Quelle est la différence entre un PDF et une facture électronique ?
Depuis l’entrée en vigueur de l’obligation générale de e-invoicing le 1er janvier 2026, beaucoup d’entrepreneurs se posent des questions autour de leur petit-déjeuner. Vous envoyiez vos factures depuis des années par e-mail au format PDF. Ça n’était donc pas “électronique” ?
La réponse est malheureusement non. Du moins, pas selon la définition utilisée par l’administration fiscale et le réseau Peppol. Maintenant que la législation est en vigueur, il est crucial de comprendre la différence entre une “facture numérique” (PDF) et une «facture électronique structurée" (XML).
Dans ce blog, nous expliquons pourquoi le PDF a perdu son statut officiel dans les transactions B2B et comment gérer ces fichiers incompréhensibles qui arrivent désormais dans votre comptabilité.
La différence fondamentale : image vs données
Le cœur de la confusion réside dans la définition.
Un PDF n’est rien d’autre qu’une photo numérique d’une feuille de papier. Les humains peuvent la lire, mais pas les ordinateurs. Un logiciel comptable voit une image, pas des chiffres.
Une e-invoice (XML/UBL) est un fichier rempli de langage informatique structuré (code). Il contient des balises comme <InvoiceLine> et <TaxTotal>. Cela est illisible pour vous, mais votre logiciel et celui de votre client peuvent lire et traiter automatiquement ce fichier sans erreurs de saisie.
Puis-je encore facturer par e-mail ?
Pour les transactions concernées par la nouvelle obligation B2B : non. L’envoi de PDF par e-mail (même avec un QR code) n’est plus suffisant. L’e-mail est non structuré et non sécurisé. La législation exige désormais que les données soient envoyées structurées (XML) via un réseau sécurisé comme Peppol.
En Belgique, le législateur adopte toutefois une approche à double voie :
La norme (Peppol) : le gouvernement promeut le réseau Peppol comme standard. C’est sécurisé, automatique et compatible avec la plupart des logiciels.
Accord mutuel : la loi laisse place à des alternatives. Si les deux parties (fournisseur et client) sont d’accord, l’échange peut se faire autrement. Théoriquement, vous pourriez donc envoyer un fichier structuré (XML) par e-mail, à condition de respecter les normes sémantiques européennes.
En résumé, l’envoi d’un PDF par e-mail n’est plus valable en tant que facture principale. L’envoi d’un UBL «intelligent» est légalement autorisé, à condition que votre client y consente et qu’il soit conforme à la norme EN16931. Dans la pratique, Peppol s’avère toutefois être la solution la plus simple pour la majorité des entreprises.
Les nouvelles règles pour votre archivage
Maintenant que vous recevez des fichiers XML au lieu de PDF, la question se pose : “Que dois-je conserver ?”
Le XML est l’original
Auparavant, la facture papier ou le PDF faisait office de preuve. Désormais, le fichier XML est la seule source juridiquement valide pour l’administration fiscale.
Puis-je encore imprimer mes factures ?
Vous pouvez imprimer une facture électronique ou la convertir en PDF lisible pour un usage interne (ou pour la montrer à votre manager). Mais attention : cette version imprimée n’a pas de valeur légale. L’administration ne se base que sur le XML numérique.
Combien de temps dois-je conserver les e-invoices ?
Les règles de conservation restent les mêmes, qu’elles soient papier ou numériques :
Factures B2B: 10 ans.
Factures B2G (gouvernement): 7 ans. Vous devez garantir que les fichiers restent authentiques, intègres et lisibles pendant toute cette période.
Les principaux avantages de l’e-invoicing vs la facturation traditionnelle
Cela peut sembler fastidieux, mais une fois que tout le monde est passé au format obligatoire, les avantages deviennent évidents :
Encaissement plus rapide : la facturation électronique réduit le “Days Sales Outstanding” (DSO), en d’autres mots le délai de recouvrement. La facture étant directement intégrée dans le logiciel du client, elle est approuvée et payée plus rapidement.
Moins d’erreurs : pas de saisie manuelle = moins d’erreurs sur les numéros de compte ou les montants.
Moins d’administration : l’envoi, la réception et l’intégration sont en grande partie automatisés.
Pro-tip : attention aux notes de crédit
Avec l’automatisation, les termes doivent être exacts. Une erreur fréquente est l’utilisation de “factures négatives”. Dans le réseau Peppol (et selon la législation belge), une “facture négative” n’existe pas vraiment. Pour corriger une facture, vous devez créer une note de crédit (UBL CreditNote), qui référence la facture originale. Une facture classique avec un montant négatif est souvent rejetée par le système.
Banqup rend le code lisible
Vous n’avez pas besoin d’être programmeur pour gérer les fichiers XML. Un outil comme Banqup agit comme un traducteur :
Vous créez la facture comme d’habitude (visuellement)
Banqup la convertit automatiquement en code XML obligatoire
Nous l’envoyons via Peppol à votre client
Votre client reçoit les données directement dans sa comptabilité et un PDF lisible en pièce jointe pour l’œil humain.
Ainsi, vous respectez la législation belge sur la e-facturation sans toucher au code vous-même.
