig is dat grotendeels achterhaald. De moderne gebruiker denkt meestal rationeel en zoekt naar de meest efficiënte en economische manier om e-facturering te gebruiken.

Banqup Group is actief in meer dan 30 landen en volgt voortdurend de wetgeving inzake e-facturering. Hoe zorgt u ervoor dat bedrijven zich geen zorgen hoeven te maken over regelgeving?

Om het vertrouwen van onze klanten te winnen, is het essentieel dat we klaarstaan om hen te begeleiden en ondersteunen, zowel tijdens het verkoopproces als daarna. Klanten willen zich verzorgd voelen en op de hoogte blijven van trends en veranderingen, maar hoeven niet alle technische details te kennen. Ze willen vooral de principes begrijpen.

Om dit te faciliteren heeft Banqup enkele jaren geleden een aparte eenheid opgericht: het Compliance Cluster. Dit team van specialisten verzamelt en analyseert dagelijks informatie en zet ontwikkelingen binnen het bedrijf om in concrete acties, zodat Banqup-producten altijd voldoen aan de e-factureringsregelgeving.

Zoals ik eerder zei, maar nu relevanter dan ooit: één partner, alle diensten. De klant kan zich richten op het laten groeien van zijn bedrijf, terwijl wij zorgen dat hun facturen correct worden verzonden en ontvangen, volledig in lijn met alle regels.

De Huidige Stand en Toekomst van E-Facturatie Wereldwijd

Welke landen staan momenteel op de voorgrond van e-facturering? Is er iets dat andere landen van hen kunnen leren? 

Ik geloof dat dit een vraag is waarvan het antwoord afhangt vanuit welke regio de expert afkomstig is. Globaal zien we drie soorten benaderingen: landen die sterk inzetten op centralisatie en regelgeving, landen die een mix van oplossingen toestaan (waar standaardtransmissie en alternatieve kanalen naast elkaar bestaan), en landen waar e-facturering min of meer spontaan verloopt, maar technisch zeer geavanceerd is.

Een belangrijke drijfveer is het beperken van btw-verlies. Veel regelgeving benadrukt dat e-facturen moeten voldoen aan de EN16931-standaard, de EU-norm voor e-facturering. Daarnaast zien we vaak verwijzingen naar Peppol-transmissie, een wereldwijd netwerk voor e-facturen, en e-rapportage, waarbij belastingdiensten realtime of bijna realtime gegevens verwachten van factureerders.

In Europa loopt Italië momenteel voorop, met een verplicht centraal platform voor alle e-facturen. Frankrijk introduceert in de tweede helft van 2026 een Peppol-gebaseerde oplossing, waarbij btw bijna realtime op de factuur wordt verwerkt. België, Duitsland en Letland voeren vanaf begin 2026 B2B e-factuurvereisten in, via Peppol of alternatieve kanalen.

Als Est zie ik de Noordse aanpak als interessant: e-facturering is vrijwillig, maar wijdverbreid en een normaal onderdeel van zakendoen. Daar is de e-factuur de standaard. In Estland heeft vrijwillige adoptie echter nog niet geleid tot breed gebruik. De ViDA-richtlijn (VAT in Digital Age) zal waarschijnlijk veranderingen brengen in belastingaangiften, waarbij e-facturering een belangrijk middel wordt om informatie efficiënt over te dragen.

Welke landen zullen binnenkort e-facturering verplicht stellen? Hoe zal dit van invloed zijn op bedrijven die internationaal willen opereren? 

Internationale bedrijven hebben steeds vaker behoefte aan dienstverleners die hen helpen de complexe vereisten voor e-facturering te begrijpen en oplossingen voor factuurtransmissie te implementeren. De voortdurende technologische updates en veranderende deadlines maken het lastig om alles bij te houden.

Vanaf januari 2025 geldt de B2G e-factureringsplicht in Duitsland en Letland. Kort daarna, vanaf juli 2025, wordt B2B e-facturering verplicht in Griekenland. In januari 2026 volgen meerdere veranderingen: B2B e-facturering wordt ingevoerd in België, Letland, Polen (waar de regelgeving eerder meerdere keren werd uitgesteld) en Kroatië. Tegen 2027 wordt verwacht dat Slowakije en Slovenië hun eigen e-factureringsverplichtingen zullen doorvoeren.

Bedrijven die internationaal opereren, zullen hun facturatiesystemen moeten aanpassen om te voldoen aan deze nieuwe vereisten, anders lopen ze het risico op vertragingen, fouten of boetes bij grensoverschrijdende transacties.

Hoeveel verschillen de e-factureringsvereisten tussen landen? Zijn sommige landen bijzonder complex of onverwacht? 

De complexiteit is het grootst in landen die hun e-factureringsprojecten lanceerden voordat het ViDA-initiatief werd ontwikkeld. ViDA (VAT in the Digital Age) stelt richtlijnen op voor grensoverschrijdende belastingrapportage en biedt duidelijke aanbevelingen voor technische oplossingen, zoals het gebruik van EN16931-gestandaardiseerde e-facturen en transmissie via het Peppol-netwerk.

Estland en de ontwikkeling van E-facturen

Estland was een van de eerste landen waar het verplicht werd voor de publieke sector om e-facturen te versturen. Hoe heeft dit de houding van bedrijven ten opzichte van e-facturering beïnvloed?

De verplichting om e-facturen naar de publieke sector te sturen ging in op 1 juli 2019. Sindsdien was het de enige manier voor bedrijven om betaling te ontvangen voor geleverde diensten aan de overheid. Dit zorgde ervoor dat B2G e-facturering snel een hoog niveau bereikte. Alleen grensoverschrijdende leveranciers konden nog facturen in PDF-formaat indienen.

Deze verandering had ook invloed op de groei van B2B e-facturering, al verliep deze iets trager dan velen hadden verwacht. Een positieve ontwikkeling was echter de uitwisseling van ideeën over nieuwe technische mogelijkheden. In deze periode werden ook de Real-Time Economy (RTE) projecten in Estland gelanceerd. Estland biedt een uitstekende omgeving voor het testen en introduceren van innovatieve oplossingen, ondersteund door flexibele wetgeving en een sterke digitale overheid.

Bij het vergelijken van Estland met zijn buurlanden en Europa, zijn jullie meer innovatief of conservatief wat betreft e-facturering?

Mijn antwoord zou conservatieve vernieuwers zijn. In een sterke technologische omgeving, waar de overheid B2G e-facturen heeft geïntroduceerd, groeit B2B e-facturering langzaam maar gestaag via vrijwillige indieningen. Een goed voorbeeld is ons Bedrijvenregister, het centrale adresboek dat aangeeft welke bedrijven e-facturen kunnen ontvangen.

Zijn Estse bedrijven over het algemeen goed voorbereid op de adoptie van e-facturen, of is er nog ruimte voor verbetering? Welke sectoren zijn het meest geavanceerd en welke lopen achter?

De overgang naar e-facturering verloopt voor middelgrote en grote bedrijven meestal vlotter. Zij gebruiken vaak al boekhoudsoftware die e-facturen ondersteunt en hebben meer te winnen bij efficiëntere factureringsprocessen. E-facturen zorgen voor een snellere informatiestroom, maken de volledige factuurlevenscyclus traceerbaar en stellen bedrijven in staat betalingen en archivering met één klik te beheren.

Voor kleinere bedrijven of micro-ondernemingen die geen boekhoudsoftware gebruiken of e-facturatie nog niet hebben geïntegreerd, is aanpassing noodzakelijk. Het verzenden van PDF-facturen via e-mail blijft dan een optie, maar dit brengt risico’s met zich mee: e-mails kunnen verloren gaan, gegevens moeten handmatig worden ingevoerd, en fouten liggen op de loer.

Wat kunnen Estse ondernemers en accountants vandaag doen om zich meer bewust te worden van e-facturering en klaar te zijn voor de toekomst?

Ik heb hier drie aanbevelingen:

1. Begin met boekhoudsoftware:
   Als je nog geen software gebruikt, start dan met een boekhoudprogramma of een cloudgebaseerde facturatiedienst. Dit helpt je gegevens te organiseren en geeft een duidelijk overzicht van je facturen.

2. Gebruik de mogelijkheden van je huidige software:
   Heb je al een softwareoplossing? Neem contact op met de klantenservice en vraag hoe je e-facturen kunt versturen en ontvangen, zowel voor verkoop als aankoop.

3. Schakel experts in voor complexere behoeften:
   Heb je hogere volumes, grensoverschrijdende transacties of andere regelgeving? Zoek een betrouwbare e-factuuroperator die je kan ondersteunen bij deze uitdagingen.

In Estland heerst nog steeds de opvatting dat een e-factuur simpelweg het verzenden van een PDF per e-mail is. Hoe kunnen we deze opvatting doorbreken?

Ik wil niemand bang maken, maar op basis van onze ervaring zijn PDF's als e-mailbijlagen geassocieerd met drie belangrijke risico's:

1. Ze raken vaak zoek.

2. Bij het handmatig invoeren van gegevens uit PDF’s ontstaan fouten, wat beide partijen tijd en energie kost.

3. Frauduleuze e-mails komen vaak voor, ook bij facturen, en deze trend neemt toe.

Om deze risico’s te minimaliseren, is e-facturering de veiligere keuze. Een e-factuuroperator garandeert dat alle afzenders en ontvangers bekend zijn binnen het netwerk, de gegevens correct worden geverifieerd en de volledige factuurlevenscyclus traceerbaar is, inclusief eventuele negatieve gebeurtenissen.