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Descubra cómo el estándar ZUGFeRD moderniza los procesos de facturación. ¡Una solución sencilla y eficiente para una digitalización creciente!
A medida que avanza la digitalización, la factura ZUGFeRD (también conocida como Factur-X) se está convirtiendo en un estándar cada vez más importante. En una entrada de blog anterior, ya destacamos con cierto detalle las ventajas de XRechnung para las empresas. Hoy queremos centrarnos en las ventajas exclusivas de ZUGFeRD y en cómo este estándar puede cambiar los procesos empresariales.
¿Qué es ZUGFeRD?
El Foro para la Facturación Electrónica de Alemania (Forum elektronische Rechnung Deutschland, o FeRD para abreviar) desarrolló el formato ZUGFeRD con el apoyo del Ministerio Federal de Economía y Energía de Alemania. ZUGFeRD significa "Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland" (que se traduce como «Guía de usuario central del Foro de la Factura Electrónica de Alemania») y combina documentos PDF con archivos XML integrados. Esto permite una lectura y un procesamiento estandarizados de los datos de la factura y, a medio o largo plazo, pretende sustituir al OCR (reconocimiento óptico de caracteres) utilizado actualmente.
A partir de la versión 2.1, ZUGFeRD es totalmente compatible y técnicamente idéntico al estándar francés correspondiente para facturas electrónicas híbridas, conocido comúnmente como Factur-X en Francia.
ZUGFeRD en comparación con XRechnung
Ambos estándares se basan en la norma EN 16931. Mientras que XRechnung es un formato basado exclusivamente en XML (es decir, solo datos estructurados y, por tanto, difícil de leer para las personas), ZUGFeRD combina PDF y XML. Esto permite una fácil integración en los sistemas existentes y ofrece flexibilidad para los diferentes requisitos de las empresas. ZUGFeRD se desarrolló específicamente para el sector empresarial y, con el perfil ZUGFeRD 2.1.1, también tiene en cuenta los requisitos de la administración y los requisitos oficiales para la facturación electrónica en Alemania.
Ámbitos de aplicación y estructura de ZUGFeRD
ZUGFeRD puede utilizarse en varios tipos de transacciones, como empresa a empresa (B2B), empresa a administración pública (B2G) y empresa a consumidor (B2C). En este formato híbrido, cada factura consta tanto de una imagen de la factura (visualización en PDF) como de datos de factura estructurados (archivo XML), que se integran en un archivo PDF/A-3. Esto facilita el procesamiento electrónico de la factura, permite un procesamiento posterior estandarizado de los datos y, al mismo tiempo, conserva la legibilidad para las personas.
Aunque tanto el PDF como el XML deben cumplir los requisitos del artículo 14, apartado 4, de la Ley alemana del Impuesto sobre el Valor Añadido (Umsatzsteuergesetz UStG) para representar varias versiones de la misma factura con el mismo contenido, no existe garantía de que el PDF y el XML tengan siempre el mismo contenido. Por ello, se recomienda a las partes implicadas (emisor y destinatario) que introduzcan sus propios mecanismos de verificación para garantizar que el contenido de ambas facturas sea idéntico.
Perfiles ZUGFeRD: flexibilidad para diferentes requisitos
Los estándares ZUGFeRD ofrecen varios perfiles adaptados a los requisitos individuales y las capacidades técnicas de las empresas. Los perfiles definen qué datos se incorporan a la factura y con qué nivel de detalle de forma estructurada para permitir el procesamiento automatizado.
MINIMUM: Contiene únicamente la información más importante, como encabezados y pies de página.
BASIC WL: Contiene datos adicionales útiles de encabezado y pie de página para facilitar el procesamiento.
BASIC: Contiene datos básicos a nivel de línea de factura.
EN 16931: Se basa en la norma europea EN 16931 y contiene todos los datos relevantes de la factura.
EXTENDED: Amplía EN 16931 con datos adicionales para requisitos adicionales.
Estos perfiles permiten a empresas de todos los tamaños elegir un formato adecuado para sus facturas, en función del grado de automatización y de los requisitos de información de los destinatarios.
Entender CII: el estándar XML que impulsa ZUGFeRD
Al hablar de los datos estructurados de las facturas ZUGFeRD, es importante comprender los estándares XML que sustentan los formatos de facturación electrónica. En Europa se utilizan principalmente dos sintaxis XML para las facturas electrónicas:
CII (Cross Industry Invoice): una sintaxis desarrollada por UN/CEFACT, diseñada para escenarios complejos de facturación B2B y B2G.
UBL (Universal Business Language): un formato XML más sencillo y ligero, creado por OASIS, a menudo preferido por su amplia compatibilidad internacional y su facilidad de uso.
ZUGFeRD admite exclusivamente CII como sintaxis XML subyacente. Esto garantiza la compatibilidad con los requisitos de la norma EN 16931 y permite que ZUGFeRD ofrezca una estructuración de datos sólida para necesidades de facturación más complejas.
En cambio, otros estándares como XRechnung admiten tanto CII como UBL, lo que ofrece flexibilidad a los usuarios con necesidades diversas. Para quienes utilizan Peppol BIS Billing 3.0, las facturas suelen estructurarse en UBL, en consonancia con el enfoque de Peppol en la interoperabilidad internacional. La elección de la sintaxis puede influir en la facilidad de integración, la complejidad y la compatibilidad, según el formato de facturación utilizado.
PDF y/o XML: ¿cuál es vinculante?
¿Ha notado alguna discrepancia entre la visualización y el conjunto de datos incorporado? Dado que la administración tributaria no ha especificado cuál de los dos componentes es relevante hasta la próxima introducción de la obligación de facturación electrónica, la pregunta clave es: ¿qué componente es jurídicamente vinculante en su caso?
Según la evaluación fiscal de ZUGFeRD, que la imagen de la factura (es decir, el archivo PDF) o los datos estructurados de la factura (es decir, el archivo XML) sean vinculantes para una factura ZUGFeRD depende del procedimiento de recepción de facturas del destinatario: en función de si el contribuyente elige el procedimiento de control interno basado en la imagen de la factura, en los datos de la factura o en ambos (el denominado procedimiento mixto), se considera vinculante el componente correspondiente. Puede encontrar más información aquí.
Sin embargo, según una carta del Ministerio Federal de Finanzas (BMF) con fecha del 2 de octubre de 2023 (III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007), con la inminente introducción de la obligación de facturación electrónica, que se adoptó como parte de la Ley de Oportunidades de Crecimiento el 22 de marzo de 2024, la parte estructurada de un formato híbrido tendrá prioridad en el futuro, en contra de lo dispuesto actualmente en el artículo 14.4, apartado 3, frase 4, UStAE (versión actual del Reglamento de Aplicación del IVA). ¡Creemos que se trata de una aclaración importante! En caso de discrepancias, los datos de la parte estructurada (XML) tendrán entonces prioridad sobre los datos del archivo de imagen (PDF). Aunque esto cambia la relación entre las distintas partes de la factura ZUGFeRD, no modifica la admisibilidad fundamental de un formato híbrido.
Ventajas de ZUGFeRD
Muchas de las ventajas que destacamos en nuestro anterior artículo del blog sobre XRechnung también se aplican a la factura ZUGFeRD. Veamos las principales ventajas que ofrece el uso de este formato híbrido a las empresas modernas:
Estandarización y automatización: ZUGFeRD es un estándar internacional e independiente del sector que permite la lectura automatizada y estandarizada de datos como el importe y el número de factura, lo que elimina la intervención manual y reduce los errores.
Versatilidad: el formato no solo admite facturas B2B, sino que también puede adaptarse a las necesidades de las empresas mediante distintos perfiles, como «Basic» y «Comfort». Con el perfil «Extended» también es posible ampliar el formato ZUGFeRD para sectores y grupos de interés específicos.
Aplicabilidad internacional: basado en las normas CEN y en la Directiva 2014/55/UE, ZUGFeRD puede utilizarse en toda la UE y a nivel internacional.
Sin necesidad de acuerdo de formato: la factura puede enviarse sin necesidad de un acuerdo previo entre las partes sobre el formato. ¡Un aspecto muy importante!
Seguridad de revisión: las facturas ZUGFeRD son consultables y cumplen todos los requisitos legales de seguridad de revisión.
Eficiencia: los procesos de pago automatizados y la contabilización simplificada de los datos de la factura optimizan los procesos empresariales entre las empresas y las asesorías fiscales.
Uso flexible: Hoy en día, tanto el componente PDF como el XML pueden considerarse documentos de factura vinculantes en función del proceso de verificación. Además, no se requiere ningún protocolo técnico para la transmisión y las facturas pueden intercambiarse simplemente por vía electrónica (por ejemplo, por correo electrónico).
Conclusión
ZUGFeRD ofrece una serie de ventajas que permiten a las empresas optimizar sus procesos de facturación y adaptarse eficazmente a las exigencias de la digitalización. Al combinar PDF y XML, ZUGFeRD ofrece una flexibilidad adicional, lo que supone una ventaja tanto para las empresas nacionales como internacionales. Se trata de una ventaja que no debe subestimarse, especialmente para aquellas empresas que intercambian facturas con grandes corporaciones, pymes, administraciones públicas e incluso, quizás, con consumidores finales.
No obstante, es importante destacar que la decisión entre XRechnung y ZUGFeRD depende de los requisitos específicos y el contexto operativo de cada empresa. Al comprender las características, diferencias y ventajas de estas normas, las empresas pueden optimizar sus procesos de facturación en consecuencia. Independientemente de la norma utilizada, las ventajas generales de la facturación electrónica ponen de manifiesto el potencial de una mayor eficiencia, ahorro de costes y responsabilidad medioambiental en el panorama digital actual.