Au-delà des notions de base : Comprendre XRechnung, ZUGFeRD et les « dialectes » de la facturation électronique européenne

Résumé

• Bien que la facturation électronique européenne soit basée sur la norme EN 16931, elle est mise en œuvre au travers de différents « dialectes » locaux et transfrontaliers, ou profils.

• Cet article se concentre sur trois profils clés, chacun étant adapté à des besoins spécifiques :

• XRechnung, le format XML pur de l'Allemagne ; ZUGFeRD/Factur-X, un format « hybride intelligent » (PDF avec XML intégré), principalement utilisé en Allemagne et en France ; et Peppol BIS Billing 3.0. Ce dernier est un profil unique et universel conçu pour le commerce transfrontalier et sert de norme par défaut sur l'ensemble du réseau paneuropéen Peppol.

• Tous les formats sont basés sur l’une des deux syntaxes techniques de base : UBL 2.1 ou UN/CEFACT CII.

• Le format de facturation électronique approprié pour une entreprise dépend des exigences de son marché, de sa localisation géographique et de sa base de clients (B2G ou B2B).

Dans l’un de nos précédents articles, nous avons exploré la norme de facturation électronique EN 16931 - la « langue commune » des affaires numériques en Europe. Mais tout comme les habitants de différents pays parlent différents dialectes d’une même langue, les entreprises à travers l’Europe utilisent différents « profils » de facturation électronique pour faire le travail.

Que vous vous conformiez aux mandats B2B en Allemagne, expédiiez des marchandises vers la France ou vous connectiez aux autorités publiques via Peppol, comprendre ces formats spécifiques est la clé d’une chaîne d’approvisionnement numérique fluide.

Une norme, de nombreux dialectes

Si EN 16931 est le dictionnaire qui définit les règles et les termes métiers pour chaque facture électronique, puis des formats comme XRechnung, ZUGFeRD, et Peppol BIS sont les manières spécifiques dont ces mots sont organisés et transmis.

XRechnung : Le pur XML allemand « officiel »

XRechnung est le profil national Allemand de la norme européenne. C'est un format « XML pur », ce qui signifie qu'il se compose entièrement de code structuré destiné aux machines, pas un document visuel pour les humains.

• Idéal pour : les entreprises travaillant avec le secteur public allemand (transactions entre entreprises et administrations, ou B2G). XRechnung est obligatoire pour presque toutes les factures fédérales, régionales et municipales.

• L’expérience : automatisation à grande vitesse. Parce qu’il suit des règles de validation strictes, il est optimisé pour l’échange direct de système à système entre de grandes organisations et des portails gouvernementaux comme ZRE ou OZG-RE.

• Géographie : principalement l'Allemagne.

ZUGFeRD / Factur-X : l'hybride « intelligent »

ZUGFeRD (Allemagne) et Factur-X (France) sont techniquement des jumeaux identiques. Ils utilisent une approche hybride : vous recevez un fichier PDF familier que vous pouvez lire et imprimer, mais « à l’intérieur » de ce PDF se trouve un fichier XML intégré qu’un ordinateur peut lire instantanément.

Profils ZUGFeRD / Factur-X : Un spectre de niveau de détail des données

Pour répondre aux besoins des entreprises ayant des capacités techniques et des exigences d’automatisation différentes, les normes ZUGFeRD/Factur-X proposent une échelle de profils. Ces profils déterminent la profondeur des données structurées intégrées dans le PDF, permettant aux entreprises de faire évoluer leur automatisation au fil du temps :

• MINIMUM : Inclut uniquement les détails d’en-tête et de pied de page de base. Remarque : Cela ne répond pas entièrement à la norme EN 16931 et peut ne pas être légalement reconnu comme une facture TVA valide dans des pays comme l'Allemagne.

• WL DE BASE (Basique sans postes) : Ajoute des données d’en-tête/pied de page plus complètes mais exclut les lignes d’articles. Comme le profil Minimum, il n’est pas conforme à la norme EN 16931 et peut être juridiquement insuffisant dans certaines juridictions.

• BASIQUE : Capture des données fondamentales, y compris des détails spécifiques par poste. Bien qu’utile pour le traitement interne, cela reste un sous-ensemble de la norme européenne plutôt qu’une mise en œuvre complète.

• EN 16931 (anciennement « Comfort ») : Le profil essentiel pour la plupart des entreprises. Il met pleinement en œuvre le modèle sémantique EN 16931 et constitue l’exigence standard pour le traitement automatisé et les marchés publics dans toute l’Europe.

• ÉTENDU : Conçu pour une logique métier complexe, ce profil s’appuie sur EN 16931 pour inclure des données supplémentaires comme plusieurs dates de livraison ou des conditions de paiement spécialisées.

Ces profils progressifs garantissent que les entreprises de toute taille peuvent choisir le format approprié pour faciliter leur transition, tout en offrant une voie claire vers une conformité européenne complète.

• Idéal pour : PME et entreprises dans un mix B2G/B2B. Il vous permet de passer à la facturation électronique sans changer votre habitude actuelle d’envoyer ou de consulter des PDF par e-mail.

• L’expérience : « PDF comme d’habitude, mais secrètement intelligent. » Vous pouvez consulter la facture manuellement, tandis que votre logiciel de comptabilité extrait automatiquement les données en arrière-plan.

• Géographie : Dominant en Allemagne et en France, et approuvé pour le commerce transfrontalier entre ces deux nations et la Suisse.

Peppol BIS Facturation 3.0 : Le connecteur paneuropéen

Peppol BIS est un autre profil de la norme EN 16931 conçu pour le réseau international Peppol. Alors que XRechnung est adapté à l’Allemagne, BIS 3.0 est conçu pour être acceptable dans presque tous les pays européens.

• Idéal pour : le commerce transfrontalier et les entreprises opérant dans des pays comme la Belgique, les Pays-Bas, ou les Pays nordiques, où Peppol est la norme par défaut à la fois pour le B2B et le B2G.

• L’expérience : un profil « universel » unique. Au lieu de gérer des dizaines de formats locaux, vous utilisez BIS 3.0 pour atteindre des acheteurs publics et privés à travers de multiples frontières via le réseau de transport sécurisé Peppol.

Au-delà des profils : autres formats clés européens et mondiaux

Pendant que les profils EN 16931 sont au centre des préoccupations pour la conformité paneuropéenne B2G et la nouvelle conformité B2B, il est utile de placer XRechnung et ZUGFeRD/Factur-X dans le contexte plus large des autres principales normes nationales et mondiales de facturation électronique.

Contexte national

Certains des systèmes de facturation électronique les plus matures d’Europe utilisent différents formats pour leurs mandats :

• FatturaPA (Italie) : L'Italie utilise son propre format XML FatturaPA via le hub d'État SdI pour toutes les transactions B2G, B2B, et B2C. Bien que hautement automatisé, son concept d’origine est antérieur à la norme européenne, ce qui en fait un exemple clé de schéma XML spécifique à un pays, ayant un rôle similaire à XRechnung, mais avec une base technique différente.

• FacturaE (Espagne) : Son utilisation continue à ce jour démontre que tous les pays n’ont pas encore pleinement convergé sur les syntaxes EN 16931 pour leurs configurations d’achats publics héritées, mettant en évidence le patchwork de normes que les entreprises doivent naviguer, même si l’avenir des mandats B2B pourrait remodeler le paysage de la facturation électronique espagnole.

• Formats nordiques (EHF, Svefaktura, Finvoice) : Historiquement, des pays comme la Norvège, la Suède, et la Finlande utilisaient leurs propres formats. Bien que ceux-ci soient souvent basés sur UBL, leur migration progressive vers Peppol BIS Facturation 3.0 pour le nouveau trafic est un exemple clair de la raison pour laquelle Peppol BIS est positionné comme la voie standard pour la croissance paneuropéenne.

Normes mondiales / intersectorielles

• ONU/EDIFACT / EDI : Formats classiques d'Échange de Données Informatisé (EDI), comme UN/EDIFACT, restent largement utilisés dans les chaînes d’approvisionnement à fort volume (par exemple, la distribution et l’automobile) dans le monde entier. Ceux-ci ne sont pas basés sur EN-16931, mais ils constituent la norme intersectorielle d’origine, servant de point de référence historique sur lequel les normes modernes de factures électroniques XML (UBL, CII, etc.) ont été introduits pour réussir.

Le « moteur » technique : UBL et UN/CEFACT CII

Sous le capot de ces formats se trouvent deux syntaxes techniques principales (styles de codage) : UBL 2.1 et UN/CEFACT CII.

Les fournisseurs de logiciels et les grandes entreprises choisissent souvent l’UBL ou le CII « simples » lorsqu’ils ne sont pas obligés d’utiliser un profil national spécifique, car il s’agit de syntaxes génériques et globales prises en charge par presque tous les systèmes ERP modernes.

Quel dialecte devriez-vous parler ?

Le choix du bon format dépend de l’endroit où vous faites des affaires et de qui sont vos clients :

• Facturer une autorité allemande ? Utilisez XRechnung.

• Vous dirigez une PME en France ou en Allemagne ? Factur-X / ZUGFeRD est probablement votre meilleur allié pour une transition numérique fluide.

• Passer à l’échelle dans toute l’Europe (par exemple, la Belgique ou les Pays-Bas) ? Peppol BIS 3.0 est la voie standard pour la croissance.

Malgré leurs différences, tous ces formats restent alignés avec EN 16931. Cela garantit que, quel que soit le « dialecte » utilisé, vos factures restent interopérables, conformes à la législation et prêtes pour l’avenir de la finance numérique.

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