De toenemende belangrijkheid van fiscale regels voor bedrijven met Stanislava Filcheva

Stanislava Filcheva is E-facturatie en E-reporting volgens de wet Officer van Unifiedpost Group (nu Banqup Group). Als expert op het gebied van belastingnaleving en elektronische facturering kan zij de belangrijkste punten helder uitleggen. Ze bespreekt alles, van de definities en de geschiedenis tot het belang van e-facturatie en belastingnaleving voor bedrijven van alle soorten en maten wereldwijd.

Wat is e-facturatie?

Elektronische facturatie (e-facturatie) is de uitwisseling van een elektronische factuur tussen een leverancier en een klant. Het gaat hierbij niet om een PDF of een papieren document, maar om een gestructureerd, machinaal leesbaar bestand dat elektronisch wordt verzonden. Dit proces zorgt voor een volledig elektronische uitwisseling tussen leveranciers en klanten.

Dus een e-mail met een bijgevoegde PDF-factuur is geen e-factuur?

PDF-facturen worden nog steeds gebruikt, maar het zijn geen echte elektronische facturen. Zelfs als er geen papier meer nodig is en een bedrijf PDF-facturen gebruikt, is het proces niet volledig elektronisch of gedigitaliseerd, omdat verdere verwerking nog steeds handmatig moet gebeuren.

Sommige toonaangevende e-facturatiedienstverleners, zoals Banqup Group, kunnen echter PDF-facturen omzetten in gestructureerde elektronische facturen met behulp van AI-technologie.

Elektronisch factureren heeft veel te maken met belastingconformiteit. Maar wat betekent belastingconformiteit precies?

In de context van e-facturatie verwijst belastingconformiteit naar het voldoen aan alle noodzakelijke belastingvereisten die voor een factuur gelden binnen een specifiek land, zodat deze juridisch geldig is. Dit omvat ook alle processen rondom de factuur die verband houden met de belastingdienst of de btw. Dit wordt samengevat onder de term "belastingconformiteit".

Meer over e-facturatie in een wereld van belastingconformiteit lees je op onze blog.

Waarom zijn er lokale en wereldwijde voorschriften voor facturen?

De wereldwijde btw-kloof bedraagt momenteel 500 miljard euro, een cijfer dat elk jaar wordt bijgewerkt in het rapport over het btw-gat van de Europese Commissie. Dit enorme bedrag veroorzaakt voor veel landen grote problemen, omdat de btw ongeveer 30% van de publieke inkomsten vertegenwoordigt, wat aanzienlijke verliezen betekent.

Daarom voeren veel landen verplichte e-facturatie en e-rapportageprocessen in om hun btw-kloof te verkleinen en zo hun inkomsten te verhogen.

Waarom is het nu belangrijk voor bedrijven om belastingnaleving aan te pakken?

Veel overheden verplichten elektronische facturatie om aan te tonen dat een bedrijf volgens de wet handelt. Hoewel sommige landen dit nog niet verplicht hebben, staat het wel op de agenda, waardoor het slim is om voorbereid te zijn.

Dit is vooral belangrijk voor internationaal actieve bedrijven, omdat zij de belastingregels van meerdere landen moeten begrijpen. Over heel Europa bestaan al veel voorschriften, en dit geeft slechts een vaag idee van wat dit betekent voor een bedrijf dat niet alleen Europees maar wereldwijd opereert.

Daarnaast gelden in elk land verschillende regels. Hoewel het principe overal hetzelfde is, verschillen de procedures, formats en specifieke voorschriften per land.

Een bedrijf dat actief is in 30 landen moet dus 30 verschillende protocollen volgen, wat een flinke uitdaging kan zijn.

Kan het ook gebeuren dat een factuur wordt afgewezen door de ontvanger als deze niet voldoet aan de belastingregels?

Ja, de ontvanger is verplicht om alleen belastingconforme facturen te accepteren. Een bedrijf kan alleen btw aftrekken als de ontvangen factuur voldoet aan de wettelijke vereisten. Als gevolg hiervan zou de factuuruitgever zijn geld later ontvangen en alleen wanneer de factuur op een belastingconforme manier is uitgegeven.

Wat zijn de grootste uitdagingen waar bedrijven mee te maken hebben op het gebied van belastingregels?

Zoals besproken heeft elk land zijn eigen eigenaardigheden, zowel wat betreft het factuurformaat als de manier waarop een factuur moet worden verzonden. In Italië bijvoorbeeld kan een factuur alleen via het centrale overheidsplatform (Sistema di Interscambio - SdI) worden verzonden. Wordt de factuur rechtstreeks naar de ontvanger gestuurd, dan is deze niet geldig en moet ze opnieuw worden verzonden.

In heel Europa bestaan veel business-to-government (B2G) verplichtingen. Deze vereisen dat bedrijven elektronische facturen naar overheidsinstanties sturen. In de meeste landen zijn leveranciers aan de publieke sector ook verplicht om elektronische facturen uit te geven.

Hoewel dit een Europese richtlijn is, wordt deze op verschillende manieren geïmplementeerd in de verschillende landen. Afhankelijk van of een bedrijf leverancier is in Duitsland, Frankrijk of Oostenrijk, moeten volledig verschillende elementen worden toegepast en overwogen. Dit vergt veel werk van bedrijven.

Waarom zijn er verschillende B2G-verplichtingen in Europa?

De Europese Commissie heeft kadervoorwaarden opgesteld: alle overheidsinstanties, van de centrale regering tot de gemeenten, moeten in staat zijn om e-facturen te ontvangen.

Veel landen hebben deze basisprincipes overgenomen en verder aangepast om te voldoen aan de specifieke behoeften van hun eigen belastingdienst. Een overzicht van de verschillende en steeds veranderende belastingregels per land vind je via onze wereldwijde nalevingscontrole.

Zullen de verplichtingen zich ook uitbreiden naar B2B en B2C?

Ja, veel Europese landen zijn begonnen met hun B2B-verplichtingen, waaronder Italië en Servië. Andere landen zullen de komende jaren hun B2B-verplichtingen invoeren, en nog meer zullen volgen, vooral vanwege het voorstel BTW in het digitale tijdperk (ViDA).

Hoeveel tijd heeft een bedrijf om zich voor te bereiden op de voorschriften van hun land?

Het kost tijd, je kunt niet van de ene op de andere dag volgens de wet werken.

Veel procedures vereisen technische ontwikkeling, wat moeilijk kan zijn voor een bedrijf om zelf te implementeren. Daarom maken veel bedrijven gebruik van dienstverleners die in lijn met de wetgeving werken, zoals Banqup. Zo hoeven bedrijven zich geen zorgen te maken over veranderende regels en kunnen ze erop vertrouwen dat hun leverancier het werk volgens de wetgeving uitvoert.

Daarnaast kunnen bedrijven profiteren van extra diensten die het e-facturatieproces ondersteunen, zoals digitale betaalknoppen, elektronische handtekeningen en een gecertificeerd archief.

In het kort, wat helpt bedrijven bij het omgaan met belastingregels?

Bedrijven moeten zich bewust zijn van de toenemende complexiteit van belastingregels. Ze kunnen ofwel investeren in hun eigen structuur en medewerkers opleiden tot experts, of de ondersteuning krijgen van een externe dienstverlener die het werk voor hen uitvoert en op de hoogte blijft van de nieuwste regelgeving.

Heb je tot slot nog andere tips voor bedrijven?

Bedrijven moeten niet vergeten dat er experts zijn die graag ondersteuning bieden. Je hoeft deze uitdagingen niet alleen aan te gaan. Daarom bestaan er bedrijven zoals Banqup, die veel tijd en moeite investeren om elk bedrijf de ideale ondersteuning te bieden, ongeacht de uitdagingen.