Obligations de facturation électronique pour les entreprises allemandes envers l'administration publique

^{Cet article a été mis à jour le 2 octobre 2025 pour refléter le succès de la consolidation des plateformes de soumission de factures ZRE et OZG-RE.}

Résumé

• L'Allemagne a entamé sa transition vers un paysage de facturation numérique pour les secteurs public (B2G) et privé (B2B).

• Le format principal accepté pour la facturation électronique B2G en Allemagne est le XRechnung. D'autres formats sont autorisés s'ils sont conformes à la norme EN 16931, comme certaines profils ZUGFeRD.

• Le décret ERechV (basé sur la directive européenne 2014/55/UE) a instauré progressivement la facturation électronique obligatoire pour les marchés publics fédéraux allemands sur une période de trois ans.

• Depuis le 27 novembre 2020, tous les fournisseurs des autorités contractantes fédérales sont tenus de soumettre leurs factures par voie électronique.

• L'ancienne plateforme ZRE a été mise hors service. L' OZG-RE est désormais l'unique plateforme fédérale pour la soumission des factures électroniques.

• Pour respecter le droit fiscal allemand, l'envoi ou la réception d'une facture électronique ne suffit pas ; vous devez également l'archiver conformément aux principes du GoBD.

• L'Allemagne a approuvé la Loi sur les Opportunités de Croissance (Growth Opportunities Act), qui inclut la réglementation obligatoire de la facturation électronique B2B.

• À partir de janvier 2027, les entreprises ayant réalisé un chiffre d'affaires supérieur à 800 000 € en 2026 devront émettre des factures électroniques structurées.

La facturation électronique revêt une importance croissante en Allemagne. Si le gouvernement fédéral impose la facturation électronique B2G (Business-to-Government) à ses fournisseurs depuis novembre 2020, conformément à la directive européenne 2014/55/UE, le paysage allemand implique des exigences variables au niveau des États, des formats spécifiques et des obligations B2B (Business-to-Business) à venir.

Alors que le mandat fédéral établit une base pour la facturation électronique dans les transactions B2G, les États fédéraux allemands (« Bundesländer ») disposent de leurs propres réglementations. Cela entraîne des exigences disparates pour les fournisseurs des administrations publiques régionales et locales. Certains États, comme Hambourg et la Sarre, ont instauré des obligations dès 2022, tandis que d'autres ne l'ont pas encore fait pour l'ensemble de leurs fournisseurs.

^{Les fournisseurs doivent savoir que les exigences spécifiques sont déterminées par les lois de chaque État. Des informations complémentaires sont fournies ici (uniquement en allemand) par le Bureau de coordination des normes informatiques (KoSIT). Nous vous recommandons de contacter directement l'administration de l'État concerné ou votre client public pour confirmer les réglementations ou obtenir des détails comme la référence de l'acheteur (appelée « Leitweg-ID »).}

Examinons de plus près les nuances des mandats de facturation électronique B2G en Allemagne, les formats impliqués et la transition du pays vers des réglementations B2B.

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Selon le décret allemand sur la facturation électronique dans les marchés publics fédéraux (E-Rechnungsverordnung, ou plus court, ERechV), les factures sont considérées comme électroniques si elles sont émises, transmises et reçues dans un format électronique structuré permettant un traitement automatique et électronique du document.

En règle générale, la norme XRechnung, standard local allemand et application de la norme européenne de facturation électronique (EN 16931), doit être utilisée dans sa version la plus récente pour le B2G. Toutefois, un autre standard peut être utilisé s'il répond également aux exigences de la norme EN 16931 (par exemple, ZUGFeRD version 2.2.0 ou ultérieure dans le profil XRECHNUNG).

En plus des spécifications européennes ou XRechnung, les États fédéraux allemands peuvent imposer des exigences supplémentaires aux entreprises locales. Parallèlement, les entreprises doivent tenir compte de toute exigence complémentaire formulée par le gouvernement fédéral ou régional.

Qui doit envoyer des factures électroniques pour les marchés publics fédéraux (B2G) ?

Le décret sur la facturation électronique (ERechV), adopté le 6 septembre 2017, rend obligatoire l'usage de la facture électronique dans les marchés publics fédéraux (B2G) et transpose la directive européenne 2014/55/UE dans le droit fédéral allemand.

Voici un calendrier des principales dates de mise en œuvre :

• 27 novembre 2018 : Les autorités fédérales suprêmes et les organes constitutionnels fédéraux ont été tenus d'accepter et de traiter les factures électroniques au format XRechnung.

• 27 novembre 2019 : Toutes les autres autorités administratives fédérales ont été tenues d'accepter et de traiter les factures électroniques.

• 27 novembre 2020 : Tous les fournisseurs des autorités contractantes fédérales ont eu l'obligation de transmettre des factures électroniques. Cependant, les commandes directes d'une valeur nette allant jusqu'à 1 000 € sont exemptées (voir section 3, paragraphe 3 de l' ERechV pour toutes les exceptions).

En substance, l' ERechV impose à l'administration fédérale de recevoir des factures électroniques et aux fournisseurs de l'État d'en envoyer pour les marchés publics.

Quel format est requis pour les transactions B2G ?

Pour la facturation électronique B2G en Allemagne, le principal format accepté est le XRechnung. Il s'agit d'une implémentation locale allemande de la norme européenne. XRechnung, qui supporte les syntaxes XML CII (Cross-Industry Invoice) et UBL (Universal Business Language), est conçu pour garantir la lisibilité par machine et une intégration fluide dans les systèmes de traitement.

Bien que XRechnung soit le standard principal, le format ZUGFeRD (Guide central de l'utilisateur du Forum pour les factures électroniques en Allemagne) - techniquement identique au Factur-X français - est également accepté sous certaines conditions. Introduit en 2013, ZUGFeRD propose un format hybride combinant un fichier PDF/A-3 (lisible par l'homme) et un fichier XML embarqué (lisible par la machine) utilisant la syntaxe CII. Il est particulièrement répandu dans le B2B. Plus précisément, la version 2.2.0 de ZUGFeRD ou ultérieure dans le profil XRECHNUNG est une alternative B2G acceptable car elle répond aux exigences EN 16931.

De plus, le format Peppol BIS Billing 3.0 est accepté pour les factures provenant de l'étranger à destination des autorités publiques allemandes.

La plateforme fédérale allemande de facturation électronique : OZG-RE

L'administration fédérale allemande utilisait auparavant deux plateformes principales pour recevoir les factures : la Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (Plateforme centrale de réception des factures, abrégée en ZRE) et l' Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (Plateforme de réception des factures conforme à la loi sur l'accès en ligne, abrégée en OZG-RE).

Toutefois, les ministères fédéraux de l'Intérieur (BMI) et des Finances (BMF) ont achevé avec succès la consolidation de ces plateformes le 19 septembre 2025. La ZRE a été fermée, et l' OZG-RE est désormais l'unique plateforme fédérale pour la soumission des factures électroniques à l'ensemble de l'administration fédérale (incluant les anciens utilisateurs de la ZRE et de l'OZG-RE ainsi que les États fédéraux partenaires).

Cette consolidation simplifie le processus pour les fournisseurs grâce à un point d'accès unifié. L'OZG-RE, accessible via le service « Mein Unternehmenskonto » (compte d'entreprise) basé sur ELSTER, gère désormais la soumission des factures pour plus de 170 institutions et cinq États fédéraux. Les fournisseurs peuvent continuer à utiliser le portail d'enregistrement OZG-RE.

Conservation des données et conformité au GoBD allemand

Au-delà du formatage et de la transmission, les entreprises doivent respecter les « Principes de bonne tenue et de conservation des livres, enregistrements et documents sous forme électronique ainsi que de l'accès aux données » (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, ou plus court, GoBD). Ces principes régissent l'archivage correct des documents électroniques, y compris les factures.

À la demande des autorités fiscales, les données soumises à obligation d'enregistrement et de conservation doivent être fournies dans un format lisible par machine. Toutes les informations justifiant la facture, y compris les données structurelles, doivent être conservées dans leur format original. Pour les factures électroniques, cela signifie que le format électronique d'origine doit être préservé.

L'introduction de la facturation électronique B2B

L'Allemagne a approuvé la loi sur les opportunités de croissance (« Wachstumschancengesetz »), qui rend obligatoire la facturation électronique B2B. Cette loi a été adoptée par le Bundestag le 17 novembre 2023 et par le Bundesrat le 22 mars 2024.

Voici un aperçu des dates clés et des exigences :

• Depuis le 1er janvier 2025 : Toutes les entreprises doivent être capables de recevoir des factures électroniques conformes à la norme EN 16931. Le consentement de l'acheteur n'est pas requis pour l'envoi dans ce format.

• Jusqu'au 31 décembre 2026 : Les factures papier et les factures électroniques non conformes à la norme EN 16931 restent autorisées, mais uniquement avec le consentement du destinataire.

• À partir du 1er janvier 2027 : Les entreprises ayant réalisé un chiffre d'affaires supérieur à 800 000 EUR l'année précédente (2026) devront émettre des factures au format EN 16931 ou d'autres formats permettant l'extraction des données de TVA. L'EDI reste autorisé sous conditions. Les factures papier ne seront plus conformes pour ces entreprises.

• À partir du 1er janvier 2028 : L'obligation s'étend à toutes les entreprises. L'EDI reste permis sous les conditions susmentionnées.

Les factures électroniques doivent être dans un format structuré comme XRechnung ou ZUGFeRD. Les formats comme les PDF simples ou les e-mails ne seront plus considérés comme conformes.

Pour les dernières mises à jour, consultez les réglementations allemandes sur la facturation électronique.

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