E-facturatieverplichtingen voor Duitse bedrijven aan de overheid

Elektronisch factureren wordt steeds belangrijker in Duitsland. Hoewel de federale overheid sinds november 2020 e-facturatie van bedrijven aan de overheid (B2G) verplicht heeft gesteld voor haar leveranciers, in overeenstemming met EU-richtlijn 2014/55/EU, kent het landschap van e-facturatie in Duitsland verschillende eisen op deelstaatniveau, specifieke formaten en opkomende verplichtingen voor bedrijven onderling (B2B).

^{Dit artikel is voor het laatst bijgewerkt op 26 mei 2025 om de nieuwste ontwikkelingen weer te geven, waaronder de consolidatie van de ZRE en OZG-RE factuurindieningsplatforms}

Hoewel de federale verordening de basis legt voor e-facturatie bij transacties tussen bedrijven en de overheid, heeft elke Duitse deelstaat eigen voorschriften. Sommige deelstaten, zoals Hamburg en Saarland, voerden in 2022 e-facturering verplichtingen in, terwijl andere nog geen verplichtingen hebben voor al hun leveranciers.

^{Leveranciers moeten zich bewust zijn dat specifieke e-factureringsvereisten worden bepaald door de wetten van elke deelstaat. Verdere informatie wordt verstrekt door het Coördinatiebureau voor IT-standaarden (KoSIT). W}Het is aan te raden om rechtstreeks contact op te nemen met de relevante staatsadministratie of uw overheidsklant om specifieke voorschriften of details te bevestigen, zoals de kopersreferentie ^{"Leitweg-ID".}

Bekijk de nuances van de B2G-e-factureringsvereisten in Duitsland, de betrokken formaten en de beweging van het land richting B2B-regelgeving.

Wat vormt een e-factuur bij federale aanbestedingen?

Volgens de Duitse verordening voor elektronische facturatie bij federale overheidsopdrachten (E-invoicing regulation, of kortweg, "ERechV".), worden facturen als elektronisch beschouwd wanneer ze worden uitgegeven, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat dat automatische verwerking mogelijk maakt.

In Duitsland wordt doorgaans het XRechnung-formaat gebruikt, een gestandaardiseerd e-facturatieformaat voor het verzenden van e-facturen naar overheidsinstanties. XRechnung is de lokale Duitse standaard en een implementatie van de Europese standaard voor elektronisch factureren (EN 16931). Voor B2G-e-facturatie moet de meest recente versie worden gebruikt. Andere gegevensuitwisselingsstandaarden kunnen ook worden toegepast, mits ze voldoen aan EN 16931, bijvoorbeeld ZUGFeRD versie 2.2.0 of later in het XRechnung-profiel.

Naast de Europese of XRechnung-specificaties kunnen de Duitse deelstaten aanvullende eisen stellen aan lokale bedrijven. Bedrijven moeten daarom rekening houden met eventuele extra vereisten van zowel de federale overheid als de deelstaatregeringen.

Wie moet elektronische facturen versturen?

De verordening (EU) 2017/1801, aangenomen op 6 september 2017, verplicht het gebruik van e-facturatie bij federale overheidsopdrachten en zet EU-richtlijn 2014/55/EU om in Duits federaal recht.

Hier is een tijdlijn met belangrijke implementatiedata:

• 27 november 2018:
  Hoogste federale autoriteiten en federale constitutionele organen waren verplicht om e-facturen in het XRechnung-formaat te accepteren en te verwerken.

• 27 november 2019:
  Alle andere federale administratieve autoriteiten moesten e-facturen accepteren en verwerken.

• 27 november 2020:
  Alle leveranciers aan federale aanbestedende diensten zijn verplicht om e-facturen te verzenden. Directe bestellingen met een nettowaarde tot €1.000 zijn echter vrijgesteld (zie Sectie 3, Subsectie 3 van de ERechV voor alle uitzonderingen).

In essentie vereist de ERechV dat de federale administratie elektronische facturen ontvangt en dat leveranciers en dienstverleners van de federale overheid elektronische facturen sturen voor overheidsopdrachten.

Voor B2G-e-facturatie in Duitsland is het primaire geaccepteerde formaat XRechnung, een gestandaardiseerd elektronisch facturatieformaat in Duitsland. Dit is een lokale implementatie van de Europese standaard voor elektronische facturatie. XRechnung, dat zowel CII (Cross-Industry Invoice) als UBL (Universal Business Language) ondersteunt als XML-gebaseerde syntaxis, is ontworpen voor machinelerbaarheid en soepele integratie in verwerkingssystemen.

Hoewel XRechnung de primaire standaard is, wordt ZUGFeRD onder bepaalde voorwaarden ook geaccepteerd. Geïntroduceerd in 2013, biedt ZUGFeRD een hybride formaat met zowel een PDF/A-3 bestand (leesbaar voor mensen) als een ingesloten XML-bestand (leesbaar voor machines) volgens de CII-syntax. Het wordt vooral gebruikt in B2B-contexten. Specifiek is ZUGFeRD versie 2.2.0 of later in het XRechnung-profiel een acceptabel B2G-alternatief voor XRechnung, omdat het voldoet aan de EN 16931-vereisten.

Daarnaast wordt Peppol BIS 3.0 geaccepteerd voor facturen afkomstig uit het buitenland aan Duitse overheidsinstanties.

Duitse federale e-factureringsplatforms: ZRE en OZG-RE

De Duitse federale overheid gebruikt momenteel twee belangrijke platforms voor het ontvangen van elektronische facturen: het Centraal Factuurverwerkingsplatform van de overheid (ZRE) en het OZG-RE, een factuurindieningsplatform dat voldoet aan de eisen van de Online Toegangswet. De ZRE wordt gebruikt door organisaties binnen de directe rijksadministratie, terwijl de OZG-RE wordt gebruikt door organisaties binnen de indirecte rijksadministratie en samenwerkende federale staten.

Het is belangrijk om te weten dat deze oplossingen worden samengevoegd. In 2025 hebben het Federale Ministerie van Binnenlandse Zaken (BMI) en het Federale Ministerie van Financiën (BMF) besloten de ZRE te integreren in de OZG-RE. Tegen het einde van het vierde kwartaal van 2025 zal de OZG-RE het enige federale platform zijn voor het indienen van e-facturen. Deze consolidatie creëert één toegangspunt voor het indienen van facturen bij de hele federale administratie, waardoor het proces voor leveranciers wordt vereenvoudigd.

Leveranciers worden door hun respectieve federale autoriteiten geïnformeerd over de specifieke overgangsdatum en ontvangen de benodigde instructies. Registratie op de OZG-RE is al mogelijk. Zodra de overgang is voltooid, zal de ZRE niet langer beschikbaar zijn.

Een overzicht van welke autoriteiten nog verbonden zijn met de ZRE en welke al met de OZG-RE zijn verbonden, is hier te vinden.

Gegevensbewaring en naleving van de Duitse GoBD

Naast de opmaak en verzending van e-facturen moeten bedrijven voldoen aan de Duitse GoBD (“Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”). Deze richtlijnen regelen, in hun regelmatig geüpdatete versies, de correcte opslag van elektronische gegevens, inclusief e-facturen.

Indien gevraagd door de belastingautoriteiten, moet het gecontroleerde bedrijf gegevens die onder de registratie- en bewaarplicht vallen, evenals de structurele informatie die nodig is voor evaluatie, verstrekken in een machineleesbaar formaat. Alle informatie ter onderbouwing van de factuur, inclusief structurele gegevens, moet in de oorspronkelijke indeling worden bewaard. Voor elektronische facturen betekent dit dat het originele elektronische formaat behouden moet blijven.

De introductie van B2B e-facturatie

Duitsland heeft de Wet op Groeimogelijkheden goedgekeurd, die de verplichte B2B e-facturatieregelgeving omvat. Deze wet werd goedgekeurd door de Duitse Bondsdag op 17 november 2023 en door de Bondsraad op 22 maart 2024.

Belangrijke implementatiedata en vereisten:

• Vanaf 1 januari 2025:
  Alle bedrijven moeten e-facturen kunnen ontvangen in de EN 16931-standaard. Toestemming van de koper is niet nodig voor het verzenden van e-facturen in dit formaat.

• Tot 31 december 2026:
  Papieren facturen en e-facturen die niet voldoen aan EN 16931 zijn nog toegestaan, maar alleen met toestemming van de ontvanger.

• Vanaf 1 januari 2027:
  Bedrijven met een omzet van €800.000 of meer in het voorgaande jaar (2026) moeten e-facturen uitgeven in EN 16931 of andere overeengekomen elektronische formaten waarin btw-informatie nauwkeurig kan worden geëxtraheerd. EDI blijft toegestaan, mits de btw-informatie kan worden geëxtraheerd volgens EN 16931. Voor bedrijven die onder deze regeling vallen, voldoen papieren facturen vanaf dat moment niet meer aan de eisen.

• Vanaf 1 januari 2028:
  De verplichting om e-facturen uit te geven wordt uitgebreid naar alle bedrijven. EDI blijft toegestaan onder de genoemde voorwaarden.

E-facturen moeten in een gestructureerd elektronisch formaat worden ingediend, zoals XRechnung of ZUGFeRD. Formaten zoals PDF’s of tekst-e-mails worden niet als conform beschouwd.

Voor de laatste updates en verdere details kunt u de e-factureringsregelgeving van Duitsland raadplegen.

Het waarborgen van uw naleving van de Banqup Group.

Werken met de e-facturatieoplossing van Banqup biedt uw bedrijf geruststelling en gemoedsrust. Onze oplossing voldoet aan de belasting- en e-facturatievereisten in meer dan 60 landen wereldwijd. We volgen dagelijks regelgevingswijzigingen en passen onze oplossingen aan, zodat uw bedrijf in lijn met de wetgeving blijft, zonder dat u zelf e-facturatie-expertise nodig heeft.

Om uw overgang naar de oplossingen van Banqup Group te starten, neem contact op met een lid van ons lokale Duitse team, zij luisteren naar uw e-facturatie- en nalevingsbehoeften en begeleiden u door het proces.