:quality(80))
En un mundo que se digitaliza rápidamente, la forma en que las empresas se comunican y hacen negocios está cambiando. A la vanguardia de esta evolución se encuentra Peppol, una red revolucionaria diseñada para agilizar el intercambio electrónico de documentos.
Peppol es una red internacional segura que permite a las empresas intercambiar electrónicamente documentos y datos empresariales críticos con otros participantes de la red. Cientos de miles de empresas públicas y privadas ya se han registrado.
¿Qué significa Peppol?
Peppol significa Pan-European Public Procurement Online. Comenzó como un proyecto del «Programa de Competitividad e Innovación» de la Unión Europea, que se desarrolló entre mayo de 2008 y agosto de 2012.
Peppol es una red abierta dedicada a transmitir de forma segura una serie de documentos empresariales digitales, con un fuerte énfasis en las facturas. Creada gracias a la financiación de la Comisión Europea y 18 entidades gubernamentales, entre mayo de 2008 y agosto de 201, su principal objetivo es simplificar las compras, los pagos y las interacciones entre los sectores público y privado y los proveedores.
El proyecto se diseñó para resolver problemas en la contratación electrónica y facilitar el comercio entre los gobiernos europeos. En última instancia, el objetivo final era estandarizar los procedimientos de contratación transfronterizos con soporte electrónico para los países europeos.
Tras la finalización con éxito del proyecto, la OpenPeppol Association se fundó en Bélgica para continuar con el trabajo. La OpenPeppol Association es una organización sin ánimo de lucro con miembros de los sectores público y privado.
Aunque se inició con la Comisión Europea, la influencia de Peppol se extiende ahora a escala mundial. A medida que gana protagonismo como la plataforma de referencia para el intercambio de facturas, se está convirtiendo en el estándar del sector previsto para el intercambio transfronterizo de documentos (incluidas facturas, pero también pedidos, confirmaciones de pedido, catálogos de productos, documentos de envío, etc.).
En esencia, Peppol da prioridad a la comunicación estandarizada. La red garantiza un intercambio de documentos fluido mediante la adopción de normas y protocolos comunes. Esto permite compartir información sin esfuerzo, sin necesidad de complejas conversiones de datos ni adaptaciones de sistemas.
Cumplimiento de Peppol: ¿por qué utilizan las empresas Peppol?
Las empresas prefieren Peppol porque ofrece una forma sencilla y segura de completar transacciones electrónicas como facturas electrónicas y documentos de contratación.
La facturación electrónica se está adoptando cada vez más ampliamente debido a los beneficios que aporta a los procesos empresariales, como la mejora de la simplicidad, la seguridad y, lo que es más importante, el tiempo y el coste. Además, los gobiernos de todo el mundo están implantandoobligaciones de facturación electrónica en vigor para poder supervisar y hacer cumplir mejor las leyes fiscales y recaudar el IVA de las empresas.
Desde el 18 de abril de 2020, todas las organizaciones del sector público de la UE están legalmente obligadas a recibir facturas Peppol. La teoría detrás de esta decisión es que facilitará a las empresas comerciar en toda Europa, sin necesidad de lidiar con diferentes normas nacionales.
Peppol es una red abierta e interoperable, lo que significa que distintos dispositivos y sistemas pueden comunicarse sin problemas, sin esfuerzo por parte del usuario. Cualquier persona registrada puede utilizarla y, por ejemplo, los gobiernos no necesitan implantar su propio sistema, sino que pueden hacer uso de Peppol en todo el país.
Además, algunos organismos del sector público, como la IMDA de Singapur y el National Health Service (NHS) del Reino Unido, por citar solo algunos, defienden el uso de la red.
¿Quién utiliza Peppol?
A día de hoy, 38 países cuentan con miembros de OpenPeppol. Esta amplia membresía significa que las empresas de estos países pueden intercambiar documentos sin esfuerzo a través de las fronteras. Aunque muchas naciones europeas, como Bélgica, Alemania, Francia y el Reino Unido, han adoptado Peppol, también ha encontrado adeptos en países fuera de Europa, como Singapur y Australia.
Si desea obtener más información sobre qué países utilizan Peppol y las diferentes formas en que se utiliza en cada país, consulte nuestro blog dedicado a este tema.
¿Cómo funciona Peppol?
Esta amplia membresía significa que las empresas de estas naciones pueden intercambiar documentos sin esfuerzo a través de las fronteras. Pero ¿cómo puede asegurarse de que está enviando un documento electrónico que realmente cumple los requisitos de la norma Peppol, y cómo se dirige correctamente a su destinatario?
La red Peppol se basa en lo que se conoce como el modelo de cuatro esquinas, llamado así por los cuatro actores esenciales en el proceso de intercambio de documentos: el emisor del documento, el destinatario y los respectivos Access Points de cada parte.
Cuando las empresas quieren darse de alta en Peppol, deben contar con un proveedor que disponga de un Access Point (AP) certificado, como Banqup Group. Un Peppol Access Point, como su nombre indica, es un proveedor de servicios autorizado que le conecta a la red Peppol y actúa como intermediario en el modelo de cuatro esquinas.
Una vez configurado esto, el proveedor puede enviar facturas electrónicas y otros documentos electrónicos al Access Point, que valida el documento para garantizar que se puede enviar a través de la red Peppol. Una vez completada esta comprobación, el Access Point del emisor busca el ID de Peppol del destinatario y, a continuación, envía el documento al Access Point del comprador para que se valide y se procese en su sistema de cuentas por pagar (AP).
La factura del proveedor se introduce automáticamente en el sistema del comprador, lo que ahorra tiempo al eliminar la necesidad de introducir datos manualmente y realizar comprobaciones.
El mundo de los ID de Peppol
Como se describe en nuestra anterior entrada del blog «Cómo entender la facturación electrónica B2G en Alemania: guía completa (4/5): el papel de Peppol», el Peppol Participant ID, o ID de Peppol para abreviar, es una referencia única que se utiliza para determinar quién envía y recibe un documento Peppol. Sirve como clave para identificar a las partes de la transacción en la red. El ID de Peppol de la empresa receptora, junto con el nombre de la organización y el país en el que tiene su sede, se publica en el directorio global de Peppol gestionado por OpenPeppol.
El ID de Peppol consta de dos elementos principales:
Un esquema de identificador: este código de esquema es un código o abreviatura específica asociada a un tipo concreto de identificador. Los esquemas de identificador incluyen tanto esquemas reconocidos internacionalmente (como el número DUNS, el IBAN y el GLN) como esquemas específicos definidos a nivel nacional. En Alemania, estos son:
- el Leitweg-ID (DE:LWID, ICD 0204), para organismos públicos, y
- el número de identificación de IVA alemán (DE:VAT, ICD 9930), principalmente en el sector empresarial.El valor proporcionado por el esquema de identificador: se trata del identificador único real de la empresa y depende del esquema elegido. Puede ser un número DUNS o un IBAN, o bien, específicamente en Alemania, el número de identificación de IVA de la empresa o (en el caso de un organismo público) el Leitweg-ID.
El ID de Peppol no solo sirve para identificar a las partes de la transacción. Dado que los participantes deben registrarse con proveedores de acceso Peppol certificados (como Banqup Group), que verifican la empresa, el uso del ID de Peppol garantiza a los participantes que se están comunicando con una entidad legítima de la red. Esta autenticación proporciona una capa adicional de seguridad.
Peppol en constante evolución
A medida que avanza la tecnología y la facturación electrónica se generaliza, Peppol también evoluciona de forma continua para satisfacer los requisitos crecientes y lograr una expansión global. Se pueden identificar tres aspectos principales:
1. Peppol se globaliza: expansión más allá de Europa
Aunque Peppol se originó en Europa, su alcance se está expandiendo a escala mundial, especialmente en la región de Asia-Pacífico. Países como Australia, Nueva Zelanda, Singapur, Japón y Malasia ya han adoptado Peppol o han anunciado planes para implementarlo.
Resulta interesante señalar que no todos los países utilizan Peppol de la misma manera. La mayoría de los países europeos aprovechan la red para habilitar sus obligaciones de facturación electrónica B2G. Algunos, como Alemania o Luxemburgo, operan una red de interoperabilidad abierta, mientras que otros, como Francia o Bélgica, prefieren un punto de acceso único.
Por otro lado, los países de la región asiática están promoviendo Peppol para alcanzar mayores niveles de digitalización en sus mercados B2B. Un ejemplo destacado es Singapur, que introdujo la red bajo su propio marco «InvoiceNow», convirtiéndose en el primer país fuera de Europa en hacerlo. Aunque la facturación electrónica para transacciones B2B en Singapur es voluntaria, el gobierno fomenta activamente su adopción entre las empresas.
Para más información sobre cómo los diferentes países utilizan Peppol, consulte nuestro blog correspondiente: ¿Qué países utilizan Peppol?
2. La aparición del modelo de factura internacional Peppol (PINT)
Con la expansión global de Peppol, el modelo de factura internacional Peppol (PINT) representa la próxima generación de Peppol. PINT actúa como un lenguaje común para los documentos comerciales, facilitando el comercio mediante un marco unificado que permite a las empresas de todo el mundo entenderse y colaborar sin problemas.
En comparación con el modelo original de Especificaciones de Interoperabilidad Empresarial (BIS), desarrollado específicamente para el intercambio de documentos electrónicos en el mercado europeo, PINT ofrece un formato más flexible y adaptable que puede satisfacer los requisitos específicos de cada país.
3. Peppol en la era del control de transacciones en tiempo real
Peppol evoluciona cada vez más hacia una mayor transparencia y un control en tiempo real de las transacciones comerciales. Conocido como el «modelo de cuatro esquinas» interoperable (como se ha descrito anteriormente), ahora se está ampliando para incluir una «quinta esquina», que integra a las administraciones tributarias para ofrecer información en tiempo real en lugar de capturar datos resumidos periódicamente.
Este avance se refleja en varios modelos de cumplimiento normativo en materia fiscal y de facturación electrónica, en particular el nuevo modelo descentralizado de Controles e Intercambio Continuos de Transacciones (o DCTCE), que está ganando terreno junto con el modelo tradicional centralizado de Controles Continuos de Transacciones (CTC).
En el nuevo modelo, los proveedores de software certificados validan las facturas al tiempo que facilitan el intercambio entre proveedor y comprador. Esto combina los controles continuos de transacciones con la interoperabilidad: los proveedores de software certificados cumplen los requisitos técnicos mínimos establecidos en cada país e informan inmediatamente de los datos de la factura a la administración tributaria. Mientras tanto, el intercambio de datos de facturas entre proveedor y comprador se produce dentro de una cadena de suministro ininterrumpida.
Con el apoyo de Peppol, GENA, dspanz, VeR, y otros actores del sector de la facturación electrónica, este modelo tiene como objetivo simplificar el cumplimiento fiscal y beneficiar no solo a las administraciones tributarias, sino también a las empresas y los proveedores de software.
Elegir el proveedor adecuado
Aunque la popularidad de Peppol está creciendo, no es la única red que necesitan las empresas para la facturación electrónica, y muchos gobiernos han empezado a desarrollar la suya propia, como el Sistema di Interscambio (Sdl) portal de Italia. Resulta fundamental elegir un proveedor que pueda conectarse a Peppol y a otras redes locales sin necesidad de esfuerzo adicional por su parte.
Banqup Group es un proveedor certificado de punto de acceso Peppol. Tanto nuestra Banqup solución integral para pequeñas y medianas empresas, como nuestras Channel & Collect soluciones para empresas medianas y grandes se conectan directamente al uso de Peppol en muchos países de todo el mundo. Además, estamos conectados a otros países a través de otros canales para permitir un intercambio integral de documentos y datos electrónicos. Estas soluciones permiten a empresas de todos los tamaños utilizar el intercambio de documentos y datos electrónicos, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento fiscal y de facturación electrónica en más de 60 países.
Contactar para obtener más información sobre cómo podemos simplificar su negocio y esté atento a nuestro próximo blog de esta serie donde profundizaremos en cómo conectarse a Peppol, cómo funciona el proceso de intercambio y qué significa esto para su negocio. Para más información sobre Peppol, visite nuestra página dedicada a Peppol.