¿Qué ocurre si aún recibe una factura que no se envió como factura electrónica?

A partir del 1 de enero de 2026, entra en vigor la obligación de facturación electrónica estructurada (e-invoicing) entre empresas registradas a efectos de IVA en Bélgica. El objetivo es claro: todas las facturas deben pasar por la red segura Peppol.

Pero ¿qué debe hacer si, en enero de 2026, abre su bandeja de entrada y encuentra una factura tradicional en PDF de un proveedor? ¿Debe pagarla? ¿Puede seguir deduciendo el IVA? ¿Corre el riesgo de una multa?

Guía paso a paso: cómo gestionar las facturas no electrónicas a partir de 2026

No hay que alarmarse. Aunque las normas están cambiando, el sentido común (y un proceso sólido) sigue siendo la base. Esto es lo que debe hacer si recibe una «factura no electrónica».

Paso 1: comprobación básica: ¿la factura cumple con el IVA?

Independientemente del formato (XML, PDF o papel), los requisitos de contenido no han cambiado. Antes de tomar cualquier medida, compruebe si la factura es legalmente correcta.

Asegúrese de que se incluye toda la información obligatoria, como:

• La identidad correcta del proveedor y la suya propia como destinatario.

• Números de IVA correctos.

• Una fecha de factura válida y un número de factura único.

• Una descripción clara de los bienes o servicios entregados.

• El tipo y el importe de IVA correctos.

Acción: si falta información esencial, debe rechazar la factura (protestarla) o solicitar una nota de crédito. Esto es independiente de Peppol o de la facturación electrónica; es una práctica contable básica.

Paso 2: verificar el origen (autenticidad)

Aquí está la diferencia principal. Con una factura electrónica se garantiza el remitente y se asegura que los datos no han sido manipulados. Con un PDF enviado por correo electrónico, no tiene esa garantía. Dado que la ley pretende evitar el fraude, debe verificar personalmente la autenticidad de cualquier factura que no sea una factura electrónica.

Compruebe:

• ¿El dominio de correo electrónico del remitente coincide con correspondencia anterior?

• ¿Ha cambiado el número de cuenta bancaria respecto a facturas anteriores?

• ¿Esta factura encaja en el contexto de su relación comercial?

Este trabajo manual adicional es precisamente la razón por la que el gobierno, y nosotros en Banqup, defendemos firmemente Peppol: elimina estas comprobaciones que consumen tanto tiempo.

Paso 3: ¿puedo deducir el IVA?

Sí, pero de forma responsable. Recibir una factura fuera de Peppol no implica automáticamente que pierda el derecho a deducir el IVA.

La administración tributaria aceptará la deducción si:

• La factura es legalmente válida.

• La entrega o el servicio subyacente realmente tuvo lugar.

• Actúa de buena fe.

Nota: en caso de una inspección fiscal, la carga de la prueba recae en usted. Debe poder demostrar que comprobó y procesó la factura conforme a las normas.

Lo que no debe hacer bajo ningún concepto si recibe una factura no enviada a través de Peppol

Puede resultar tentador ser estricto, pero evite estos errores:

• Ignorar la factura: «No hay Peppol/UBL, así que no hago nada» no es una opción.

• Negarse a pagar sin comunicación: no puede retener el pago sin informar a su proveedor del motivo (formato incorrecto).

• Asumir que no es su problema: la obligación de facturación electrónica se aplica tanto al emisor como al receptor. Usted también debe poder recibir facturas electrónicas.

¿Qué espera el gobierno de usted si no recibe una factura electrónica?

El gobierno entiende que el 1 de enero de 2026 marca una transición importante. Se aplicará un periodo de gracia.Esto significa que puede procesar excepciones, pero no puede normalizarlas de forma estructural.

Esto no es un pase libre para no cambiar nada. En caso de incumplimiento reiterado, la administración tributaria esperará que usted, como cliente, aborde el problema con su proveedor y le anime activamente a digitalizarse.

Buena práctica: su plan de acción en 3 fases

Entonces, ¿cómo debe gestionar esto de forma inteligente en Banqup o en su programa de contabilidad?

1. Corto plazo (fase de transición):
   Siga procesando las facturas que no sean Peppol como de costumbre. Pague a su proveedor, pero asegúrese de realizar las comprobaciones adicionales (véase el paso 2). En su administración, es recomendable etiquetar estas facturas como «excepciones».

2. Medio plazo (educación):
   ¿Un proveedor sigue enviando PDF? Póngase en contacto con él.
   Envíe un mensaje amable pero claro, por ejemplo: «Estimado proveedor, hemos recibido y procesado su factura correctamente. Sin embargo, de cara a la legislación de 2026, le rogamos que las futuras facturas se envíen como facturas electrónicas estructuradas».

3. Largo plazo (a partir del segundo trimestre de 2026):
   Una vez finalizado el periodo de tolerancia, es momento de estandarizar el proceso. En ese momento, puede anunciar que las facturas no conformes serán rechazadas.

Conclusión: Banqup lo facilita

Con Banqup, está preparado para ambos escenarios. Recibe las facturas Peppol directamente y sin errores. Y si aún así recibe una factura en PDF, puede digitalizarla fácilmente (mediante OCR) y procesarla en Banqup. Esto mantiene su administración centralizada, organizada, conforme a la normativa y totalmente alineada con la legislación.

¿Aún no está conectado a Peppol? Active su cuenta de Banqup hoy mismo y prepárese para 2026.