Voorbij de basis: Begrijpen van XRechnung, ZUGFeRD en de “dialecten” van Europese e-facturatie

Samenvatting

Hoewel Europese e-facturatie is gebaseerd op de EN 16931-standaard, wordt deze geïmplementeerd via verschillende lokale en grensoverschrijdende “dialecten” of profielen.

Dit artikel richt zich op drie belangrijke profielen, elk afgestemd op specifieke behoeften:

• XRechnung, het pure XML-formaat van Duitsland;

• ZUGFeRD/Factur-X, een “slim hybride” formaat (PDF met ingesloten XML), voornamelijk gebruikt in Duitsland en Frankrijk; en

• Peppol BIS Billing 3.0, een enkel, universeel profiel voor grensoverschrijdende handel, dat als standaard geldt binnen het pan-Europese Peppol-netwerk.

Alle formaten zijn gebaseerd op een van de twee kerntechnische syntaxes: UBL 2.1 of UN/CEFACT CII.

Het juiste e-facturatieformaat voor een bedrijf hangt af van de markteisen, de geografische locatie en de klantenkring (B2G of B2B).

In een van onze eerdere artikelen onderzochten we de EN 16931 e-facturatiestandaard, de “gemeenschappelijke taal” van digitaal zakendoen in Europa. Maar net zoals mensen in verschillende landen verschillende dialecten van dezelfde taal spreken, gebruiken bedrijven in Europa verschillende “profielen” van e-facturatie om hun werk te doen.

Of je nu de B2B-verplichtingen in Duitsland navigeert, goederen naar Frankrijk verzendt of verbinding maakt met overheidsinstanties via Peppol, inzicht in deze specifieke formaten is de sleutel tot een naadloze digitale supply chain.

Eén standaard, veel dialecten

Als EN 16931 het woordenboek is dat de regels en zakelijke termen voor elke e-factuur definieert, dan zijn formaten zoals XRechnung, ZUGFeRD en Peppol BIS de specifieke manieren waarop die woorden worden georganiseerd en verzonden.

XRechnung: Het “officiële” Duitse pure XML-formaat

XRechnung is het nationale profiel van Duitsland op de Europese standaard. Het is een “pure XML”-formaat, wat betekent dat het volledig uit gestructureerde code bestaat die bedoeld is voor machines, en niet als visueel document voor mensen.

• Beste voor: Bedrijven die werken met de Duitse publieke sector (business-to-government, B2G). XRechnung is verplicht voor bijna alle federale, deelstaat- en gemeentelijke facturen.

• Ervaring: Hoge snelheid en automatisering. Omdat het strikte validatieregels volgt, is het geoptimaliseerd voor directe systeem-naar-systeem-uitwisseling tussen grote organisaties en overheidsportalen zoals ZRE of OZG-RE.

• Geografie: Voornamelijk Duitsland.

ZUGFeRD / Factur-X: Het “slimme” hybride formaat

ZUGFeRD (Duitsland) en Factur-X (Frankrijk) zijn technisch identieke tweelingen. Ze gebruiken een hybride aanpak: je ontvangt een bekend PDF-bestand dat je kunt lezen en afdrukken, maar “binnenin” dat PDF-bestand zit een ingesloten XML-bestand dat direct door een computer kan worden gelezen.

ZUGFeRD / Factur-X profielen: Een spectrum van datadetail

Om bedrijven met verschillende technische capaciteiten en automatiseringsbehoeften tegemoet te komen, bieden de ZUGFeRD/Factur-X-standaarden een ladder van profielen. Deze profielen bepalen de diepte van gestructureerde gegevens die in de PDF zijn ingebed, zodat bedrijven hun automatisering in de loop van de tijd kunnen opschalen:

• MINIMUM: Bevat alleen basisgegevens in de header en footer. Opmerking: Dit voldoet niet aan de volledige EN 16931-norm en wordt mogelijk niet wettelijk erkend als een geldige btw-factuur in landen zoals Duitsland.

• MINIMUM: Alleen basisgegevens in kop- en voettekst. Let op: dit voldoet niet aan de volledige EN 16931-standaard en kan juridisch niet worden erkend als een geldige btw-factuur in landen zoals Duitsland.

• BASIC WL (Basic Without Line items): Voegt uitgebreidere kop- en voettekstgegevens toe, maar geen regelitems. Net als het Minimum-profiel is het niet EN 16931-conform en kan het juridisch onvoldoende zijn in bepaalde rechtsgebieden.

• BASIC: Bevat fundamentele gegevens, inclusief specifieke regelitemdetails. Handig voor interne verwerking, maar blijft een subset van de Europese norm, geen volledige implementatie.

• EN 16931 (voorheen “Comfort”): Het essentiële profiel voor de meeste bedrijven. Implementeert volledig het EN 16931-semantische model en is de standaardvereiste voor geautomatiseerde verwerking en overheidsopdrachten in heel Europa.

• EXTENDED: Ontworpen voor complexe bedrijfslogica, dit profiel bouwt voort op de EN 16931-basis en voegt extra gegevens toe, zoals meerdere leveringsdata of gespecialiseerde betalingsvoorwaarden.

Deze progressieve profielen zorgen ervoor dat bedrijven van elke omvang het juiste formaat kunnen kiezen om de overgang te vergemakkelijken, terwijl ze een duidelijke route naar volledige Europese naleving behouden.

• Beste voor: MKB en bedrijven in een gemengde B2G/B2B-omgeving. Hiermee kun je overstappen op e-facturatie zonder je huidige gewoonte van e-mailen of PDF’s bekijken te veranderen.

• Ervaring: “PDF zoals gewoonlijk, maar stiekem slim.” Je kunt de factuur handmatig bekijken, terwijl je boekhoudsoftware automatisch de gegevens uit de achtergrond haalt.

• Geografie: Dominant in Duitsland en Frankrijk, en aanbevolen voor grensoverschrijdende handel tussen deze twee landen en Zwitserland.

Peppol BIS Billing 3.0: De pan-Europese connector

Peppol BIS is een ander profiel van EN 16931, ontworpen voor het internationale Peppol-netwerk. Terwijl XRechnung is afgestemd op Duitsland, is BIS 3.0 ontworpen om in vrijwel elk Europees land acceptabel te zijn.

• Beste voor: Grensoverschrijdende handel en bedrijven die actief zijn in landen zoals België, Nederland, of de Noorse landen, waar Peppol de standaard is voor zowel B2B als B2G.

• Ervaring: Eén enkel “universeel” profiel. In plaats van tientallen lokale formaten te beheren, gebruik je BIS 3.0 om publieke en private afnemers in meerdere landen te bereiken via het beveiligde Peppol-transportnetwerk.

Voorbij profielen: Andere belangrijke Europese en wereldwijde formaten

Hoewel EN 16931-profielen de primaire focus zijn voor pan-Europese B2G- en opkomende B2B-naleving, is het nuttig om XRechnung en ZUGFeRD/Factur-X in een bredere context te plaatsen van andere belangrijke nationale en mondiale e-facturatiestandaarden.

Nationaal kader

Sommige van Europa’s meest volwassen e-facturatiesystemen gebruiken verschillende formaten voor hun verplichtingen:

• FatturaPA (Italië): Italië gebruikt zijn eigen FatturaPA XML-formaat via het staatsportaal SdI voor alle B2G-, B2B- en B2C-transacties. Hoewel sterk geautomatiseerd, is het oorspronkelijk ontworpen vóór de Europese standaard, en is het een goed voorbeeld van een land-specifiek XML-schema, vergelijkbaar met XRechnung, maar met een andere technische basis.

• FacturaE (Spanje): Het voortdurende gebruik toont aan dat niet alle landen volledig zijn overgestapt op EN 16931-syntaxes voor hun legacy publieke inkoop, wat het complexe landschap van standaarden benadrukt.

• Nordische formaten (EHF, Svefaktura, Finvoice): Landen zoals Noorwegen, Zweden en Finland gebruikten historisch eigen formaten. Hoewel vaak UBL-gebaseerd, migreren ze geleidelijk naar Peppol BIS Billing 3.0 voor nieuw verkeer, wat laat zien waarom Peppol BIS wordt gezien als de standaard voor pan-Europese groei.

Wereldwijde / cross-industry standaarden

• UN/EDIFACT / EDI: Klassieke Electronic Data Interchange (EDI)-formaten zoals UN/EDIFACT worden wereldwijd nog steeds veel gebruikt in high-volume supply chains (bijv. retail en automotive). Ze zijn niet EN 16931-gebaseerd, maar vormen de oorspronkelijke cross-industry standaard, het historische referentiepunt waarop moderne XML e-facturen (UBL, CII, enz.) voortbouwen.

De technische “motor”: UBL en UN/CEFACT CII

Onder de motorkap van deze formaten bevinden zich twee hoofdtechnische syntaxes (coderingstijlen): UBL 2.1 en UN/CEFACT CII.

Softwareleveranciers en grote ondernemingen kiezen vaak voor “plain” UBL of CII wanneer ze niet verplicht zijn een nationaal profiel te gebruiken, omdat dit generieke, wereldwijde syntaxes zijn die door bijna alle moderne ERP-systemen worden ondersteund.

Welk dialect moet je spreken?

Het kiezen van het juiste formaat hangt af van waar je zaken doet en wie je klanten zijn:

• Factureren aan een Duitse overheidsinstantie? Gebruik XRechnung.

• MKB in Frankrijk of Duitsland? Factur-X / ZUGFeRD is waarschijnlijk je beste keuze voor een soepele digitale overgang.

• Schalen in Europa (bijv. België of Nederland)? Peppol BIS 3.0 is de standaardroute voor groei.

Ondanks hun verschillen blijven al deze formaten afgestemd op EN 16931. Dit zorgt ervoor dat, ongeacht het gebruikte “dialect”, je facturen interoperabel, juridisch compliant en klaar voor de toekomst van digitale financiën zijn.

Klaar om je EN 16931-naleving te vereenvoudigen? Laat technische profielen je workflow niet compliceren. Ontdek hoe Banqup de kloof overbrugt tussen XRechnung, Factur-X en Peppol voor naadloze, geautomatiseerde facturatie in heel Europa.

Bekijk onze conforme oplossingen en ontdek een oplossing dat alle belangrijke Europese standaarden volledig ondersteunt, zodat je compliant blijft bij zowel B2G- als B2B-verplichtingen. Blijf op de hoogte van veranderende regelgeving, volg ons op LinkedIn voor compliance-updates of neem contact op met ons lokale team om je specifieke grensoverschrijdende of nationale e-facturatiebehoeften te bespreken.