El laberinto de la facturación electrónica: cómo afrontar los modelos de cumplimiento globales

El mercado global de la facturación electrónica (e-invoicing) está en constante cambio, impulsado por el objetivo universal de reducir la brecha nacional del IVA. A medida que los gobiernos exigen cada vez más la facturación digital, ha surgido una gama diversa y, a menudo, compleja de modelos. Para las empresas que operan a nivel internacional, mantenerse al día con estos requisitos variados en múltiples países supone un reto considerable.

La creciente complejidad del cumplimiento normativo

El panorama de la declaración de impuestos indirectos es cada vez más complejo, con una multitud de modelos y frecuencias de declaración. Las empresas deben lidiar con la validación, la declaración en tiempo real, diaria, mensual, bimensual, trimestral, anual y bajo demanda, con requisitos que a menudo difieren entre proveedores y compradores.

Una distinción clave radica entre la facturación electrónica y la declaración electrónica. En la declaración electrónica, no es la propia factura la que requiere la aprobación del gobierno, sino un informe o documento que contiene la información de la factura, a menudo comunicado en tiempo real.

El auge del Control Continuo de Transacciones (CTC) está transformando radicalmente la forma en que se realiza la declaración de impuestos. El cambio hacia la declaración en tiempo real subraya la importancia de la velocidad y la precisión. Además, el alcance se está ampliando para incluir diversos documentos, como pedidos, avisos de expedición y pagos. Este cambio se ve reforzado por la evolución de la conectividad —de las conexiones punto a punto y EDI a las redes— y la capacidad de conectar con todos los socios comerciales mediante una única conexión.

Ventajas de la automatización de la facturación electrónica

En medio de esta complejidad, la automatización de la facturación electrónica ofrece una serie de ventajas importantes. Entre las principales se encuentran:

• Estandarización de los datos: Esto garantiza una entrada y salida de datos coherente en los sistemas del cliente, lo que simplifica el proceso de llegar a los puntos finales deseados, especialmente al cumplir normas como la Norma Europea (norma de facturación electrónica EN 16931).

• Simplificación de la declaración: La información precisa está fácilmente disponible en el sistema ERP, lo que hace que la declaración sea más eficiente.

• Escalabilidad: Los procesos empresariales se simplifican gracias a la estandarización, lo que permite una mayor escalabilidad.

Un vistazo a los diversos modelos de facturación electrónica

Para comprender plenamente el nivel de complejidad al que se enfrentan las empresas internacionales en el panorama empresarial global, es importante reconocer la amplia gama de «variantes» que se utilizan en todo el mundo.

• Modelos de interoperabilidad (por ejemplo, Peppol y el modelo de 4 esquinas de GENA): Estos modelos facilitan el intercambio descentralizado de información entre socios comerciales a través de una red de proveedores de servicios certificados, sin declaración en tiempo real asociada a las autoridades. Muchas empresas adoptan estos modelos debido a obligaciones normativas y a las importantes ventajas empresariales que ofrecen, como una mayor automatización y eficiencia en los procesos documentales de la cadena de suministro. Ejemplos reales de obligaciones normativas incluyen la facturación electrónica de empresa a administración pública (B2G) en toda Europa, aplicable a contratistas y subcontratistas que proporcionan bienes y servicios a entidades públicas.

• Modelos de declaración en tiempo real (RTR): Estos modelos exigen que las empresas envíen datos transaccionales a la administración tributaria. Sin embargo, las autoridades, por lo general, no exigen ni se ocupan del intercambio electrónico de facturas entre socios comerciales. Esto suele dar lugar a un proceso adicional de dos pasos, engorroso, para los contribuyentes, que siguen siendo responsables de garantizar el intercambio de las facturas (por ejemplo, enviándolas a los clientes). Algunos ejemplos clave son Hungría (NAV) y España (SII y, a partir de enero de 2027, VERI*FACTU).

• Modelos de validación por Control Continuo de Transacciones (CTC): Estos modelos implican que la administración tributaria valide las facturas antes o después de que se envíen al cliente, a menudo a través de un sistema designado con un formato específico. Esto puede ocurrir con o sin que el cliente final comunique la recepción de la factura o su estado. Aunque esto crea un proceso de dos pasos, por lo general es menos engorroso que los modelos RTR, ya que implica procesar los mismos datos de la factura en lugar de añadir un paso de declaración adicional. Estas normativas se presentan de diferentes formas, incluidos enfoques centralizados y descentralizados.

  

  • Modelos de intercambio centralizado: En este enfoque de CTC, la administración tributaria valida y aprueba las facturas directamente a través de un sistema designado por el gobierno que también se utiliza para el intercambio de facturas entre las partes comerciales. Italia, con su SDI, y Polonia, con su KSeF, son ejemplos claros de ello. En estos modelos, la administración tributaria participa directamente en las transacciones comerciales, a menudo validando y aprobando las facturas antes de que se entreguen a los clientes finales. Si bien esto resulta eficaz para reducir la brecha del IVA, puede obligar a las empresas a crear un proceso adicional únicamente para el cumplimiento fiscal, lo que añade trabajo extra.

  

  • El modelo de Control e Intercambio Descentralizado de Transacciones Continuas (DCTCE) (también conocido como modelo de 5 esquinas): Esta solución en evolución cuenta con el respaldo de actores globales de la facturación electrónica como Peppol y GENA. Su objetivo es alinear los intereses comerciales de las empresas (automatización y eficiencia) con los intereses fiscales de los gobiernos (cumplimiento normativo y prevención del fraude) combinando la eficiencia empresarial de un intercambio descentralizado con los requisitos de datos en tiempo real de la administración tributaria. En este modelo, tanto proveedores como compradores eligen su propio proveedor de servicios certificado (por ejemplo, un Peppol Access Point, como Banqup Group). Los documentos se envían electrónicamente en formatos estructurados entre estos proveedores, automatizando así todo el proceso documental de la cadena de suministro. La administración tributaria se conecta al proveedor de servicios para extraer la información de IVA pertinente en tiempo real o casi real, sin necesidad de gestionar una plataforma central ni bloquear el flujo de facturas.

  

Un vistazo más de cerca a la solución en evolución: el modelo DCTCE

El modelo de Control e Intercambio Descentralizado de Transacciones Continuas comenzó a surgir porque muchos de los modelos de cumplimiento normativo tradicionales, aunque exitosos para las administraciones tributarias, no lograban cumplir la promesa más importante para el sector privado: la automatización empresarial completa. Creado y respaldado por actores globales de la facturación electrónica, como se ha mencionado anteriormente, este modelo combina la eficiencia empresarial del intercambio descentralizado con las necesidades de datos en tiempo real de la administración tributaria.

El modelo DCTCE transforma la carga del cumplimiento normativo en un proceso automatizado de la cadena de suministro:

1. La empresa elige a su proveedor: El proveedor y el comprador eligen cada uno su propio proveedor de servicios certificado (a menudo un Peppol Access Point). Estos proveedores existen dentro de una red descentralizada y están certificados por la administración tributaria.

2. Automatización e intercambio: Los documentos se envían electrónicamente mediante formatos estructurados (como Peppol BIS) entre los proveedores de servicios de los socios comerciales. Las empresas utilizan su proveedor elegido para automatizar todo el proceso documental de su cadena de suministro (no solo la factura).

3. La administración tributaria extrae los datos: La administración tributaria no gestiona una plataforma central ni bloquea el flujo de facturas. En su lugar, se sitúa «por encima» con una conexión al proveedor de servicios (la 5.ª esquina) para extraer la información de IVA pertinente en tiempo real o casi en tiempo real.

Las ventajas del DCTCE para todos los actores implicados

El modelo DCTCE se considera el «modelo soñado» porque, por fin, alinea el interés comercial de las empresas (automatización y eficiencia) con el interés fiscal de los gobiernos (cumplimiento normativo y prevención del fraude).

Conclusión: un cambio global está en marcha

El panorama de la facturación electrónica se encuentra en una fase “tornado” de adopción masiva y transformación. Aunque existen modelos centralizados de éxito, la tendencia, especialmente en Europa con la iniciativa ViDA, avanza hacia modelos descentralizados más flexibles y favorables para las empresas. Los creadores del modelo Descentralizado CTC y de Intercambio (5 esquinas) confían en que muchos países que aún no han establecido obligaciones optarán por este enfoque simplificado y eficiente. Una mayor adopción de un modelo unificado conducirá sin duda a un proceso global más sencillo y positivo para todos los implicados.

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