België: de verplichte e-facturatie uitgelegd door Stefanie Dreher van KPMG

Tijdens ons recente webinar heeft onze gastspreker, Stefanie Dreher van KPMG, een diepgaande toelichting gegeven op de Belgische verplichting tot e-facturatie en de stappen die bedrijven moeten ondernemen ter voorbereiding. Hieronder vindt u enkele belangrijke punten die tijdens het webinar aan bod kwamen.

Terwijl België zich voorbereidt op de verplichting tot e-facturatie, die ingaat op 1 januari 2026, maken bedrijven zich klaar voor een belangrijke verandering. Deze regeling staat los van de EU-brede ViDA (BTW in het digitale tijdperk, maar vloeit voort uit dezelfde uitdagingen en heeft als doel de btw-rapportage te moderniseren en fraude in heel Europa te verminderen. Het is daarom nuttig om kort naar ViDA te kijken voor context

1. Waarom ViDA? 

Het primaire doel van ViDA is het verbeteren van de efficiëntie van de btw en het minimaliseren van btw-fraude. Door de transparantie te vergroten, te zorgen voor nauwkeurigere rapportage en de digitale uitwisseling van btw-gerelateerde informatie tussen bedrijven en belastingautoriteiten te bevorderen, streeft het systeem ernaar aanzienlijk bij te dragen aan het verkleinen van de btw-kloof, die de EU elk jaar miljarden euro’s aan gemiste inkomsten kost. Dit zal concreet worden bereikt door:

• Het implementeren van real-time of bijna real-time digitale btw-rapportage (bekend als DRR) om transacties effectiever te monitoren.

• Het verplicht stellen van e-facturatie als gestandaardiseerde methode voor transacties die in de DRR moeten worden gerapporteerd, zoals intracommunautaire leveringen en omgekeerde heffingstransacties.

Hoewel ViDA nog niet volledig is aangenomen en de definitieve tijdschema’s nog moeten worden bevestigd, vormt de deadline van 2026 voor binnenlandse e-facturatie in België slechts het begin, waarbij wordt verwacht dat meer landen zullen volgen onder invloed van dit initiatief.

2. E-facturatie wordt steeds meer de standaard

België bereidt zich voor op verplichte e-facturatie voor B2B-transacties tegen 1 januari 2026. In tegenstelling tot B2C-transacties, die zijn vrijgesteld van deze verplichting, moeten B2B-facturen aan strikte richtlijnen voldoen.

Hoewel de verplichting nog moet worden goedgekeurd door de EU-Raad, wat naar verwachting in de toekomst zal gebeuren, voorzien experts geen vertragingen.

De belangrijkste verandering betreft de overstap naar gestructureerde, elektronische facturen die automatisch en digitaal verwerkt kunnen worden. Dit betekent dat traditionele formaten, zoals papier en PDF, niet langer worden geaccepteerd voor B2B-facturatie binnen de reikwijdte van de nieuwe regelgeving.

Het verzenden en ontvangen van een e-factuur is echter slechts de eerste stap. Bedrijven hebben boekhoudsoftware of geschikte tools nodig om deze automatisch te verwerken. Alleen het bezit van een e-factuur garandeert nog geen integratie in uw boekhoudsysteem; de juiste technologie is vereist om de gegevens effectief te verwerken.

3. België & het Peppol-netwerk

België heeft gekozen voor een tweesporenaanpak om bedrijven te laten voldoen aan de e-facturatieverplichting, met het Peppol-netwerk als voorkeurskanaal. Peppol (Pan-Europese Openbare Aanbestedingen Online) is een internationale standaard die een veilige en efficiënte uitwisseling van elektronische documenten mogelijk maakt.

Het gebruik van Peppol garandeert dat facturen in een gestructureerd en gestandaardiseerd formaat worden verzonden, waardoor een naadloze verwerking binnen uiteenlopende systemen mogelijk wordt. Voor Belgische bedrijven vormt aansluiting op Peppol een essentiële stap richting naleving van de e-facturatieverplichting. Dit kan zowel via een rechtstreekse koppeling met hun ERP-systemen als via gespecialiseerde derde partijen, zoals Banqup Group, die veilige en efficiënte toegang tot het Peppol-netwerk bieden.

Deelname aan het Peppol-netwerk is inderdaad niet verplicht. Binnen de door de Belgische autoriteiten gekozen duale aanpak kunnen bedrijven een alternatief pad volgen, mits zij duidelijke afspraken maken met hun handelspartners over de gekozen methode van e-facturatie. In dat geval dragen zij zelf de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat hun facturen voldoen aan de Europese standaard (EN 16931). Toch is het belangrijk te benadrukken dat, ook wanneer bedrijven voor een andere oplossing kiezen, zij voorbereid moeten zijn op Peppol. Dit netwerk blijft immers het voorkeurskanaal en zal in de praktijk de meeste interoperabiliteit en efficiëntie bieden.

Door gebruik te maken van Peppol kunnen bedrijven niet alleen voldoen aan de Belgische verplichtingen, maar ook aan bredere internationale e-facturatievereisten. Dit maakt Peppol tot een sleutelelement binnen de digitale btw-transformatie: het biedt een betrouwbaar, gestandaardiseerd en veilig kanaal voor factuuruitwisseling dat de interoperabiliteit tussen bedrijven, sectoren en landen vergroot. Zo helpt Peppol bedrijven niet alleen bij naleving, maar ook bij het stroomlijnen van hun processen en het versterken van hun positie in een steeds digitaler economisch landschap.

4. Drie essentiële criteria voor Belgische e-facturering

Om te bepalen of uw facturen onder de Belgische e-facturering verplichting vallen, is het belangrijk om drie kernfactoren te evalueren: leverancier, klant en transactie. Alleen wanneer aan alle drie de voorwaarden wordt voldaan, vallen de facturen onder de nieuwe regelgeving:

• Leverancier:

  Als leverancier moet uw bedrijf, gevestigd in België en met een Belgisch btw-nummer, voldoen aan de e-facturering verplichting. Dit geldt ook wanneer u deel uitmaakt van een btw-groep of een buitenlandse entiteit bent met een vaste inrichting in België en een Belgisch btw-nummer.

• Klant:

  De verplichting geldt wanneer uw klant een Belgische btw-geregistreerde entiteit is en verplicht is zijn btw-nummer te verstrekken. De klant hoeft niet per se in België gevestigd te zijn.

• Transactie:

  De verplichting is van toepassing op binnenlandse transacties binnen België, inclusief de levering van goederen en diensten die volledig binnen het land plaatsvinden en de landsgrenzen niet overschrijden.

Deze drie pijlers helpen bedrijven bepalen of hun facturen onder de nieuwe regelgeving vallen en zorgen ervoor dat ze voldoen aan de e-facturering verplichting. Zodra uw facturen binnen de scope vallen, spelen het factuurvolume of de jaaromzet van uw bedrijf geen rol meer.

De gevolgen van niet-naleving

Het niet volgen van de nieuwe Belgische e-facturering regels kan aanzienlijke gevolgen hebben voor uw bedrijf. Deze omvatten:

• Boetes: Er kunnen financiële boetes worden opgelegd voor het uitgeven van niet-conforme facturen.

• BTW-teruggave problemen: Klanten kunnen moeite hebben met het terugvorderen van de BTW als ze geen correcte e-facturen ontvangen.

• Betaling vertragingen of niet-betaling: Facturen die niet voldoen aan de nieuwe eisen kunnen ertoe leiden dat klanten weigeren te betalen, wat van invloed is op de cashflow van uw bedrijf.

6. Allereerst: voer een afbakeningsoefening uit

Onze gastspreker, Stefanie Dreher van KPMG, benadrukte het belang van het uitvoeren van een afbakeningsonderzoek voor zowel de inkoop- als verkoopkant van uw bedrijf, wat zou moeten omvatten:

• Controleren van uw Belgische btw-registratiestatus als leverancier

• Controleren van de btw-registratiestatus van uw klanten en leveranciers in België

• Controleren van de aard en plaats van levering van uw verkoop- en inkoopgoederen en -diensten

Zoals hierboven aangegeven, moeten alle drie de voorwaarden worden vervuld om te bevestigen dat een factuur onder de e-facturering verplichting valt.

7. Aan de slag: belangrijke stappen om u voor te bereiden op e-facturatie

Om u voor te bereiden op de Belgische e-facturatie verplichting, moeten bedrijven een aantal cruciale stappen ondernemen:

• Informatieverzameling:
  Begin met het begrijpen van de laatste ontwikkelingen rond e-facturering in België en andere EU-landen, vooral als jouw bedrijf grensoverschrijdend actief is. Voer een impactanalyse uit om te beoordelen hoe deze regelgeving jouw bedrijfsprocessen beïnvloedt.

• Bestuur en interne afstemming:
  Bepaal welke interne belanghebbenden en besluitvormers betrokken moeten zijn. Zorg voor de nodige middelen en het budget om de implementatie soepel te laten verlopen.

• ERP/IT-strategie:
  Bepaal hoe e-facturering in de bestaande systemen wordt geïntegreerd. Kies je voor een directe verbinding met Peppol via je ERP-systeem, of maak je gebruik van een derde partij zoals Banqup Group om de koppeling en verwerking te faciliteren?

Door deze stappen te doorlopen, leg je een sterke basis voor naleving en verzeker je een soepele overgang naar e-facturering, waarbij je zowel efficiëntie als conformiteit maximaliseert.

Wil je meer weten?

Download onze e-gids met de 10 meest gestelde vragen over de Belgische e-facturatie verplichting.

Heb je vragen of heb je ondersteuning nodig bij de voorbereiding op deze verplichting? Neem gerust contact met ons op. Ons team staat klaar om je te begeleiden bij de overgang en ervoor te zorgen dat jouw bedrijf volledig voldoet aan de nieuwe regels en klaar is voor de toekomst.