Wat als je nu nog een factuur ontvangt, die niet als e-factuur is verzonden?

Sinds 1 januari 2026 is het zover: de verplichting tot gestructureerde elektronische facturatie (e-invoicing) tussen btw-plichtige ondernemingen in België gaat in. Het doel is duidelijk: alle facturen via het beveiligde Peppol-netwerk.

Maar wat moet je doen als je in januari 2026 je mailbox opent en er zit toch nog een klassieke PDF-factuur in van een leverancier? Moet je die betalen? Mag je de btw aftrekken? En riskeer je een boete?

Stappenplan: Hoe ga je om met niet-elektronische facturen vanaf 2026?

Geen paniek. Hoewel de regels veranderen, blijft gezond verstand (en een goed proces) de basis. Hier is wat je moet doen als je een "niet-elektronische factuur" ontvangt.

Stap 1: De basiscontrole — Is de factuur btw-conform?

Ongeacht het formaat (XML, PDF of papier), de inhoudelijke regels veranderen niet. Voordat je ook maar iets doet, check je of de factuur wettelijk in orde is.

Kijk na of alle verplichte vermeldingen aanwezig zijn, waaronder:

• De correcte identiteit van de leverancier én van jou als afnemer.

• De juiste btw-nummers.

• Een geldige factuurdatum en een uniek volgnummer.

• Een duidelijke beschrijving van de geleverde prestaties of goederen.

• Het correcte btw-tarief en -bedrag.

Actie: Ontbreekt er essentiële info? Dan moet je de factuur weigeren (protesteren) of een creditnota vragen. Dit staat los van Peppol of e-invoicing; dit is basisboekhouding.

Stap 2: Controleer de herkomst (Authenticiteit)

Hier zit het grote verschil. Bij een elektronische factuur garandeert het netwerk wie de afzender is en dat de data niet gemanipuleerd is. Bij een e-mail met PDF heb je die garantie niet. Omdat de wetgever wil dat fraude onmogelijk wordt, moet jij bij een factuur dat geen e-invoice is, zelf de authenticiteit verifiëren.

• Klopt het maildomein van de afzender?

• Is het rekeningnummer gewijzigd ten opzichte van vorige keer?

• Past deze factuur binnen de context van jullie samenwerking?

Dit extra manuele werk is precies waarom de overheid, en wij bij Banqup, zo hameren op Peppol: het elimineert deze tijdrovende checks.

Stap 3: Mag ik de btw aftrekken?

Ja, maar met verantwoordelijkheid. Het ontvangen van een factuur buiten Peppol om, betekent niet automatisch dat je je recht op btw-aftrek verliest.

De fiscus aanvaardt de aftrek als:

• De factuur inhoudelijk geldig is.

• De onderliggende levering echt heeft plaatsgevonden.

• Je te goeder trouw handelt.

Let op: Bij een fiscale controle ligt de bewijslast bij jou. Je moet kunnen aantonen dat je de factuur hebt gecontroleerd en verwerkt volgens de regels.

Wat mag je absoluut niet doen, als je een factuur ontvangt die niet via Peppol is verstuurd?

Het is verleidelijk om streng te zijn, maar trap niet in deze valkuilen:

• De factuur negeren: "Geen Peppol/UBL, dus ik doe niets" is geen optie.

• Betaling weigeren zonder communicatie: Je mag een betaling niet zomaar inhouden zonder je leverancier te informeren over de reden (het foute formaat).

• Denken dat het niet jouw probleem is: De verplichting tot e-invoicing geldt voor zender én ontvanger. Ook jij moet in staat zijn e-facturen te ontvangen.

Wat verwacht de overheid van jou als je geen e-factuur ontvangt?

De overheid begrijpt dat 1 januari 2026 een grote overgang is. Er is sprake van een tolerantieperiode. Dit betekent: Je mag uitzonderingen verwerken, maar je mag ze niet structureel blijven normaliseren.

Het is geen vrijgeleide om niets te veranderen. Bij herhaaldelijke inbreuken zal de fiscus verwachten dat jij als klant je leverancier aanspreekt en stimuleert om te digitaliseren.

Best practice: Jouw actieplan in 3 fases

Hoe ga je hier nu slim mee om in Banqup of je boekhoudpakket?

1. Op korte termijn (De overgangsfase): Verwerk de niet-Peppol facturen gewoon. Betaal je leverancier, maar voer wel de extra controles uit (zie stap 2). In je administratie label je deze best als "uitzondering".

2. Op middellange termijn (Educatie):
   Blijft een leverancier PDF's sturen? Neem contact op.
   Stuur een vriendelijke maar duidelijke mail: "Beste leverancier, wij hebben uw factuur goed ontvangen en verwerkt. Echter, gezien de wetgeving van 2026, vragen wij om toekomstige facturen als gestructureerde digitale factuur te versturen."

3. Op lange termijn (Vanaf Q2 2026):
   Is de tolerantieperiode voorbij? Dan is het tijd om het proces te standaardiseren. Je kunt dan aankondigen dat niet-conforme facturen geweigerd zullen worden.

Conclusie: Banqup maakt het makkelijk

Met Banqup ben je klaar voor beide scenario's. Je ontvangt Peppol-facturen rechtstreeks en foutloos. Komt er toch nog een PDF binnen? Dan kan je die via Banqup eenvoudig digitaliseren (OCR) en verwerken. Zo blijft jouw administratie op één plek, netjes en conform de wetgeving.

Nog niet aangesloten op Peppol? Activeer je Banqup-account vandaag nog en wees klaar voor 2026.