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Las obligaciones de facturación electrónica avanzan a gran velocidad en todo el mundo, y cada vez más países anuncian nuevas obligaciones cada mes. Pero ¿por qué este impulso normativo en materia de facturación electrónica no ha llegado al Reino Unido?
Hablamos con Bern Direito, antiguo Country Lead de Banqup UK, cuya experiencia permite desentrañar las complejidades de la facturación electrónica (facturación electrónica) en el Reino Unido. Con más de 20 años de experiencia en tecnología, facturación y automatización, Bern nos ofrece una visión valiosa de la situación de la facturación electrónica en el Reino Unido y de los retos que pueden surgir si las empresas no adoptan un enfoque proactivo.
Bern, para empezar, ¿cuál es la normativa actual sobre facturación electrónica y presentación de informes en el Reino Unido?
En el Reino Unido solo existen dos normativas, lo que a primera vista facilita bastante el proceso para las empresas locales. En primer lugar, la facturación electrónica es obligatoria para cualquier empresa que facture al NHS (el servicio nacional de salud del Reino Unido). En segundo lugar, existe un programa impulsado por el gobierno llamado Making Tax Digital (MTD).
Facturación electrónica B2G al NHS
Actualmente, la facturación electrónica al NHS es el único proceso de facturación electrónica obligatorio en el Reino Unido. Cualquier empresa que suministre al NHS debe estar conectada a un Peppol Access Point y enviar su factura a través de la red Peppol.
Esta es la única normativa obligatoria de facturación electrónica. No obstante, los organismos públicos deben poder recibir y procesar facturas electrónicas, aunque no existe una obligación general de empresa a administración.
Making Tax Digital (MTD)
Making Tax Digital consiste en transformar los procesos fiscales del Reino Unido en procesos fiscales digitales. En 2019, el gobierno británico (HMRC) puso en marcha Making Tax Digital, aplicando un enfoque por fases para incorporar a distintos tipos de empresas. La primera fase incluía a las empresas registradas a efectos de IVA en el Reino Unido con una facturación anual de 85.000 £. Desde 2019, las empresas incluidas en esta categoría debían presentar sus declaraciones trimestrales y, después, sus informes fiscales finales, lo que significaba que asesorías y empresas debían informar cinco veces al año en lugar de una sola vez a final de año.
El programa debía incluir, a partir de 2023, a las empresas con una facturación anual de 10.000 £. Sin embargo, esto se ha retrasado ahora hasta 2026.
Aunque MTD no es facturación electrónica, el principio es similar: las empresas deben declarar sus impuestos mediante un proceso digital para que el gobierno tenga más visibilidad.
Entonces, si la facturación electrónica no se usa habitualmente, ¿cómo llevan a cabo las empresas británicas sus procesos de facturación?
El panorama de los procesos de facturación en el Reino Unido es complejo y depende del tamaño y la naturaleza de la empresa:
En las grandes empresas, el enfoque más habitual es gestionar la facturación internamente mediante plataformas de software, lo que técnicamente es facturación electrónica hasta cierto punto. Muchas de las empresas con las que hablo crean sus facturas en una plataforma y luego las envían por correo electrónico, por lo que no se trata de un enfoque totalmente electrónico. Para las facturas recibidas, se recurre a herramientas de automatización, en particular el OCR (reconocimiento óptico de caracteres).
Las medianas empresas a veces siguen el mismo enfoque, apoyándose en software de contabilidad.
En el caso de las pequeñas empresas, el panorama suele reducirse a dos enfoques. Algunas utilizan herramientas de software en la nube que gestionan su facturación y su actividad financiera dentro de estas plataformas. Otras, en cambio, utilizan herramientas muy sencillas como Microsoft Word o Excel. En este caso, las facturas se entregan a su asesor o gestor contable, que las introduce manualmente en su software de contabilidad para futuras declaraciones fiscales.
Así pues, vemos que todas las empresas son diferentes, pero, en general, no son muchas las que aplican un enfoque electrónico y digitalizado de principio a fin.
¿Son conscientes las grandes corporaciones de que ya utilizan alguna forma de facturación electrónica?
Resulta interesante que una proporción significativa de grandes corporaciones no considere sus procesos como facturación electrónica. Esto se debe a que, aunque las empresas crean una factura estructurada con el software adecuado, siguen descargándola en PDF y enviándola por correo electrónico.
Debido a la familiaridad y la excesiva dependencia de los PDF, muchas empresas, incluso las más grandes, pueden no comprender las particularidades de los distintos formatos de facturación electrónica. Muchas empresas dan por hecho que el software que han elegido gestionará automáticamente una amplia variedad de formatos, pero no es así.
Esta falta de conocimiento puede generar dificultades durante el procesamiento de las facturas, sobre todo cuando el receptor no puede leerla por no disponer del software adecuado. Esto afecta a los procesos internos de todas las partes implicadas y se traduce en más consultas de clientes, retrasos e incluso el rechazo de facturas.
¿Cree que las empresas y los proveedores de software del Reino Unido serán más conscientes de la facturación electrónica gracias a la normativa europea?
El aumento de las normativas europeas de facturación electrónica ha creado sin duda una sensación de urgencia en el Reino Unido. Sin embargo, es posible que el país vaya un poco más despacio debido a la falta de normativa local.
¿Quizá se esté preguntando por qué no tenemos ninguna normativa de facturación electrónica prevista, como sí la tienen nuestros vecinos europeos?
En primer lugar, está claro que el Brexit ha sido un factor determinante. El Reino Unido desea establecer sus propias normas y reglamentos, por lo que existe un retraso a la hora de alinearse con los estándares europeos.
En segundo lugar, creo que Making Tax Digital (MTD) también desempeña un papel importante. MTD ha sufrido numerosos retrasos, lo que ha dejado a las empresas británicas con incertidumbre sobre cuándo entrarán en vigor las próximas normas u obligaciones. Con más retrasos, es posible que las empresas y los proveedores de software del Reino Unido no se decidan a actuar hasta que las fechas de la normativa sean definitivas.
Por lo tanto, corresponde a los proveedores de software informar de forma proactiva a las empresas británicas sobre la normativa europea y lo que esto supone realmente para sus procesos empresariales. Por supuesto, si los proveedores empiezan a informar, también implica que deben contar con una solución ya implantada.
¿Cree que los proveedores de software modificarán sus sistemas para adaptarlos a las empresas del Reino Unido?
Todo depende. Si existe demanda por parte de las empresas, muchos proveedores de software tendrán que adaptarse. Sin embargo, los proveedores de software ya deberían estar anticipando que la facturación electrónica crecerá en el Reino Unido, por lo que tienen la oportunidad de ser proactivos.
Para ser proactivos, los proveedores de software tienen dos opciones principales:
En primer lugar, pueden desarrollar su propio software. Esto, por supuesto, requiere mucho tiempo, resulta costoso y exige un desarrollo constante, sobre todo porque la normativa mundial de facturación electrónica varía de un país a otro. Además, plantea un segundo reto: garantizar que sus clientes conozcan bien las nuevas funcionalidades y procesos.
La segunda opción, y probablemente la que seguirán muchos proveedores de software, es la vía de la colaboración con proveedores de soluciones especializados, como Banqup. Esta vía permite a las empresas de software evitar el extenso proceso de desarrollo y los costes asociados. Al integrarse con soluciones que ya cumplen la normativa internacional, contarán automáticamente con una solución probada y contrastada. Este enfoque resulta beneficioso para las empresas de software que buscan optimizar sus servicios sin causar una disrupción significativa en su base de usuarios existente.
Los proveedores de software deben tomar pronto una decisión: desarrollar su propia solución o colaborar con un socio.
¿Cuál cree que es la mejor vía para los proveedores de software?
En definitiva, un enfoque colaborativo es esencial para el éxito.
Los proveedores de software deberían plantearse formar alianzas para crear soluciones integrales que resuelvan las ineficiencias, los diversos formatos y mejoren la comunicación entre las empresas y sus clientes. Estas soluciones deben ser rentables, adaptables a futuros cambios y basarse en la comprensión del papel fundamental que desempeñan los asesores y contables en el panorama empresarial del Reino Unido, ya que son esenciales para la mayoría de las empresas británicas.
El desarrollo y la adopción de la facturación electrónica en el Reino Unido durante los próximos años será un recorrido interesante. Pero sin la formación adecuada y las soluciones disponibles, muchas empresas se dejarán llevar por el pánico y podrían tomar decisiones precipitadas. Por ello, sus proveedores deben mostrarles el camino correcto y demostrar que sus soluciones, o las soluciones de sus socios, pueden hacer el trabajo por ellas.