Rapportage en elektronische verwerking van factuurgegevens in Hongarije
Samenvatting
De ViDA-richtlijn introduceert een uniform, XML-gebaseerd e-facturatiesysteem in heel Europa, dat de btw-processen ingrijpend zal veranderen.
Hongarije heeft op basis van zijn ervaring met RTIR een eigen, EU-compatibele aanpak ontwikkeld.
E-facturatie wordt verplicht voor B2B, en factureringsprogramma’s moeten voldoen aan strengere eisen voor datakwaliteit en accreditatie. Nieuwe elementen zijn onder andere de rapportage van klantgegevens en statusupdates.
B2C-facturatie is niet verplicht, maar bedrijven moeten e-facturatie kunnen verwerken wanneer klanten hierom vragen.
Het platform wordt in 2028 gelanceerd en is uiterlijk in 2030 verplicht voor alle bedrijven.
Hoe werd Hongarije een koploper in e-facturatie?
De wettelijke basis voor e-facturatie in Hongarije werd gelegd op 1 mei 2004, de dag van de toetreding van het land tot de Europese Unie, via een regeling van het Ministerie van Financiën. Deze regeling specificeerde de vereisten voor elektronische facturen die door bedrijven worden uitgegeven en vormde een belangrijke doorbraak in de overgang naar digitale bedrijfsactiviteiten.
Sindsdien wordt het gebied gereguleerd door de btw-wet (Áfa tv.) en de bijbehorende voorschriften. Deze wetgeving waarborgt dat de authenticiteit van de factuur, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid vanaf de uitgiftedatum tot het einde van de bewaartermijn behouden blijven.
De geavanceerde staat van e-facturatie in Hongarije is echter vooral te danken aan beleidsdoelen. De wens om de btw-kloof te verkleinen, de fiscale moraal te verbeteren en de economie te verschuiven naar elektronische administratie heeft de invoering van verplichte realtime-gegevensrapportage sterk gestimuleerd.
Bij de oprichting van RTIR (NAV Online Factuurplatform) was het primaire doel van de Hongaarse belastingdienst het verkleinen van de btw-kloof, wat met succes is bereikt. Op het moment van de lancering was de btw-kloof dubbelcijferig; tegenwoordig bedraagt deze ongeveer 1%. De btw-kloof verwijst naar het verschil tussen de theoretisch te innen btw en de daadwerkelijk geïnde btw.
Voorafgaand aan RTIR werd op het gebied van B2G (Business-to-Government) transacties een belangrijke stap gezet door een wijziging van wet CXLIII van 2015 inzake overheidsopdrachten (“Kbt.”), die op 18 april 2019 van kracht werd. Deze wijziging verplichtte aanbestedende diensten om elektronische facturen te accepteren en te verwerken volgens de Europese norm EN 16931-1:2017 en de bijbehorende syntaxislijst gepubliceerd in het Publicatieblad van de EU.
In de praktijk betekende dit dat een bedrijf dat deelnam aan een procedure voor overheidsopdrachten de optie had om elektronische facturen te gebruiken. De aanbestedende dienst moest ervoor zorgen dat deze facturen correct werden ontvangen en verwerkt, zelfs als er geen expliciete toestemming voor e-facturatie was gegeven. Hiermee gaf de wetswijziging belastingplichtigen een keuzevrijheid, terwijl de verplichting op de staat lag.
De verplichting tot realtime gegevensrapportage (RTIR) werd vanaf 2018 geleidelijk ingevoerd. Aanvankelijk gold dit alleen voor binnenlandse facturen met een hoger btw-tarief. Vanaf 4 januari 2021 werd het verplicht om gegevens naar de NAV te verzenden voor alle B2B- en later ook B2C-facturen, inclusief aanvullingen en annuleringen, die onder de btw-factureringsregels vallen.
Vanaf die datum waren Hongaarse belastingplichtigen verplicht hun facturen te rapporteren aan het Online Factuurplatform van de Hongaarse Belastingdienst NAV op basis van het NAV 3.0 XSD-schema. Het niet naleven van deze verplichting leidde vanaf 1 april 2021 tot boetes.
Hoewel de Hongaarse belastingdienst een eigen platform voor RTIR-rapportage heeft ontwikkeld, liet zij het aan bedrijven over welke technologische oplossing zij implementeerden om aan de verplichting te voldoen. Hiermee werd bewust geen gecentraliseerde oplossing opgelegd, zoals destijds in Italië werd toegepast.
De verplichting tot realtime gegevensrapportage (NAV Online Factuurgegevensrapportage, of kort RTIR) werd vanaf 2018 geleidelijk ingevoerd.
De oorspronkelijke RTIR-verplichting was van toepassing op binnenlandse facturen met een hoger btw-tarief.
Vanaf 4 januari 2021 werd het verplicht om gegevens naar de NAV te verzenden voor alle B2B- en later ook B2C-facturen, inclusief aanvullingen en annuleringen, die onder de btw-factureringsregels vallen.
Vanaf deze datum waren Hongaarse belastingplichtigen verplicht hun facturen te rapporteren aan het Online Factuurplatform van de Hongaarse Belastingdienst NAV op basis van het NAV 3.0 XSD-schema. Het niet nakomen van deze verplichting leidde vanaf 1 april 2021 tot boetes.
De Hongaarse belastingdienst heeft een eigen platform ontwikkeld voor het rapporteren van RTIR-factuurgegevens, maar liet het aan de bedrijven over om te beslissen welke technologische oplossing zij implementeren om aan de verplichting te voldoen. Hierbij werd bewust geen gecentraliseerde oplossing opgelegd, zoals destijds in Italië werd gebruikt.
De huidige stand van zaken van e-facturatie en rapportage van factuurgegevens
De strengheid van de verplichting tot realtime gegevensrapportage heeft ertoe geleid dat dit gebied technologisch zeer geavanceerd is, ook al is e-facturatie nog niet verplicht voor alle bedrijven in Hongarije.
Alle binnenlandse facturen moeten binnen 5 minuten na uitgifte in realtime aan de NAV worden gerapporteerd via het NAV Online Számla Platform. Het rapportageformaat is gebaseerd op XML-standaarden.
De archiveringsperiode is strikt: minimaal 8 jaar vanaf het jaar van de jaarrekening, en kan in sommige gevallen zelfs langer zijn.
Omdat gegevensrapportage verplicht is, verzenden en ontvangen de meeste bedrijven hun facturen elektronisch. Dit kan bijvoorbeeld een PDF per e-mail zijn, een gescande papieren factuur, of een geautomatiseerde oplossing van een e-factureringsdienstverlener.
Veel facturatiedienstverleners bieden diverse diensten aan ter ondersteuning van ondernemingen, zoals het verzenden en ontvangen van leveranciers-e-facturen, archivering en aanvullende diensten. Professioneel beheer van e-facturen is belangrijk, aangezien de Hongaarse belastingdienst (NAV) onjuiste facturering of archivering streng bestraft.
De huidige facturatievereisten zijn opgenomen in de publicatie van de Hongaarse Belastingdienst: "NAV Basisregels voor het Uitgeven van Facturen en Ontvangstbewijzen”. Deze publicatie wordt jaarlijks bijgewerkt en dient als blauwdruk voor de wettelijke facturatievereisten. Ze bevat onder andere de verplichte en optionele elementen van een factuur, en het tijdstip en de wijze van uitgifte daarvan.
De belangrijkste vereisten met betrekking tot facturen zijn vastgelegd in de btw-wet en de bijbehorende besluiten. Elk document dat ondubbelzinnig de gegevensinhoud van een bepaalde factuur wijzigt, door naar die factuur te verwijzen en voldoet aan de voorwaarden van de btw-wet, wordt als een factuur beschouwd.
De bewaarplicht geldt ook voor documenten en gerelateerde contracten die als gelijkwaardig aan de factuur worden beschouwd, zoals pro-formafacturen, overeenkomsten en bestelbonnen. Simpel gezegd moet bij een controle de volledige transactie altijd volledig herleidbaar zijn.
De cruciale rol van gegevenskwaliteit en naleving (lessen van RTIR)
Verbetering van de gegevenskwaliteit en naleving voor RTIR
Het is in het belang van elke belastingdienst, waaronder de Hongaarse NAV, om foutloze gegevens te ontvangen. De praktijk laat zien dat zelfs in landen waar het rapporteren van factuurgegevens al vele jaren gebruikelijk is, zoals in Hongarije, nog steeds veel fouten voorkomen in de gerapporteerde factuurgegevens.
De Hongaarse belastingdienst streeft er continu naar het systeem te verbeteren om een adequate datakwaliteit te waarborgen. Wanneer de door belastingplichtigen gerapporteerde gegevens correct zijn, is de voorgestelde btw‑aangifte ook juist, waardoor een beter inzicht en een betrouwbaardere planning van de economie mogelijk wordt.
De drie belangrijkste bronnen van fouten zijn:
Fouten in gegevensinhoud:
Voorbeelden hiervan zijn: “zo geven we het gewoonlijk uit,” “anderen doen het ook op deze manier,” of “zo doet het programma het automatisch.” Dit kan ook ontstaan door collega’s die handmatige facturatie of controle uitvoeren en zich verzetten tegen volledige automatisering uit angst voor baanverlies.Technische fouten:
Bijvoorbeeld: het systeem van de belastingdienst is te ingewikkeld, of de gebruiker kan de interface niet correct gebruiken.Nalaten:
Het bedrijf corrigeert fouten niet. Bijvoorbeeld: er verschijnt slechts een waarschuwingsbericht, waardoor men besluit geen actie te ondernemen, met de gedachte: “We kunnen het toch rapporteren, dus waarom zouden we ons druk maken?”
Strenge straffen en de noodzaak van automatisering
Hoe automatisering strikte btw-boetes voorkomt
Om problemen met foutieve rapportage van factuurgegevens te bestrijden, gebruikt de NAV ERROR-, WAARSCHUWINGS- en INFO-berichten om belastingplichtigen te informeren over problemen. Vanwege aanhoudende fouten, die ongeveer een miljoen gegevensrapporten per maand beïnvloeden, heeft de belastingdienst de regels aangescherpt: eerdere WAARSCHUWINGS-meldingen zijn veranderd in FOUT-meldingen, zodat belastingbetalers deze serieuzer nemen.
Het is in het belang van bedrijven om foutmeldingen serieus te nemen. In Hongarije is de inzet hoog: het niet of onvoldoende naleven van de online factuurgegevensrapportageverplichting kan leiden tot een standaardboete van maximaal 1.000.000 HUF (circa 2.500 euro) per factuur.
De kwaliteit van factuurgegevens en naleving van de wet kan aanzienlijk worden verbeterd door geautomatiseerde controles, direct ingebouwd in het facturatieproces. Deze geautomatiseerde oplossingen fungeren als de eerste verdedigingslinie tegen de drie belangrijkste bronnen van fouten: inhoudelijk, technisch en nalatigheid.
Een professionele factureringsdienstverlener beschikt vaak over een aansprakelijkheidsverzekering en voert zowel numerieke als inhoudelijke controles uit, ingebouwd in het factureringsproces. Dit waarborgt 100% datakwaliteit en naleving van wet- en regelgeving, en helpt bedrijven hoge boetes te voorkomen.
Banqup Group biedt op de Hongaarse markt een volledige oplossing voor zowel inkomende als uitgaande e-facturen die volledig voldoet aan de wetgeving, gecombineerd met een compliant realtime rapportagesysteem voor optimale naleving en gegevenskwaliteit.
Wat te verwachten in de toekomst?
Na de aanneming van het ViDA-pakket zullen lidstaten vanaf 25 maart 2024 de mogelijkheid hebben om verplichte e-facturatie in te voeren. Tegen 2030 zal dit geen optie meer zijn, maar een verplichte regeling voor alle EU-lidstaten.
Wanneer wordt e-facturatie verplicht in Hongarije?
De overgang naar verplichte e-facturatie onder de ViDA-richtlijn zal gefaseerd plaatsvinden en voortbouwen op Hongarije’s bestaande geavanceerde Realtime Factuurgegevensrapportagesysteem (RTIR).
Juli 2025 – Sectormandaten: Verplichte e-facturatie voor alle B2B-transacties in de elektriciteits- en aardgassectoren.
Januari 2026 – Sectormandaten: Verplichte e-facturatie wordt ingevoerd voor waternutsvoorzieningen aan bedrijven. De overgang gebeurt sector per sector.
2028 – NAV Platformlancering: De Hongaarse Belastingdienst (NAV) lanceert een volledig conform en robuust platform om te voldoen aan de nieuwe regelgeving. Deze periode wordt beschouwd als een fase van vrijwillige deelname. Het B2B-mandaat zal in 2029 van kracht worden, na de proefperiode.
1 juli 2030 – EU-definitieve deadline: Dit is de uiterste datum volgens de ViDA-richtlijn voor alle lidstaten om verplichte digitale rapportagevereisten (DRR) en e-facturatie voor intra-EU B2B-transacties in te voeren. Tegen die tijd zal alle binnenlandse B2B-e-facturatie naar verwachting verplicht zijn in Hongarije.
Omdat Hongarije al Realtime Factuurgegevensrapportage (RTIR) verplicht stelt voor alle binnenlandse B2B- en B2C-transacties, zal de overgang naar een ViDA-conform systeem voor bedrijven die al conforme factureringssoftware gebruiken geen grote operationele veranderingen met zich meebrengen.
De belangrijkste verandering voor bedrijven zal zijn de definitieve verschuiving van het uitreiken van facturen in flexibele formaten (zoals PDF per e-mail) naar het gebruik van een gestructureerd XML-formaat (EN 16931-conform) als het enige juridisch geldige formaat voor B2B-e-facturen.
Hongarije E-facturatie-updates
Hoewel Hongarije al beschikt over een geavanceerd Realtime Factuurgegevensrapportagesysteem (RTIR), zal de invoering van ViDA updates vereisen aan de wetgeving, het facturatieproces en de onderliggende systemen.
Wettgevende en definitorische verschuiving
De meest fundamentele verandering betreft de wettelijke definitie van een e-factuur. Alle relevante Hongaarse wetgeving, zoals de btw-wet, moet worden aangepast om in overeenstemming te zijn met ViDA.
Huidige definitie: Volgens de bestaande btw-wet is een elektronische factuur iedere factuur die de verplichte gegevens van een papieren factuur bevat en elektronisch wordt uitgereikt en ontvangen. Dit omvat ook een PDF-factuur die uitsluitend per e-mail wordt verzonden, zelfs als het een gescande papieren factuur betreft.
Toekomstige vereiste: Uitgelijnd met de ViDA-richtlijn zal een e-factuur worden gedefinieerd als een XML-gestructureerde dataset, die door machines leesbaar en verwerkbaar is.
Proceswijzigingen en nieuwe verplichtingen
Het uitgeven en ontvangen van facturen op de Hongaarse markt zal nieuwe vereisten met zich meebrengen:
Verplichte statusrapportage: Ontvangers van e-facturen moeten de ontvangst bevestigen. Deze ontvangstbevestiging moet geautomatiseerd worden verwerkt door het systeem van de belastingdienst voordat deze formeel wordt geregistreerd en gekoppeld aan het oorspronkelijke e-factuurtransactierecord.
Geautomatiseerde verwerking: Cruciaal is dat het hele proces, van ontvangst tot verwerking en registratie, automatisch verloopt.
Machineleesbaarheid: De nadruk verschuift van documenten die door mensen leesbaar zijn (zoals PDF) naar door machines verwerkbare gestructureerde data, die volgens de wettelijke bewaartermijnen moet worden gearchiveerd.
De Hongaarse Belastingdienst zal een platform moeten ontwikkelen, of het bestaande platform moeten verbeteren, dat deze gegevens kan verwerken volgens de nieuwe wettelijke en technische vereisten van ViDA.
Interoperabiliteit en systeemaansluiting: EN16931 en Peppol
Het technologische landschap zal veranderen om grensoverschrijdende compatibiliteit te waarborgen.
De EN16931-norm: inhoud en structuur
De elektronische factureringsnorm EN16931 is cruciaal voor bedrijven omdat deze de interoperabiliteit tussen de lokale standaarden van EU-lidstaten waarborgt.
Naleving is verplicht: Alle nieuwe B2B- en intracommunautaire EU-facturen moeten worden opgesteld in een XML-indeling die voldoet aan de EN16931-norm.
Gestructureerde gegevens: De belangrijkste facturatiegegevens moeten identiek zijn aan die in de Europese norm, hoewel lidstaten hun datasets kunnen verrijken met lokale gegevens (CIUS).
Juridisch geldige factuur: Voor B2B-transacties geldt het XML-bestand altijd als het wettelijk geldige belastingdocument, zelfs als er een visuele weergave (zoals PDF) wordt gegenereerd.
Peppol-vereiste: De ViDA-richtlijn bepaalt dat lidstaten de mogelijkheid moeten bieden om te factureren via Peppol, hoewel het gebruik ervan voor binnenlandse transacties vaak optioneel is.
Hongarije is van plan toe te treden tot het Peppol-netwerk om veilige transmissiekanalen te bieden. De Nationale Belasting- en Douaneadministratie (NAV) heeft bevestigd dat Hongarije een Peppol-autoriteit wordt, om de implementatie van het netwerk te faciliteren en toezicht te houden op dienstverleners.
Gebruik voor binnenlandse transacties: Peppol is in Hongarije nog niet zo wijdverbreid als in landen zoals België. Voor binnenlandse B2B-transacties blijft het gebruik van Peppol optioneel, tenzij een buitenlandse partner of overheidsopdracht dit vereist.
Een publieke raadpleging is gelanceerd door de NAV en het Ministerie van Nationale Economie (NGM). Autoriteiten verzamelen tot 20 januari 2026 actief feedback op het voorgestelde kader om de technische en operationele details van het systeem verder te verfijnen.
Conclusie: ViDA en de toekomst van e-facturatie in Hongarije
ViDA zal ongetwijfeld veranderingen teweegbrengen in Hongarije, maar door de al bestaande, geavanceerde staat van het NAV Online Számla-systeem en de reeds verplichte realtime factuurgegevensrapportage (RTIR), wordt verwacht dat de overgang voor de meeste bedrijven relatief beperkt en beheersbaar zal zijn.
De grootste impact zal worden gevoeld door bedrijven die nog steeds met papieren facturatie werken, evenals door accountants, leveranciers van boekhoudsoftware en ontwikkelaars van facturatiesystemen. Zij zullen hun processen en technologie moeten aanpassen om te voldoen aan de nieuwe wettelijke en technische vereisten.
Ondanks de ingrijpende veranderingen die ViDA met zich meebrengt, heeft Hongarije dankzij zijn verregaande btw-digitalisering een duidelijke voorsprong. Hierdoor is het land goed gepositioneerd om het geharmoniseerde Europese e-facturatiesysteem snel en efficiënt te omarmen.
