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Eficiente, segura y conforme a la normativa: todo lo que necesita saber sobre la creación y recepción de facturas electrónicas. ¡Prepárese ya para 2025!
Facturación electrónica, también conocida como «e-billing» o «e-invoicing», es un enfoque moderno para procesar facturas y pagos de forma digital. Las facturas en papel tradicionales se sustituyen por facturas electrónicas, o «e-facturas» para abreviar. Esto ofrece numerosas ventajas, como ahorro de tiempo, reducción de costes y un proceso de facturación optimizado.
Además, la facturación electrónica es ahora obligatoria para todas las empresas en Alemania a partir del 1 de enero de 2025. La introducción gradual de las obligaciones se definió en el marco de la Ley de Oportunidades de Crecimiento y las normas específicas mediante la carta del BMF de 15 de octubre de 2024: a la obligación de recepción le seguirá la introducción gradual de la obligación de emisión de facturas electrónicas a partir de 2027. Las empresas deben adaptarse a nuevos procesos y formatos como XRechnung y ZUGFeRD, que cumplen con la norma europea EN16931.
A continuación le mostramos cómo puede crear facturas electrónicas de forma eficiente, ya sea para volúmenes de facturación bajos o altos.
Creación de e-facturas para un volumen reducido de facturas
Para empresas más pequeñas o con un volumen de facturación bajo, tiene sentido recurrir a una plataforma de facturación electrónica sencilla. Esto le permite crear y enviar e-facturas sin necesidad de amplios conocimientos especializados.
Pasos para una creación sencilla:
Elija una plataforma: Utilice una plataforma especializada, como nuestra solución Banqup, para crear e-facturas de forma rápida y segura.
Preparación inicial de la plataforma: guarde todos los datos relevantes de la empresa para insertar automáticamente información recurrente, como números de factura o condiciones de pago. Las personalizaciones individuales, como logotipos y combinaciones de colores, refuerzan su identidad de marca. Algunas herramientas también permiten crear un catálogo de productos o una lista de clientes y proveedores para simplificar el proceso de facturación.
Cree su factura: Rellene los datos necesarios de la factura, como destinatario, artículos o servicios, importes, etc.
Envío de la e-factura: Envíe la factura de forma segura a través de redes como Peppol o a través de nuestra propia red Banqup o, si es necesario, por correo electrónico.
Seguimiento del estado: Realice un seguimiento del estado de procesamiento y del progreso de pago de sus facturas a través de la plataforma.
Este tipo de soluciones le ayudan a reducir los costes de papel, ahorrar tiempo y optimizar sus procesos. Además, la solución le prepara desde hoy para la obligación a partir de enero de 2025!
Automatización para grandes volúmenes de facturación
Las empresas con un alto volumen de facturación, por su parte, se benefician especialmente de soluciones automatizadas que pueden integrarse sin problemas en los sistemas ERP existentes. Estos son los puntos más importantes a tener en cuenta:
Integración en sistemas existentes: Elija una plataforma que pueda integrarse fácilmente en sus sistemas ERP o de facturación existentes.
Cumplimiento automático de los requisitos (legales) («cumplimiento normativo"): La plataforma debe poder crear facturas electrónicas automáticamente en los formatos requeridos (por ejemplo, XRechnung, ZUGFeRD) y así cumplir con los requisitos normativos en diferentes países.
Supervisión del rendimiento: Utilice funciones de informes y análisis para controlar el estado de los pagos y posibles desviaciones.
Este tipo de automatización ahorra tiempo, reduce los errores manuales y promueve la sostenibilidad al minimizar el consumo de papel.
Requisitos legales para las facturas electrónicas
Con la facturación electrónica obligatoria en Alemania a partir de 2025, el cumplimiento de la nueva normativa es esencial. Solo se permitirán facturas en formato EN 16931. Incluso las empresas que ya utilizan facturas electrónicas deben asegurarse de que sus sistemas cumplen estos requisitos.
Nuestra solución para pymes Banqup garantiza un procesamiento y archivo (auditables) seguros de sus facturas. También admite la creación y el envío de facturas electrónicas en varios formatos, incluso a nivel internacional. Más información en nuestra página de cumplimiento normativo.
¡Empiece ahora!
¿Todavía tiene preguntas sobre la facturación electrónica o la nueva normativa? Estaremos encantados de ayudarle a encontrar la solución ideal. Más información en nuestra entrada de blog sobre la obligación de facturación electrónica en Alemania. Pruebe nuestra plataforma ahora con una prueba gratuita de 30 días y compruebe usted mismo lo fácil que puede ser la transición a la facturación electrónica.