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A continuación encontrará información importante sobre la próxima obligación de facturación electrónica en Alemania. Incluye detalles de la normativa aplicable, los próximos pasos de implementación y las ventajas para empresas y administraciones. ¿Está preparado para el cambio?
La facturación electrónica entre empresas (B2B) es obligatoria en Alemania desde el 1 de enero de 2025. Esta medida contribuirá a alcanzar los objetivos generales de eficiencia, transparencia y sostenibilidad, y ofrecerá numerosas ventajas tanto al sector público como a las empresas. Siga leyendo para descubrir todo lo que necesita saber sobre la próxima obligación de facturación electrónica.
Adopción y calendario de la obligación de facturación electrónica
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Resumen esquemático del calendario de la obligación de facturación electrónica en Alemania
La Ley de Oportunidades de Crecimiento (Wachstumschancengesetz), que incluye la facturación obligatoria entre empresas, fue aprobada por el Bundestag alemán el 17 de noviembre de 2023. Tras varias enmiendas y una revisión en el Comité de Mediación del Consejo Federal el 21 de febrero de 2024, la ley recibió la aprobación final del Consejo Federal el 22 de marzo de 2024. Así se adoptó la obligación, y se garantizó su implementación conforme al calendario previsto:
Desde el 1 de enero de 2025, todas las empresas deben poder recibir facturas electrónicas (e-facturas) en el formato EN16931. Ya no se requiere el consentimiento del comprador para enviar facturas electrónicas.
Hasta el 31 de diciembre de 2026: Aún pueden utilizarse facturas en papel y facturas electrónicas no conformes con EN16931, pero solo con el consentimiento del destinatario.
Desde el 1 de enero de 2027: Las empresas con una facturación del año anterior de al menos 800.000 € deberán emitir facturas electrónicas a otras empresas; de lo contrario, la factura se considerará no conforme. El EDI puede seguir utilizándose siempre que la información del IVA se extraiga en formato EN16931.
Desde el 1 de enero de 2028: Emisión obligatoria de facturas electrónicas para todas las empresas. El EDI sigue permitido en las mismas condiciones.
Aspectos clave de la obligación
Domicilio de la empresa y ámbito de aplicación:
La obligación de emitir facturas electrónicas se aplica a los empresarios establecidos en Alemania, es decir, a aquellos que tienen su domicilio social, su sede de dirección o un establecimiento permanente a efectos del IVA en Alemania y que participan en la operación.
La obligación de utilizar facturas electrónicas también se aplica a las facturas en las que el destinatario es responsable del IVA (§ 13b UStG) y a las facturas de pequeñas empresas (§ 19 UStG).
Definición y requisitos:
La nueva normativa redefine la factura electrónica (e-factura) y estipula que debe cumplir con la norma EN16931 u otro formato acordado que permita la correcta extracción de la información del IVA.
Las facturas en papel se clasificarán como "otras facturas" y se prevé su eliminación gradual en las transacciones B2B.
Recepción y archivo de facturas electrónicas:
Desde el 1 de enero de 2025, los empresarios deben poder recibir y almacenar facturas electrónicas según la definición anterior. El requisito mínimo es disponer de un buzón electrónico para la recepción, aunque también pueden acordarse otros medios de transmisión. Con Banqup, nuestra solución específica para pequeñas y medianas empresas (pymes), por ejemplo, resulta sencillo recibir, visualizar y archivar facturas electrónicas en formatos conformes. Vea nuestro vídeo para comprobar lo fácil que resulta.
Se recomienda el procesamiento electrónico en contabilidad, aunque no es obligatorio.
Emisión de facturas electrónicas:
A partir del 1 de enero de 2027, las empresas con una facturación anual de al menos 800.000 € deberán emitir facturas electrónicas a otras empresas; de lo contrario, la factura se considerará no conforme. A partir del 1 de enero de 2028, este requisito se aplicará a todas las empresas.
Entre las excepciones se incluyen los servicios exentos de IVA, las facturas pequeñas de hasta 250 € y los billetes de transporte. No obstante, si se opta por el IVA, la obligación también se aplica.
Las facturas electrónicas pueden enviarse por correo electrónico o descargarse, por ejemplo, a través de un portal de clientes. Una e-factura puede transmitirse varias veces siempre que se trate de la misma factura y la transmisión implique únicamente copias idénticas del contenido. No está permitida la transmisión a través de almacenamiento externo (por ejemplo, una memoria USB). Con nuestra solución para pymes, Banqup, ya puede crear y enviar facturas electrónicas estructuradas conformes con EN (como XRechnung y ZUGFeRD) a través de varios canales, incluidos el correo electrónico, Peppol y directamente a través de nuestra propia red hacia otros usuarios dentro de ella.
Especificaciones técnicas y de formato:
Las facturas electrónicas deben emitirse, transmitirse y recibirse en un formato electrónico estructurado que permita su procesamiento automático y electrónico. Los PDF o los correos electrónicos en texto ya no se consideran facturas electrónicas.
La factura electrónica debe ser legible por máquina; la legibilidad humana es opcional, aunque recomendable. Las normas específicas alemanas XRechnung y ZUGFeRD cumplen estos requisitos, y ZUGFeRD ofrece además la ventaja de incluir por defecto una visualización legible para humanos.
Ventajas para los gobiernos y las administraciones tributarias
Los gobiernos de todo el mundo adoptan cada vez más la facturación electrónica y la declaración electrónica debido a sus numerosas ventajas. Entre los ejemplos destacados se encuentran Italia, donde la facturación electrónica es obligatoria desde 2019, y Bélgica, donde se implantará el 1 de enero de 2026. Otros países como España, Francia y Polonia también planean introducir normativas similares. Las ventajas de la facturación electrónica para los gobiernos y las administraciones tributarias son considerables:
Mejora del cumplimiento fiscal: El seguimiento en tiempo real de las transacciones ayuda a identificar irregularidades o posibles casos de evasión fiscal de inmediato.
Reducción de la brecha del IVA: Una mayor precisión en la recaudación de impuestos reduce la brecha del IVA, aumentando así los ingresos fiscales.
Mayor transparencia fiscal: Un seguimiento digital transparente de las transacciones simplifica la supervisión de la actividad económica y la detección de irregularidades.
Recaudación fiscal más eficiente: Los procesos de recaudación de impuestos simplificados y automatizados reducen la carga administrativa.
Ahorro de costes: La menor necesidad de introducción manual de datos y gestión de papel genera un ahorro de costes considerable.
Reducción de errores: La facturación electrónica disminuye la probabilidad de errores en el cálculo y la declaración de impuestos.
Auditorías más eficientes: El acceso más sencillo a los datos de las facturas electrónicas permite realizar auditorías fiscales más eficientes y específicas.
Análisis de datos e información para políticas: El uso de los datos de las facturas electrónicas para el análisis aporta información sobre las tendencias económicas y orienta las decisiones políticas.
Integración con otros sistemas: La facturación electrónica puede integrarse con los sistemas aduaneros y tributarios electrónicos para agilizar el comercio y los procesos normativos.
Beneficios medioambientales: La reducción del consumo de papel se alinea con las iniciativas de sostenibilidad.
Prepararse para el cambio
Para las grandes empresas, adoptar la facturación electrónica puede implicar cambios organizativos importantes. Las empresas deberían empezar a prepararse cuanto antes para garantizar una transición sin contratiempos. Este cambio hacia la facturación electrónica también puede verse como una oportunidad para mejorar la eficiencia del procesamiento automatizado, incluidos los procedimientos contables. Elegir el socio adecuado para esta transición es fundamental para garantizar el cumplimiento normativo y aprovechar al máximo las ventajas del nuevo sistema.
Para las pequeñas y medianas empresas (pymes), nuestra plataforma Banqup ofrece una solución de facturación electrónica personalizada y fácil de usar. Con Banqup, puede cumplir hoy mismo los nuevos requisitos sin la complicación de implementaciones complejas ni ajustes extensos. Dotada de funcionalidades robustas y adaptada a las últimas normas de facturación electrónica, Banqup es el socio ideal para una transición sin contratiempos hacia la era de la factura digital.
¿Está preparado para la facturación electrónica?
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