Een dag uit het leven van een E-facturatie- en E-rapportage Compliance Officer volgens de wet

Aangezien de regelgeving voor e-facturatie en belastingvolgens de wet dagelijks verandert, is Stanislava Filcheva, E-facturatie- en E-Reporting Officer volgens de wet bij Banqup Group (voorheen Unifiedpost), drukker dan ooit.

We spraken met Stanislava om meer te weten te komen over haar professionele achtergrond, wat haar aanvankelijk aantrok tot Banqup Group en hoe een typische dag eruitziet in de voortdurend veranderende wereld van wereldwijde belasting en e-facturatie volgens de wet.

Allereerst iets over Stanislava en haar achtergrond in naleving

Stanislava heeft een achtergrond in financiën en boekhouding. Voordat ze bij Banqup Group kwam, werkte ze bij een outsourcingbedrijf in Bulgarije, waar de focus lag op het uitbesteden van financiële en boekhoudkundige processen voor diverse bedrijven. Vervolgens verhuisde Stanislava naar Duitsland, waar ze de afgelopen tien jaar actief was in boekhouding en financiën. In augustus 2020 trad ze toe tot Banqup Group, op ons kantoor in Frankfurt.

Haar taalkundige achtergrond heeft haar in staat gesteld door heel Europa te reizen en diverse internationale functies te vervullen. Doordat ze op jonge leeftijd een taalkundige en internationale school volgde, spreekt ze vloeiend Engels, Duits, Spaans en natuurlijk haar moedertaal Bulgaars.

Stanislava, wanneer kwamen e-facturatie en e-rapportage voor het eerst op jouw professionele radar?

"Tijdens mijn werk bij het outsourcingbedrijf in 2008 was mijn rol binnen het supportteam, mede dankzij mijn meertaligheid. Hier maakte ik voor het eerst kennis met de basisprincipes van elektronische facturatie."

Terug in 2008 was e-facturatie heel anders dan hoe het nu wordt ervaren. Destijds werd e-facturatie nog niet gereguleerd door een Europees land of diens belastingdienst.

E-facturatie was echter zeer populair bij klanten. Grote bedrijven gebruikten het om hun debiteurenprocessen te digitaliseren en efficiëntie en werkwijzen te verbeteren, terwijl hun crediteurenafdelingen het inzetten om interne processen te stroomlijnen en de resultaten van factuurverwerking te verbeteren. Ze stelden bovendien dat hun leveranciers ook moesten overstappen en alleen elektronische facturen moesten sturen in het door het bedrijf gekozen formaat."

Hoe heeft de expertise van Stanislava geleid tot een rol in belastingvolgens de wet?

Met meer dan tien jaar ervaring in facturatie kwam belastingvolgens de wet voor Stanislava vanzelfsprekend.

"Ik heb veel ervaring opgedaan in financiën en boekhouding, en hoewel je het misschien niet beseft, draait naleving in financiën en boekhouding in feite om belastingvolgens de wet. Je moet regels volgen, specifieke gegevens invoeren, boekingsprocessen naleven en de gereguleerde voorschriften begrijpen die essentieel zijn."

In 2020 werd Stanislava benaderd voor een internationale kans bij Banqup Group, een rol die haar de mogelijkheid bood om aan de andere kant van haar eerdere functies in boekhouding en financiën te werken.

Ze zou niet langer alleen gegevens invoeren en controleren, maar expert worden op het gebied van belastingvolgens de wet en bedrijven helpen de processen te begrijpen die zij moeten volgen.

Hoe is dit allemaal begonnen toen ze zich bij Banqup Group aansloot?

"Er was zeker veel te leren. Voorheen hoefde ik alleen de regels volgens de wet te volgen, maar nu moest ik veel meer begrijpen over technologie en hoe naleving en technologie hand in hand gaan."

Gehoorzaamheid was natuurlijk voor Stanislava, maar technologie was een ander verhaal. Het leren van het technologische aspect van naleving betekende dat ze zich moest verdiepen in API’s (Application Programming Interface), AI (Artificial Intelligence) en andere technische termen waar ze eerder niet mee in aanraking was gekomen.

Stanislava had de ervaring en expertise om de uitdagingen te begrijpen waarmee bedrijven worden geconfronteerd bij het naleven van regels en het waarborgen dat de juiste processen worden gevolgd. Nu, met haar groeiende kennis van naleving gekoppeld aan technologie, kan ze voorschriften interpreteren op een manier die zowel voor klanten als voor de oplossingen van Banqup Group effectief is.

"Mijn rol werd zeker uitdagender, met veel meer landen en technologie in focus, maar tegelijkertijd ook veel interessanter! Mijn functie is zeer dynamisch, omdat e-facturatie nooit alleen e-facturatie is. Het verandert voortdurend, verschilt per land en dat geldt ook voor de technologie."

Met een zeer dynamische rol, bestaat er zoiets als een typische dag?

Elke ochtend bekijkt Stanislava haar bronnen over naleving en noteert, samen met haar team, relevante regelgevingswijzigingen voor de landen waarop Banqup Group en haar klanten actief zijn. Vervolgens stelt ze een actieplan op, afgestemd op de details van de regelgeving en de betrokken teams.

Ze werkt samen met verschillende teams binnen Banqup Group: van Product Management om te zorgen dat onze oplossingen voldoen aan de regels, tot Sales om klanten te helpen veranderende voorschriften te interpreteren, en Marketing om de juiste informatie voor potentiële klanten te creëren en correct te communiceren.

"Ik werk ook nauw samen met zakelijke belanghebbenden, omdat we in sommige gevallen worden geleid door richtlijnen en mogelijk de zakelijke focus moeten aanpassen wanneer een land wijzigingen in de regelgeving doorvoert. Dit kan de bedrijfsstrategie beïnvloeden, daarom zorg ik er altijd voor dat iedereen op de hoogte blijft."

Wat zijn de meest bevredigende aspecten van je dag?

"Zeker het samenwerken met onze klanten. Ik voel me trots wanneer ik zie dat een klant onze informatie gebruikt, begrijpt en de volgende relevante stappen neemt. Onze klanten zijn altijd zeer dankbaar voor de diensten en oplossingen die we implementeren, en dat is zeker een van de grootste beloningen van mijn functie."

Als dienstverlener is het onze verantwoordelijkheid bij Banqup Group om complexe gegevens en informatie om te zetten in een duidelijke vorm voor het gemiddelde bedrijf. Voorschriften betekenen verschillende processen voor verschillende bedrijven, afhankelijk van hun grootte, locatie en bedrijfsactiviteiten. Het is onze taak om ervoor te zorgen dat elk bedrijf de regels begrijpt, zodat veranderingen zo min mogelijk verstoring veroorzaken.

Hoe zie je je rol veranderen tussen nu en over een jaar?

"De regelgeving verandert in hoog tempo in Europa. Het is daarom cruciaal dat onze oplossingen en onze klanten up-to-date blijven en volgens de wet werken."

Stanislava legt uit: "Naleving in het algemeen, niet alleen belastingvolgens de wet, ontwikkelt zich ook voortdurend. Belastingvolgens de wet gaat hand in hand met betalingen en identiteitsvolgens de wet. De wereld van e-facturatie, betalingen en identificatie beweegt zich snel – drie gebieden die steeds meer van elkaar afhankelijk zijn en waar bedrijven aandacht aan moeten besteden."

Aandacht besteden met Banqup Group

Stanislava is een van de vele e-facturatie- en e-rapportage-experts bij Banqup Group. Dankzij teamleden zoals zij voldoen onze oplossingen momenteel aan de regels volgens de wet in meer dan 60 landen wereldwijd, en zorgen ze ervoor dat onze producten aansluiten bij de behoeften van klanten en hun belastingautoriteiten.

Wij volgen de ontwikkelingen op de voet, zodat u de regelgeving kunt begrijpen zonder zelf door complexe informatie te moeten navigeren. Meld u aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief over belastingvolgens de wet en volg ons op LinkedIn voor regelmatige updates en inzichten.