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Así que ha decidido dar el paso hacia la facturación electrónica y ahora es el momento de elegir un proveedor. Una decisión inteligente, y estamos aquí para ayudarle a elegir el proveedor de facturación electrónica adecuado para las necesidades de su empresa.
Trabajar con un proveedor de facturación electrónica aporta beneficios inmediatos: ahorro de tiempo y costes, reducción del error humano, cumplimiento fiscal y digitalización, por nombrar algunos. Pero, antes de seguir leyendo, si desea saber exactamente cómo funciona la facturación electrónica, eche un vistazo a nuestro blog.
Qué tener en cuenta al elegir un proveedor
Es importante entender que no todos los proveedores de facturación electrónica son iguales. Algunos son más avanzados en sus capacidades y ofrecen procesamiento, seguimiento y pago de facturas automatizados, mientras que otros pueden ofrecer funcionalidades de facturación más sencillas, o centrarse únicamente en una pequeña parte del proceso de la cadena de suministro. Eche un vistazo a las siguientes capacidades y áreas de enfoque para entender qué debe tener en cuenta.
Opciones de entrada y salida
Las capacidades de entrada y salida de un proveedor son importantes y pueden ser el principal motivo para elegir un proveedor u otro.
Entrada
En cuanto a la funcionalidad de entrada o el proceso de compra a pago (procure-to-pay), conviene entender el grado de avance de la oferta del proveedor. Por ejemplo, el nivel de automatización que ofrece su solución: ¿su tecnología incluye extracción de datos con IA, donde el servicio extrae la información automáticamente y comprueba su precisión? ¿O la empresa seguiría teniendo que revisar manualmente cada factura recibida? ¿Puede adaptarse a mis procesos empresariales?
Del mismo modo, ¿puede el proveedor interpretar cualquier formato de datos de entrada y traducirlo sin problemas para los sistemas existentes de la empresa, ahorrando tiempo y esfuerzo al equipo? Esta es una de las funcionalidades clave de la solución de facturación de Banqup Group.
Salida
Al considerar los elementos de salida o la automatización de los procesos de pedido a cobro (order-to-cash), ¿puede una empresa crear facturas electrónicas en cualquier formato y enviarlas por cualquier canal? ¿O existe alguna limitación para conectar más de un sistema ERP? Esto es especialmente importante para las grandes empresas que necesitan enviar facturas a empresas de varios países con normativas diferentes.
Es probable que los proveedores tengan distintos niveles de alcance global e interoperabilidad. Algunos pueden ofrecer soluciones de facturación electrónica que funcionan independientemente del país o el formato, mientras que otros pueden tener un alcance global más limitado.
Cumplimiento fiscal y normativa de facturación electrónica
El tema del cumplimiento fiscal es importante para cualquier empresa que busque un proveedor de facturación electrónica.
Cada vez más, organizaciones de todos los tamaños están digitalizando su facturación a medida que los países y las administraciones tributarias establecen legislaciones y procesos obligatorios. Dado que las administraciones hacen esto para mejorar la visibilidad del IVA, la eficiencia y para combatir el fraude, tiene sentido elegir un socio capaz de gestionar la complejidad global, ya que no hay dos países, formatos u obligaciones iguales.
Un proveedor de facturación electrónica debe contar con las capacidades adecuadas para conectarse tanto a plataformas fiscales locales como a redes internacionales seguras, como Peppol. La interoperabilidad es un argumento de venta clave para cualquier proveedor y desempeña un papel importante a la hora de garantizar que también pueda conectarse a redes locales e internacionales. La interoperabilidad es la capacidad de los distintos sistemas de facturación electrónica de intercambiar facturas de forma fluida y automática, independientemente del software o el sistema utilizado.
Banqup Group cumple la normativa en más de 60 países de todo el mundo y puede conectarse a interfaces internacionales como Peppol y EESPA. Para mantenerse al día con el cumplimiento fiscal, hemos elaborado una guía de cumplimiento fiscal en la que se detalla qué países cuentan actualmente, o contarán próximamente, con obligaciones de facturación electrónica.
Integración y servicios de valor añadido
Al seleccionar un proveedor de facturación electrónica, es práctico elegir uno que garantice una interrupción mínima de la configuración actual de su empresa. Esto significa optar por un proveedor que pueda integrarse con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y el software de contabilidad existentes. Especialmente sin necesidad de un trabajo informático importante.
Junto con la ventaja de una integración fluida, están los servicios de valor añadido que algunos proveedores ofrecen. Estos pueden incluir:
Enlaces de pago en las facturas: dirigen a los clientes a una sencilla página online para completar la transacción sin necesidad de infraestructura adicional.
Archivo digital seguro: acceso rápido y seguro a archivos antiguos sin ocupar espacio de almacenamiento físico. Esto puede ser fundamental para las leyes de archivo locales que pueden exigir el almacenamiento seguro de los documentos financieros durante un determinado número de años.
Firmas electrónicas: añadir una firma electrónica tiene la ventaja de garantizar la integridad y autenticidad de sus facturas, lo que (además de aportar mayor confianza) puede ser un requisito legal en muchos países.
Flujos de trabajo: la capacidad de definir reglas y procesos que facilitan enormemente la aprobación de las facturas entrantes.
¿Es un proveedor de confianza?
Por último, hay que tener en cuenta la experiencia demostrada a la hora de tomar la decisión. ¿Cuenta el proveedor ya con la confianza de un número significativo de empresas y dispone de una red global establecida?
Banqup Group gestiona la red líder en facturación electrónica, pagos electrónicos, identidad electrónica e informes electrónicos. Más de un millón de empresas en todo el mundo ya intercambian sus documentos a través de nuestras soluciones globales.
Dé el siguiente paso correcto en su recorrido hacia la facturación electrónica
Aunque hay mucha información que asimilar al elegir su proveedor de facturación electrónica, el proceso puede ser sencillo. Tome una decisión informada investigando en función del tamaño y las necesidades de su empresa.