Hoe werkt e-facturatie?
Omdat er zoveel verschillende standaarden en formaten bestaan, is het belangrijk om de details te begrijpen. Zo krijg je inzicht in hoe e-facturatie echt werkt en welke stappen jouw bedrijf moet zetten om een e-facturatieproces in te richten.
Voordat we ingaan op de details van e-facturatie, is het belangrijk eerst te begrijpen wat elektronische facturatie precies is.
E-facturatie (of “electronic invoicing”) is de elektronische uitwisseling van een factuurdocument tussen leverancier en klant. Wanneer dit gebeurt via een gestructureerd elektronisch formaat, kan de factuur automatisch verwerkt worden – zonder traditioneel papierwerk.
E-facturatie is vandaag de dag wereldwijd gangbare praktijk en groeit al meer dan 30 jaar gestaag. Je kunt in onze blog meer lezen over wat e-facturatie precies is.
Hoewel het concept overal hetzelfde is, verschillen de wettelijke vereisten van land tot land – van formaten tot procedures en lokale regels. Veel landen hebben hun eigen formaat en structuren ontwikkeld in lijn met hun btw-wetgeving. Steeds vaker leggen overheden verplichte processen op om hun btw-kloof te verkleinen en de naleving te verbeteren. Lees inonze blog hoe btw-compliance en e-facturatie samenhangen en wat precies met de btw-kloof bedoeld wordt.
Hoewel het concept wereldwijd grotendeels hetzelfde is, verschillen de wettelijke vereisten van land tot land. Van formaten tot procedures en lokale e-facturatieregels. Veel landen hebben hun eigen formaten en structuren vastgelegd in lijn met hun btw-regels. Steeds vaker worden verplichte processen ingevoerd om de ‘btw-kloof’ te verkleinen en de algemene fiscale naleving te verbeteren.Lees hier meer over hoe fiscale compliance en e-facturatie samenhangen en wat precies bedoeld wordt met de btw-kloof.
E-facturatiestandaarden
Verschillende landen en netwerken hebben hun eigen standaard:
Europese standaard
De Europese Commissie en EU-lidstaten hebben een Europese standaard ingevoerd voor B2G- (business-to-government) en G2G- (government-to-government) transacties. Dit is vastgelegd in Richtlijn 2014/55/EU.
De Europese standaard is een semantisch datamodel dat de noodzakelijke elementen opsomt die een e-factuur moet bevatten om legaal en fiscaal correct te zijn. Dit datamodel is technologieneutraal en kan gebruikt worden met twee XML-formaten: UBL en CII.Lees meer in detail hier.
Peppol-standaard
Pan-European Public Procurement Online (Peppol) is een internationaal netwerk waarmee bedrijven veilig documenten en data uitwisselen met andere geregistreerde gebruikers. Bedrijven sluiten zich aan via een toegangspunt en alle e-facturen worden binnen het Peppol-kader verwerkt. Wereldwijd bestaan er zo’n 200 gecertificeerde toegangspunten. Leer meer over Peppol in dit blogbericht.
EDIFACT-standaard
EDIFACT staat voor Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. Deze wereldwijde set van regels werd in 1986 door de Verenigde Naties opgesteld om elektronische gegevensuitwisseling via EDI tussen bedrijven mogelijk te maken.
EDIFACT wordt nog steeds veel gebruikt in Europa en definieert het type adres, formaat en infrastructuur die nodig zijn voor conforme e-facturatie.
Land-specifieke standaarden
Sommige landen hanteren hun eigen formaat. Zo gebruikt Italië FatturaPA, een XML-formaat. Bekijk in onze Global E-invoicing Guide welk formaat elk land gebruikt.
De drie bouwstenen van e-facturatie
Om e-facturatie te laten werken, zijn drie zaken cruciaal:
1. E-facturatieadressen
Elke partij moet een e-facturatieadres hebben. Dat kan verschillen per land of provider, bijvoorbeeld een e-mailadres of een identificatienummer.
2. Formaten
Formaten worden vaak door landen bepaald. Een veelgebruikt formaat in Europa is XML, vaak aangepast met land-specifieke velden zoals:
Btw-nummer: uniek per land
GLN (Global Location Number): wereldwijd uniek 13-cijferig numme
DUNS (Data Universal Numbering System): 9-cijferig nummer van Dun & Bradstreet
3. Infrastructuur
Er bestaan drie modellen om e-facturen uit te wisselen:
2-cornermodel: een eenvoudig peer-to-peer (P2P) model waarbij leverancier en klant elektronische documenten rechtstreeks uitwisselen via EDI- of XML-bestanden.
3-cornermodel: leverancier en klant gebruiken dezelfde derde partij om documenten uit te wisselen. Deze externe dienstverlener kan bijvoorbeeld een cloudoplossing of e-facturatiesoftware aanbieden.
4-cornermodel: leverancier en klant gebruiken elk een andere dienstverlener om hun elektronische documenten te verwerken. De twee providers werken samen om de overdracht af te ronden via een internationaal netwerk dat bedrijven en organisaties met elkaar verbindt.
Het traject van een e-factuur
Een e-factuur kan worden aangemaakt via een ERP-systeem, een e-facturatieprovider of een online formulier. Het gekozen proces hangt vaak af van het aantal facturen.
De factuur bevat dezelfde info als een papieren factuur, maar belastingdiensten of klanten kunnen extra gegevens eisen.
Vervolgens wordt de factuur geconverteerd naar het vereiste formaat van de ontvanger. Omdat dit per klant of belastingdienst kan verschillen, is het cruciaal een provider te kiezen die facturen naar elk gewenst formaat kan omzetten. Daarna wordt de factuur via het gewenste kanaal van de ontvanger bezorgd – rechtstreeks in hun ERP, via een overheidspoort of desnoods nog via print en post.
De juiste provider kiezen
Omdat er geen wereldwijd uniform e-facturatieformaat bestaat, is het verstandig te kiezen voor een provider die data automatisch kan omzetten en alle formaten ondersteunt. Een betrouwbare provider moet kunnen koppelen met internationale netwerken om fiscale naleving in verschillende landen met uiteenlopende standaarden te garanderen.
Diensten zoals factuursjablonen, digitale betaalknoppen en elektronische handtekeningen kunnen extra waarde toevoegen. Een provider die bovendien ook een inboundoplossing aanbiedt, zoals Banqup Group, kan de processen rond Accounts Payable (AP) en Accounts Receivable (AR) nog eenvoudiger maken.
Hoe onze oplossingen het verschil maken
De e-facturatiesoplossing van Banqup Group maakt het proces eenvoudig, ongeacht hoe groot of klein je bedrijf ook is.
Onze oplossing is flexibel en geautomatiseerd, converteert documenten en data naar elk formaat, en is fiscaal conform in meer dan 60 landen. Zo kan jouw bedrijf eenvoudig verbinden met internationale netwerken en profiteren van de voordelen van e-facturatie.
Ontdek onze e-facturatie oplossing en stel zelf jouw pakket samen met onze modulaire diensten.
